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La fiche de paie est un document compliqué et souvent non structuré qui n'est presque jamais regardé par 7 personnes sur 10. Le fait que le calcul des salairesen Belgique fasse partie des trois processus salariaux les plus complexes en Europe n'aide pas. Il est néanmoins essentiel de comprendre ce qui figure sur votre fiche de paie. Nous vous expliquons ci-dessous quels sont les éléments que vous trouverez dans votre fiche de paie et comment vous pouvez les interpréter.

Salaire brut
La première chose que vous voyez sur votre fiche de paie est votre salaire mensuel brut, votre salaire avant retenues sociales et fiscales. Il s'agit du salaire que vous avez convenu avec votre employeur et qui figure également dans votre contrat de travail.

Cotisations sociales pour l'ONSS (Office National de Sécurité Sociale)
Le deuxième point de votre fiche de paie est votre salaire brut moins les cotisations que vous payez pour la sécurité sociale. Ces cotisations s'élèvent à 13,07 % pour les salariés et servent à 1) fournir des indemnités aux ouvriers et aux employés qui ne travaillent pas et 2) à payer les cotisations pour les enfants et l'assurance maladie.

Salaire imposable
Le montant qui reste après la déduction des cotisations sociales à l'ONSS est le salaire imposable.

Retenue à la source
Votre fiche de paie se poursuit logiquement avec la ou les retenues à la source. Celles-ci sont déterminées sur la base d'un certain nombre de variables : par exemple, le montant du salaire, l'état civil et la situation familiale. Ces variables ont une influence directe sur le montant des impôts que vous payez en tant qu'employé. Ainsi, deux employés ayant le même salaire mensuel brut sur leur fiche de paie n'ont pas nécessairement le même salaire mensuel net.

Salairenet
Le montant qui reste sur votre fiche de paie après les crédits d'impôt est votre salaire net.

Dimona signifie "déclaration immédiate" et correspond au message électronique qu'un employeur utilise pour signaler lorsqu'un employé commence à travailler, quitte son emploi ou travaille plus ou moins longtemps que prévu. En tant qu'employeur, vous êtes tenu, tant dans le secteur privé que dans le secteur public, de faire cette déclaration Dimona dès qu'une de ces trois choses se produit.

La déclaration Dimona est également obligatoire pour tous les employés. Seulement pour les bénévoles, les personnes travaillant avec un accord PWA et les employés occasionnels travaillant pour les administrations provinciales et locales, vous ne devez pas le soumettre. De même, pour certains stagiaires, vous ne devez pas déclarer la Dimona.

Le plan cafétéria est l'un des avantages extralégaux les plus flexibles du marché. Comme les employés peuvent choisir parmi un large éventail d'options - comme dans une cafétéria - ils peuvent adapter leurs avantages à leurs besoins individuels. L'année dernière, De Tijd titrait que le nombre d'employés composant leur salaire via le plan cafétéria avait augmenté de moitié. Pourtant, notre enquête montre que 84% des personnes interrogées viennent tout juste d'entrer en contact avec le paquet salarial flexible. C'est dommage, car cela crée une situation gagnant-gagnant.

D'une part, la liberté de choix de l'employé est au centre du plan de la cafétéria. Ils sont encouragés à choisir les avantages extra-légaux qui conviennent le mieux à leur situation personnelle.

D'autre part, l'introduction d'un plan cafétéria est le dernier élément d'une politique salariale moderne pour l'employeur, qui peut se présenter comme quelqu'un qui travaille consciemment sur les besoins réels de ses employés.

Comment le plan de la cafétéria fonctionne-t-il en pratique ?

Le lancement d'un plan cafétéria comporte quatre parties :

• La création d'un budget par l'employeur. Dans ce cas, l'employeur et l'employé conviennent d'échanger une partie de l'enveloppe salariale traditionnelle contre (un mélange d') avantages sociaux.
• Déterminer la composition du plan de la cafétéria. L'employeur choisit les avantages extra-légaux qu'il veut offrir dans le régime. Les employés peuvent alors choisir parmi ces derniers pour optimiser leur rémunération.
• La répartition de ce budget par l'employé. L'employé décide des avantages extra-légaux qu'il souhaite obtenir en échange de son salaire standard. Remarque : seuls les avantages extra-légaux offerts par l'employeur peuvent être choisis.
• Mettre tout cela dans l'ordre juridique.

L'un des droits que les salariés acquièrent au cours de leur carrière est le droit aux vacances. Les congés payés font également partie de ce droit. Tant le pécule de vacances simple (le paiement du salaire normal, également pendant les jours de vacances) que le pécule de vacances double (une somme supplémentaire pour payer vos frais de vacances).

Pour les employés ayant un salaire fixe, le pécule de vacances unique est égal au salaire net régulier de l'employé. Le double pécule de vacances est calculé en multipliant le salaire mensuel net par 92 %. Les employés ont en effet droit à 4 semaines de congé, qui peuvent être réduites à 92% d'un mois.

Un calcul différent s'applique aux salariés à salaire variable. Une période de référence de 12 mois est utilisée pour le pécule de vacances simple et double. Le pécule de vacances simple représente 8 % du salaire variable brut, le pécule de vacances double représente 7,67 % du salaire variable brut.

Pour les ouvriers, les indemnités de congés payés simples et doubles sont combinées pour le calcul. Ils reçoivent 15,38% de leur salaire mensuel brut à 108%.

