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E-Rechnungs-Pflicht - Warum sich gerade kleine Unternehmen jetzt damit befassen müssen

Sie haben gerade die Anfrage eines Lieferanten bekommen, ob Sie auch weiterhin Rechnungen im pdf-Format akzeptieren und sind sich nicht sicher, ob Sie dies überhaupt dürfen? Und in der Buchhaltung kämpfen Ihre Mitarbeitenden mit der Herausforderung mit Ihrer alten Lösung die neuen rechtlichen Anforderungen zum Thema E-Rechnungs-Pflicht umzusetzen? Tatsächlich bestehen bei diesem Thema oft noch Unklarheiten, die wir mit unserem Faktencheck gern beseitigen möchten.     

E-Rechnungspflicht – die gesetzlichen Grundlagen

In der EU wurde mit der Richtlinie 2014/55/EU die Grundlage für die elektronische Rechnung im öffentlichen Beschaffungswesen geschaffen. Deutschland hat daraufhin die XRechnung als Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eingeführt.

Seit dem 1. Januar 2025 wird die Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung auch im B2B-Bereich in Deutschland schrittweise eingeführt. Das bedeutet:

  • Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen im strukturierten Format auszustellen und zu empfangen.
  • PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten gelten nicht mehr als E-Rechnungen.
  • Erlaubte Formate sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD in der entsprechenden Version.
  • Rechnungen müssen konform zu den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes sein.
  • Unternehmen müssen die E-Rechnungen mindestens 10 Jahre digital und revisionssicher archivieren.

Ausnahmen von der E-Rechnungs-Pflicht

Das Gesetz enthält einige Übergangsfristen:

  • Papierrechnungen und andere digitale Rechnungsformate als ZUGFeRD und X-Rechnung wie beispielsweise PDF sind bis zum 31.12.2026 weiterhin zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
  • Hat der Rechnungssteller im Geschäftsjahr 2026 einen Umsatz von maximal 800.000 Euro, ist die Übergangsfrist sogar bis zum 31.12.2027 gültig.

How-to E-Rechnungen: 5 Schritte zur Umsetzung der E-Rechnungs-Pflicht

  • Rechtliche Anforderungen prüfen: Prüfen Sie, welche Übergangsfristen für Ihr Unternehmen gelten, und planen Sie die Umstellung auf elektronische Rechnungen frühzeitig.
  • Prozesse anpassen:
    • Treffen Sie Vereinbarungen mit Ihren Kunden, Lieferanten und Partnern, in welchem Format Sie die Rechnungsstellung zukünftig handhaben wollen.
    • Digitalisieren Sie das Senden und Empfangen von Rechnungen
    • Sorgen Sie für die gesetzeskonforme Archivierung aller Rechnungen.
  • Passende Software auswählen:
    • Nutzen Sie bereits ein ERP-System wie Exact Online Handel Premium oder Exact Online Produktion Premium? Dann sind Sie auf der sicheren Seite, da Ihre Lösung die E-Rechnungs-Pflicht jetzt schon abbilden kann.
    • Anderenfalls nutzen Sie die Expertise von Partnern, um sicherzustellen, dass Sie gesetzeskonform aufgestellt sind.  Achten Sie dabei auf die Auswahl von zertifizierten Anbietern, die DSGVO-konforme Lösungen bieten und setzen Sie auf cloudbasierte Lösungen mit flexiblen Preismodellen.
    • Nutzen Sie die Gelegenheit, um auf eine ERP-Lösung umzusteigen und weitere Vorteile über die E-Rechnung hinaus zu erzielen.
  • Mitarbeiter schulen: Vermitteln Sie in Ihrer Buchhaltung Grundwissen zur E-Rechnungs-Pflicht und deren Umsetzung in Ihrem Unternehmen
  • Testlauf durchführen: Führen Sie vor der Umstellung auf elektronische Rechnungen interne Tests durch, um fehlerhafte Rechnungen oder fehllaufende Prozesse zu vermeiden.

Vorteile der E-Rechnungen

Gerade für kleine Unternehmen kann die E-Rechnungs-Pflicht zunächst eine Herausforderung darstellen, da viele noch mit Papier- oder PDF-Rechnungen arbeiten und die technischen und organisatorischen Anpassungen scheuen.

Doch der Umstieg lohnt sich, denn Sie profitieren von zahlreichen Vorteilen:

  • Kosteneinsparungen durch weniger Druck-, Versand- und Archivierungskosten
  • Schnellere Zahlungen, da digitale Rechnungen effizienter verarbeitet werden
  • Mehr Transparenz und weniger Fehler, da Rechnungen maschinenlesbar sind

E-Invoicing ist mehr als nur eine Pflicht: Es bietet kleinen Unternehmen klare Vorteile. Mit der richtigen Strategie wird die digitale Rechnungsstellung zum Wettbewerbsvorteil. Nutzen Sie die Übergangszeit, um Ihre Prozesse zu optimieren und sich rechtzeitig auf die E-Rechnungs-Pflicht vorzubereiten. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für eine unverbindliche Beratung mit einem unserer Experten!

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