5 tips om handmatige administratie te beperken

Als accountant heb je het drukker dan ooit. Iedere minuut die je minder hoeft te besteden aan administratief werk, is dan ook welkom. Door handmatige taken te automatiseren, houd je tijd over voor interessanter werk. Bovendien zorg je voor een vlotte en foutloze administratie voor je klanten. 

Handmatige administratieve handelingen zijn de belangrijkste zakelijke uitdaging volgens 53 procent van de accountants- en administratiekantoren. Dat blijkt uit de MKB Business Barometer 2023. En dat terwijl je veel handmatig werk kunt beperken door slimme oplossingen te gebruiken. In dit blog geven we je vijf tips.  

Tip 1: Investeer in software die werk van je overneemt

Accountants geven aan dat ze vooral behoefte hebben aan software waarmee klanten zelf hun administratie kunnen aanleveren en een slim systeem dat die administratie automatisch verwerkt. Het grote voordeel is dat je als accountant zo tijd kunt besteden aan werk dat meer waarde toevoegt voor een klant, zoals inzicht en advies. Met no hands accounting nemen slimme tools en zelflerende robots het handmatige boekhoudwerk van je over.

Tip 2: Stroomlijn de communicatie met je klanten

Heeft je klant een vraag of wil je een document opvragen dat ontbreekt? Er gaat tijd verloren als je daar verschillende kanalen voor inzet; chat, email, telefoon. Dan is het wel zo prettig dat jij en je klant direct kunnen communiceren via één centraal platform. Zo weet je allebei waar je aan toe bent en blijft er geen werk liggen dat je later weer op moet pakken. Geen overbodige luxe: een derde van de accountants- en administratiekantoren geeft aan dat dit soort werkonderbrekingen het belangrijkste obstakel zijn om efficiënt te werken.
Kies voor een oplossing met een chatfunctie waarmee je eenvoudig een gesprek opstart over het scherm waar je op dat moment in werkt. Kortom, geen losse e-mail maar communicatie die precies aansluit bij de context.

Tip 3 Wissel documenten op één plek uit

Waar staat die ene factuur? Waar vind ik de jaarrekening van het afgelopen jaar? Jij en je klant besparen ook tijd als je niet steeds op zoek hoeft te gaan naar de juiste documenten. Met Mijn[Kantoor] leveren je klanten al hun facturen en bonnen aan via een mobiele app, browser of digitale brievenbus. Zo komt alles automatisch terecht op één centrale plek en hoef je nooit meer door verschillende mailboxen, servers of en papierlades te spitten. Dus weg met al die losse bestanden, en wel zo veilig.

Tip 4: Laat klanten zelf facturen scannen

Hoe completer de administratie is die je klanten aanleveren, hoe sneller jij die kunt verwerken. Dan is het handig als je klanten hun digitale facturen kunnen doorsturen en als dat nodig is de papieren facturen kunnen scannen via Mijn[Kantoor]. De slimme robot in Exact Online verwerkt de facturen en stelt vervolgens direct automatisch boekingen voor. Zo kan MKB Brandstof dankzij een ingebouwde aansluiting op het Peppol-netwerk in combinatie met slimme no hands functies in Exact Online e-facturen rechtstreeks ontvangen en verwerken. Lees hier meer over in de whitepaper: E-factureren met Exact en MKB Brandstof.

Tip 5: Neem meer beslissingen op basis van data

Data-analyse leidt tot betere zakelijke beslissingen. Dat zegt maar liefst 56 procent van de accountants- en administratiekantoren in de MKB Barometer. Niet gek dat veel bureaus meer willen gaan sturen op data. Maar daar moet je dan wel de tijd voor kunnen nemen, Met no hands accounting wordt handmatig werk overgenomen om naar de cijfers te kijken en kun je je klanten optimaal advies geven.

Conclusie: minimale handmatige administratie

43 procent van de accountants- en administratiekantoren zet automatisering van bedrijfsprocessen in om hun doelen te behalen (MKB Barometer). Wil je alle tijd hebben voor je klanten en het handmatige werk tot een minimum beperken? Investeer in software die allerlei taken overneemt en kies voor een oplossing waarmee je snel en efficiënt met je klanten communiceert en altijd inzicht in de laatste cijfers hebt. Zo werken jij en je klanten efficiënter en slimmer samen.
Dat is ook de ervaring van Finance Plus. "We kunnen advies geven over de cijfers van nu, waar klanten direct iets aan hebben", vertelt Sylvana den Boef, Adviseur Procesoptimalisatie en Automatisering.

Lees het hele verhaal van Finance Plus: altijd inzicht in de cijfers en meer tijd voor waardevol advies.

Benieuwd naar meer voordelen van no hands accounting?

In het informatiepakket geven we je met een whitepaper, video, interview en factsheet alle informatie over waarom je dankzij no hands accounting nog efficiënter kunt werken.