ERP-System für kleine mittelständische Unternehmen

Effizienter, schneller, erfolgreicher: Warum Sie als kleines mittelständisches Unternehmen jetzt auf ein ERP-System setzen sollten

In Ihrem kleinen mittelständischen Unternehmen ist der Alltag oft geprägt von vielen Aufgaben und knappen Ressourcen? Es fällt Ihnen häufig schwer, den Überblick zu behalten und alle Prozesse reibungslos zu organisieren – vom Einkauf über die Lagerverwaltung bis hin zur Buchhaltung? Hier können ERP-Systeme wie Exact Online Produktion Premium und Exact Online Handel Premium helfen.

ERP steht für Enterprise Resource Planning und ist eine Lösung, die sämtliche Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zentral verwaltet und die meisten auch automatisiert. Was früher nur großen Firmen vorbehalten war, ist heute auch für kleine mittelständische Betriebe kosteneffizient und ohne große Aufwände zugänglich. Wie ein ERP-System den Arbeitsalltag erleichtert, warum es gerade für kleine mittelständische Unternehmen relevant ist und worauf Sie bei der Auswahl und Implementierung achten sollten: 

Vorteile eines ERP-Systems für kleine mittelständische Unternehmen 

• Effizienz steigern und Zeit sparen: Ein ERP-System nimmt einen Großteil der Verwaltungsarbeit ab, indem es Prozesse automatisiert. Anstatt z. B. Bestellungen manuell zu erfassen, werden diese direkt im System verarbeitet, der Lagerbestand automatisch aktualisiert und Rechnungen erstellt. Das bedeutet: Mehr Zeit für das Kerngeschäft und weniger Aufwand für Papierkram.
• Fehler reduzieren und bessere Entscheidungen treffen: Wer kennt es nicht: Ein Kunde bestellt ein Produkt, das angeblich auf Lager ist, doch bei der Prüfung stellt sich heraus, dass es längst vergriffen ist. Solche Fehler passieren häufig, wenn Daten in verschiedenen Systemen oder Tabellen gepflegt werden. Eine ERP-Software schafft hier Abhilfe, indem sie alle Daten zentral zusammenführt. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden und fundierte Entscheidungen treffen, basierend auf aktuellen und verlässlichen Informationen.
• Verbesserte Kundenbeziehungen: Guter Service ist für Sie das A und O für Ihren Geschäftserfolg? Ein ERP-System speichert wichtige Kundeninformationen und Bestellhistorien, was die individuelle Kundenbetreuung verbessert. Mitarbeitende haben jederzeit einen Überblick über offene Bestellungen und können schnell Auskunft geben. Zudem lassen sich automatisierte Benachrichtigungen einrichten, die den Kunden über den Status seiner Bestellung informieren – das schafft Vertrauen und steigert die Kundenzufriedenheit. 

Worauf sollten kleine mittelständische Unternehmen bei der Auswahl eines ERP-System achten? 

• Benutzerfreundlichkeit: Die Einführung eines ERP-Systems bringt kleinen mittelständischen Unternehmen viele Vorteile, jedoch ist es wichtig, das richtige System auszuwählen, um die Investition optimal zu nutzen. Ein ERP-System sollte ohne großen Schulungsaufwand von allen Mitarbeitenden genutzt werden können. Niemand möchte viel Zeit und Geld in komplizierte Schulungen investieren. Daher sollte die Software eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die leicht zu verstehen ist und einen reibungslosen Einstieg ermöglicht.
• Cloud-basiert: Cloud-basierte ERP-Lösungen sind besonders attraktiv, da sie keine teure IT-Infrastruktur benötigen. Alle Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und sind von überall aus zugänglich, was für mehr Flexibilität sorgt – ideal, wenn Sie ortsunabhängig arbeiten möchten und nicht über große IT-Kapazitäten verfügen.
• Skalierbar: Warum sollten Sie mehr zahlen, als Sie benötigen? Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters darauf, dass sich Tarife an Ihren Bedarf anpassen lassen. Werden neue Produkte ins Sortiment aufgenommen oder weitere Standorte eröffnet, lässt sich das System problemlos erweitern. Transparente Preisgestaltung ist dabei entscheidend, um böse Überraschungen zu vermeiden. Achten Sie darauf, dass keine versteckten Kosten, etwa für Updates oder Support, entstehen. So stellen Sie sicher, dass das ERP-System langfristig in Ihr Budget passt und mit Ihrem Unternehmen mitwächst.
• Integration: Bestimmt verwenden bereits Software für Buchhaltung oder Kundenmanagement (CRM). Ein neues ERP-System sollte sich nahtlos in diese Programme integrieren lassen, um doppelte Dateneingaben zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Eine reibungslose Integration stellt sicher, dass alle Geschäftsprozesse vernetzt sind und Sie von einer zentralen Datenbasis profitieren. 

