Hoe VSTEP snel kan groeien dankzij productconfigurator

Scheep- en binnenvaartopleidingen over de hele wereld zetten de simulatiesoftware van VSTEP in om hun studenten om te leren gaan met het schip. Ook reders, leveranciers voor de scheepvaart (zoals Rolls Royce), scheepsbouwers en ontwerpbureaus maken gebruik van VSTEP. De software en bijbehorende hardware is zo geavanceerd dat de virtuele ervaring nauwelijks afwijkt van de realiteit. Dankzij gebruik van een productconfigurator kan VSTEP veel sneller en foutloos leveren. Zo krijgt het bedrijf dat voor elkaar.

Expansie

VSTEP is de mondiale nummer 3 leverancier van software voor simulatie en virtuele training op de commerciële scheepvaart. Wereldwijd zijn er 300 verschillende simulatoren van VSTEP actief waarvan 20 in Nederland. Dagelijks werken 60 mensen aan het ontwerp, de ontwikkeling, het onderhoud van de software en hardware. De verkoop in Nederland verloopt via eigen verkopers. De internationale verkoop gaat mede via een netwerk van 20 partners. En voor verdere expansie zit daar vooral de uitdaging, vertelt Ties Klapwijk, salesmanager bij VSTEP. “De complexiteit van de software neemt toe en voor lokale verkopers is die moeilijker te verkopen omdat er diepe kennis van de software en de componenten nodig is. Het is daarom belangrijk dat we hen inzicht geven in alle mogelijkheden met simulatie.”

Snel reageren cruciaal

Een andere drempel voor snelle expansie van het bedrijf was dat bedrijven deze nieuwkomer pas benaderen aan het eind van het beslissingsproces voor simulatoren. Daardoor is een snelle reactie op een informatieaanvraag cruciaal. “Je moet de eerste zijn die reageert, dan maak je de meeste kans op een opdracht”, zegt Ties.

Lange reactietijd

Afhankelijk van de complexiteit van de aanvraag duurde het 1 tot 2 dagen om een goede offerte te maken voor een simpele opdracht. Terwijl een offerte voor een complexe opdracht tot 2 maanden kan duren. Deze reactietijden zijn volgens Ties gebruikelijk in de branche van simulatoren die complexe processen nabootsen.“ Wij willen de markt verstoren. Daarom willen we op simpele opdrachten (configure-to-order) binnen 1 uur en op complexe aanvragen (engineering-to-order) binnen 1 week reageren.”

Goed beargumenteren

De technologische ontwikkelingen in de simulatiesoftware gaan heel hard. VSTEP maakt gebruik van de nieuwste stabiele technologie en dat vergt veel bijscholing van het verkoopkanaal. Wil het Rotterdamse bedrijf zijn positie als ‘disruptor’ uitbouwen, dan moet de software continu aansluiten op de wensen van de klant. “Wij moeten dus direct door hebben wat de mogelijkheden van de software zijn om te voldoen aan het trainingsdoel.

80% repeterend werk

Overigens bestaat 80% van het opstellen van een offerte uit repeterende handelingen en 20% is echt klantspecifiek. Daarom zocht VSTEP naar een oplossing om het verkoopproces te versnellen. Via een artikel in het Financieele Dagblad kwam Ties in aanraking met Elfsquad, ontwikkelaar van een online productconfigurator.

Vraag-antwoordmodel

Met deze tool kunnen verkopers van VSTEP via een vragenmodel hun klanten een offerte geven voor de juiste producten in de juiste samenstelling. De software is zo ingericht dat de configuratie van de samengestelde producten altijd correct is. Je kunt zonder inhoudelijke productkennis de juiste opties aanvinken. De vragen richting de klant zijn toegespitst zijn behoefte en niet op technische specificaties. “Bijvoorbeeld: wat voor training wil je geven met de simulatiesoftware, op welke omgeving: generieke of in specifieke havens, op hoeveel schermen wil je de software draaien, met welke scheepsinstrumenten zoals kaarten of radar wil je trainen”, vertelt Ties. “Op basis van het antwoord volgt er al een werkende basisconfiguratie. Daarbij zijn ook verplichte componenten gespecificeerd. Denk aan een interfacemodule voor communicatie tussen 2 systemen. En afhankelijk van de opdracht, kunnen er klantspecifieke wensen om componenten aan worden toegevoegd.”

Door deze nauwkeurige specificatie ziet de klant hoe de prijs is opgebouwd en zal hij eerder tot aankoop overgaan dan wanneer er enkel een totaalprijs op de offerte staat. “Dan beseft de klant bovendien dat hij het zelf niet goedkoper kan krijgen.”

Uitgebreide inrichting

De configurator is gekoppeld aan Exact Online voor Project Management. Offertes hebben meerdere regels. De artikelen zitten in Exact en als de offerte is gemaakt in de productconfigurator verloopt de rest van het administratieve proces via Exact. De inrichting van de configurator is vrij intensief. Zeker als er zoveel combinaties en afhankelijkheden nodig zijn. Maar eenmaal ingericht kan VSTEP binnen 1 uur reageren op eenvoudige en binnen 1 week op complexe informatie-aanvragen.

Disruptor

“Gebruik van de productconfigurator is voor ons een stap is om nogmaals te laten zien dat wij de “disruptor” zijn op de markt”, stelt Ties. “Onze overtuiging is namelijk dat bij het verkopen van een innovatief product, het totale proces innovatief moet zijn. Dus snel en goed reageren en tijdig leveren.” Binnenkort krijgen de partners instructies over het gebruik van de software. Het Rotterdamse VSTEP heeft de automatisering op orde voor verdere wereldwijde groei.