Lorsqu'un employé gagne 2 500 euros par mois, tant l'employeur que l'employé paient une partie des cotisations sociales à l'ONSS (Office national de sécurité sociale). Les cotisations de sécurité sociale de l'employeur s'élèvent à environ 25 %. Les cotisations sociales pour le salarié sont de 13,07%. En outre, l'employé paie des impôts sur le salaire brut.

La différence entre le coût salarial total et le salaire net augmente rapidement en raison des déductions sociales et fiscales, y compris lorsqu'une prime est accordée : pour l'employeur, le coût salarial est trop élevé par rapport à l'augmentation nette du salaire, pour l'employé, le salaire net est trop faible par rapport à l'augmentation brute du salaire.

C'est dans cette optique que les avantages en nature constituent une alternative intéressante au salaire traditionnel. Cela peut vous apporter les avantages suivants :

• Exonération totale de l'impôt et de la sécurité sociale
• Une exonération partielle de l'impôt et de la sécurité sociale
• Un montant forfaitaire réduit comme base de calcul des cotisations de sécurité sociale et des impôts

Le coût des chèques-repas, par exemple, revient entièrement à l'employé : si vous travaillez avec des chèques-repas de 7 euros, l'employé a 140 euros de plus par mois. Si vous voulez leur donner 140 euros bruts, alors vous, en tant qu'employeur, payez beaucoup plus et l'employé reçoit moins au final.

Les allocations de vélo inférieures à 0,24 euro par kilomètre parcouru sont exonérées d'impôts et de cotisations de sécurité sociale. Votre allocation de vélo est-elle plus élevée ? Dans ce cas, seule la partie qui dépasse 0,24 euro est taxée. Les vélos d'entreprise qui ne sont utilisés que pour se rendre au travail et en revenir sont également totalement exonérés d'impôts.

Le gouvernement rend donc cet avantage extralégal délibérément attrayant sur le plan fiscal. Les cyclistes sont en effet plus en forme, ce qui les rend plus productifs, moins stressés et moins souvent malades.

Attention : En 2020, la Cour constitutionnelle a annulé le règlement sur les allocations de mobilité. Il n'est plus possible d'offrir cela.

• Lorsque vous donnez à vos employés un budget mobilité ils peuvent répartir eux-mêmes cette somme d'argent sur différents moyens de transport. Ainsi, ils peuvent se rendre au travail plus facilement et de manière plus respectueuse de l'environnement. Le budget mobilité est idéal pour combiner les moyens de transport lors des déplacements domicile-travail, par exemple en garant la voiture de fonction en périphérie de la ville et en continuant en vélo.
• Jusqu'à récemment, vous pouviez également opter pour le système"cash for car" : l'allocation de mobilité. Sous certaines conditions, les salariés pouvaient échanger leur voiture de société contre une somme d'argent.

Un secrétariat social est une organisation qui effectue des tâches administratives pour environ 90% des entreprises belges. Il s'agit principalement de l'administration des salaires, de la gestion du personnel et du classement des documents sociaux.

Vous pouvez les considérer comme votre partenaire salarial qui s'occupe de votre paie de A à Z. En tant que responsable des ressources humaines, il vous suffit d'envoyer les informations correctes sur la paie à votre gestionnaire de compte : salaire brut, congés, jours de maladie, heures supplémentaires, notes de frais, calendrier hebdomadaire, enregistrement des heures, etc.

1. Le secrétariat social récupère les données que vous envoyez par le biais du moteur de calcul des salaires et calcule les salaires de vos employés.
2. Le secrétariat social établit les fiches de paie sur la base de ces calculs.
3. Le secrétariat social perçoit les cotisations pour l'Office national de sécurité sociale (ONSS) et les verse.
4. Le secrétariat social perçoit et paie la retenue à la source.
5. Les salaires nets sont versés, y compris la compensation des heures supplémentaires (rémunération des heures supplémentaires) et/ou les éléments de salaire non récurrents.
6. Les congés payés, les primes de fin d'année, les indemnités de licenciement et autres suppléments sont également gérés par le secrétariat social.

Enfin, le secrétariat social est également responsable de la création de documents à l'égard du gouvernement, comme la Dimona: la déclaration électronique immédiate de l'embauche et de la cessation d'emploi.

Partager des informations avec vos équipes sur la façon dont certains postes sont rémunérés et pourquoi est une bonne chose. L'idée sous-jacente est que la transparence de la structure de vos salaires favorise l'équité, l'égalité et la flexibilité du processus. Il donne à vos employés la possibilité de fournir un retour d'information, ce qui vous permet d'optimiser votre paie.

Afaire

• Écouter, négocier et parvenir à un accord ensemble
• Valoriser les employés en tant qu'individus et répondre à leurs besoins
• Créer des opportunités à partir d'une conversation salariale ouverte

A ne pas faire

• Ne prenez pas de décisions hâtives
• Ne pas perdre de vue (les performances de) l'équipe
• Éviter les tensions et un environnement stressant

Les employeurs peuvent autoriser leurs employés à effectuer jusqu'à 120 heures supplémentaires volontaires pour faire face aux périodes de pointe. Il s'agit d'heures supplémentaires qui ne doivent pas être entièrement payées.

Avec ces heures supplémentaires, les employés ont en effet droit à leur salaire normal, plus la prime d'heures supplémentaires. Toutefois, ils ne peuvent pas les récupérer avec un repos de rattrapage ou un versement de 150 %. De plus, les 25 premières heures ne comptent pas dans la limite interne.