3 Tipps zur Einführung eines ERP-Systems 

Tipp 1: Systematische Suche nach dem richtigen Anbieter 

Sie würden gern mit der Einführung eines ERP-Systems starten, aber haben Angst, dass Sie Ihren Bedarf falsch einschätzen? Dann starten Sie am besten mit einem Soll-Ist-Abgleich unter Einbeziehung Ihrer Unternehmensziele. So entsteht eine Wishlist, die eine gute Richtlinie bei der Suche nach der richtigen Lösung ist. Ergänzend können Sie auch noch K.o.-Kriterien notieren, um z.B. Software, die viele IT-Ressourcen bindet, von Anfang an bei Ihrer Recherche auszuschließen. Ebenfalls wichtig zu beachten: Wieviel Unterstützung benötigen Sie voraussichtlich bei der Implementierung und wie gut kann der Anbieter diese bieten? Mit diesen Kriterien füllt sich die Shortlist quasi von allein! 

Tipp 2: Mitarbeitende einbeziehen 

Die Akzeptanz eines neuen Systems steht und fällt mit den Menschen, die es nutzen. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an in den Auswahlprozess ein und holen Sie ihr Feedback ein. Dies gelingt etwa durch Fokusgruppen, in denen Sie interessierten Kollegen Ihre Top-3-Anbieter vorstellen und deren Meinung einholen. In einer Pilotphase könnten die Mitglieder dieser Gruppe die Software auch testen und Anpassungswünsche äußern, die je nach Möglichkeit umgesetzt werden, bevor der allgemeine Roll-out erfolgt. Später können Sie in Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Nextcloud um Feedback zu der neuen Lösung bitten und den allgemeinen Austausch dazu ermöglichen.  

Tipp 3: Datenbereinigung vor der Einführung 

Bevor Sie Ihre Daten ins neue ERP-System migrieren, sollten Sie eine Datenbereinigung durchführen. Überprüfen Sie alle Bestände, Kunden- und Buchhaltungsdaten auf Fehler oder veraltete Informationen. So stellen Sie sicher, dass die Datenbasis im neuen System sauber ist. 

Ihr Sprungbrett zum Erfolg: Warum sich der Einstieg in ein ERP-System jetzt lohnt 

Ein ERP-System kann für kleine mittelständische Unternehmen der Schlüssel zu mehr Effizienz, Transparenz und Wachstum sein. Richtig integriert hilft es, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Geschäftsprozesse besser zu organisieren. Bei der Auswahl sollten Unternehmen auf Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Integration achten. Mit der richtigen Planung und einer schrittweisen Einführung wird das ERP-System schnell zu einem unverzichtbaren Werkzeug, das den Alltag erleichtert und die Basis für langfristigen Erfolg schafft.  

Haben Sie Fragen zur Einführung eines smarten ERP-Systems, das weder teuer ist noch eine zeit- und kostenaufwändige Implementierung erfordert? Gern beraten unsere Partner Sie dazu!