L’automatisation offre de très nombreuses opportunités aux PME

Il ne se passe pratiquement pas un jour où la pénurie de main-d’œuvre ne fait pas la une des médias, celle-ci touchant presque tous les secteurs. « L’automatisation est de plus en plus mise en œuvre pour faire face aux problèmes de productivité » explique Jooske de Groot. « Pensez aux caisses automatiques installées dans de nombreux magasins. Cette transformation numérique est en cours depuis un certain temps déjà, mais nous remarquons que de nombreux chefs d’entreprise ont encore du mal à la mettre en œuvre. D’après une étude, une large majorité de PME pensent que les changements technologiques auront un impact important sur leur marché au cours des trois prochaines années, mais seules 5 % des PME indiquent vouloir disposer des technologies les plus récentes. Lors du lancement de leur activité, les jeunes entrepreneurs s'intéressent souvent déjà au recours à la technologie, aux logiciels et à l’évolutivité de leur entreprise. En revanche, les PME établies doivent être beaucoup plus ouvertes. Plus spécifiquement, elles doivent s'intéresser à l’évolution du rôle des collaborateurs, sachant que ceux-ci seront encore plus précieux dans les années à venir. Nous estimons que l’automatisation ne remplace pas les personnes, mais les libère pour des activités qui créent plus de valeur pour l'organisation. »

Comment stimuler les PME à recourir à l’automatisation ? Joep Hoeks a une vision claire à ce sujet : « Le logiciel doit avant tout être convivial. Pensez à toutes les applis stockées sur votre smartphone. Ces applis, généralement à usage privé, sont souvent faciles à utiliser. En tant que développeur de logiciels de gestion, nous pouvons en tirer des leçons : nos solutions doivent aussi être intuitives et faciles à utiliser. La convivialité est donc l’une de nos priorités. En outre, les entreprises ont besoin de flexibilité au niveau des outils logiciels. Chez Exact, nous développons donc des logiciels dotés d'une architecture ouverte. Ce faisant, les entreprises peuvent facilement connecter des logiciels à des applis d’autres fournisseurs et relever des défis sectoriels spécifiques. Cette convivialité et cette liberté de choix sont essentielles pour inciter les entrepreneurs à adopter les logiciels. »

Afin de stimuler les entrepreneurs à mettre en place l’automatisation, il est surtout important qu’ils en comprennent les avantages. En particulier au niveau des données ainsi fournies, qui leur permettent d’orienter leurs activités. Même si une étude montre que 50 % des PME estiment que l’analyse des données permet de prendre de meilleures décisions commerciales, les données ne sont déterminantes que pour 12 % d’entre elles. Jooske de poursuivre : « L’exploitation et l’utilisation des données présentent d’énormes possibilités pour les PME néerlandaises dans la réalisation de leurs ambitions commerciales. À l’heure actuelle, nous constatons souvent qu’une stratégie de données ne figure pas sur la liste des priorités d’un entrepreneur, alors qu’elle peut constituer une mine d’or pour tout entrepreneur. Exemple : vous voulez faire une présentation sur la situation financière de votre organisation, notamment pour informer des investisseurs. Grâce à l’intelligence artificielle, vous pouvez demander à un robot de le faire pour vous, à condition que vos données soient disponibles de manière numérique et bien structurée. Il suffit alors d’appuyer sur un bouton pour obtenir une présentation prête à l’emploi. L’établissement des comptes annuels pourra bientôt se faire pratiquement de la même manière. Mais pensez aussi aux capacités de production. Je peux m’imaginer qu'à l'avenir, vous pourriez poser la question suivante à une machine IA : Quel niveau de production me conseillez-vous de maintenir sur la base des résultats des cinq dernières années ? Vous pouvez donc utiliser beaucoup plus les données à des fins de prévisions et de conseils, au lieu d’un outil de surveillance, que vous ne consultez qu'a posteriori. Si vous utilisez intelligemment les données et que vous avez développé une stratégie pertinente à cet effet, vous pouvez travailler de manière beaucoup plus productive et efficace. Il s'agit là vraiment d'une opportunité inexploitée en ce moment. »

Il est clair que l’automatisation présente encore de nombreux autres avantages dont les PME peuvent tirer parti. Une mission qui, selon De Groot et Hoeks, n’incombe pas uniquement aux entrepreneurs. Joep : « Les développeurs de logiciels jouent un rôle important à cet égard. Nous devons simplifier le travail des entrepreneurs. Le fait que les nouveaux logiciels soient aujourd’hui presque toujours basés sur le cloud et ne tournent donc pas sur des serveurs fixes rend leur adoption plus aisée. Nous pouvons facilement nous charger des aspects connexes indispensables tels que les mises à jour, la confidentialité et la sécurité. Nous réfléchissons de manière proactive, dans la mesure où le monde de l’automatisation des processus ne cesse d’évoluer. »

Microsoft et Exact travaillent donc en étroite collaboration et ce, depuis longtemps déjà. La dernière évolution dans leur collaboration ? L’intégration complète d’applis Microsoft comme Power BI, Power Automate et Teams dans la quatrième édition d’Exact Online. « Avec le lancement de cette édition Premium d’Exact Online, nous répondons au besoin croissant des entrepreneurs d’automatiser davantage les processus d’entreprise selon leurs propres souhaits et de travailler à partir d’un seul environnement » explique Joep. « En fait, nous combinons deux mondes : celui des logiciels de gestion et des applis Office. Nous constatons que cette initiative est accueillie avec beaucoup d’enthousiasme. Par exemple, les entreprises peuvent désormais établir facilement des rapports sur la base de données Exact Online, y associer d’autres sources de données et présenter l’ensemble selon leur propre identité. Mais ils peuvent aussi automatiser les processus comme ils le souhaitent et déterminer eux-mêmes les règles. Pensez au traitement automatique des commandes d’achat et des factures. » Selon Jooske, cette liberté représente également une plus-value importante : « Vous voulez configurer l’environnement logiciel pour les entrepreneurs de la manière la plus intelligente possible et établir un maximum de connexions entre les différentes applications dont un entrepreneur a besoin. Si vous pouvez les intégrer de manière transparente et les paramétrer ensemble en tant que développeur pour vos clients, vous proposez une véritable plus-value. L’édition Premium d’Exact Online est actuellement disponible pour les entrepreneurs du commerce et de la production. Dans les mois à venir, elle sera disponible pour toutes les PME.

À la question de savoir s'il a encore des conseils à donner aux PME, Jooske répond : « Continuez à aller de l’avant et n’attendez pas le dernier moment pour innover. Un exemple concret que je souhaite donner ici est le reporting obligatoire dans le domaine de l’entrepreneuriat responsable, la législation CSRD, qui entrera en vigueur à partir de 2024. Vous n'imaginez pas que l’un de vos collaborateurs doive y consacrer demain une journée entière de travail. Il est donc important que vous structuriez toutes vos données dès aujourd’hui, afin d’établir un rapport ESG en 30 minutes d’ici 2024. Si vous vous y mettez la veille de la date limite, vous n’y arriverez jamais. » Le conseil de Joep est donc le suivant : « Faites des économies substantielles sur le recrutement. Certes, permettez-moi de nuancer quelque peu mon propos : bien entendu, le recrutement est important, mais la pénurie de personnel ne va pas s'atténuer dans les années à venir en raison du vieillissement croissant de la population. Vous devez donc aborder et résoudre le problème différemment sur le plan structurel. La technologie peut vraiment vous aider à travailler plus efficacement et à atteindre vos objectifs. »