De verborgen kosten van scan en herken software

Verwerk je veel bonnen en facturen in allerlei administraties? Grote kans dat je daarvoor scan en herken software gebruikt die slim lijkt, maar waar je nog veel handmatig werk voor moet doen. Dat gaat wellicht onbewust omdat je het bent gewend. Maar facturen verwerken kan veel makkelijker.

Handmatig invoerwerk

Veel scan en herken software lijkt betaalbaar en slim, maar levert juist extra werk op. De boosdoener: magere herkenning van facturen. In een derde van de gescande facturen gaat de herkenning mis. Niet fijn als je een bulk facturen scant en deze vervolgens niet automatisch wordt opgesplitst naar individuele facturen. Of dat een bekende leverancier niet wordt herkend. Dan zit je met correctiewerk waarbij je iedere factuur één voor één moet nalopen. Of ben je genoodzaakt om facturen door te spitten in diverse administraties om te kijken wat er is fout gegaan.

Veel tijd kwijt

Hetzelfde probleem zie je bij het verwerken van bonnen. Hoe vaak komt het voor dat je klant een stapel tankbonnetjes inlevert van verschillende tankstations, maar dat je per vestiging een nieuwe relatie aanmaakt? Daar gaat ongemerkt een hoop tijd in zitten. Bovendien is de kans aanzienlijk dat je het overzicht verliest. Daarnaast kost het leren kennen van scan en herken software tijd. Je bent afhankelijk van een andere supportdesk als er iets misgaat of als je vragen hebt. Ook is het onduidelijk bij welke supportdesk je moet zijn voor welk probleem. Of je schakelt onnodig tussen verschillende interfaces (scan en herken software versus boekhoudsoftware). Tot slot moet je soms wel een dag wachten totdat bepaalde stamgegevens zijn gesynchroniseerd tussen beide systemen, met kans op fouten.

Denk je te werken met slimme en makkelijke scan en herken software, maar toch is dat niet het geval. Zonde toch? Dat komt omdat er geen goede procesautomatisering is. Zo worden bijvoorbeeld facturen en bonnen nog steeds traditioneel aangeleverd via de spreekwoordelijke schoenendoos. Daardoor is de administratie niet altijd up-to-date en ontbreekt er een actueel overzicht in de stand van zaken. De oplossing: Samenwerken. De scan en herken software van Exact.

Scan en herken in Samenwerken

Met Samenwerken maak je jouw administratieve verwerking makkelijk en beter. Vanuit die gedachte hebben we de scan en herken software ontwikkeld. Geloof me, daar hebben we veel werk in gestopt en samen met gebruikers veel getest. Nu kan ook jij profiteren van een goede scanoplossing die bijna 100% nauwkeurig is.

Deze intelligente tool leest en herkent vrijwel foutloos alle informatie uit een bon of factuur. Deze informatie wordt vervolgens door zelflerende robots op basis van vorige transacties en een algoritme gematcht en toegewezen naar de juiste grootboekrekening. Volledig automatisch, altijd betrouwbaar en je hoeft alleen nog te letten op mogelijk uitzonderingen. Je wordt hier automatisch op geattendeerd via een intelligent verkeerslicht systeem in een overzicht over alle administraties heen.

Totaaloplossing op maat

Hoe het werkt? Je klant levert bonnen digitaal aan via Mijn[Kantoor], de verwerking gaat automatisch. Op deze manier boek je gemakkelijk 300 facturen in een uur. En omdat alle facturen op één centrale plek staan en zijn gedigitaliseerd, vind je ze snel terug en zijn ze altijd en overal beschikbaar voor jou en je klanten inclusief zeer flexibele goedkeuring (meerdere workflowstappen, leveranciers/limietafhankelijk) voorafgaand aan de betaling. Met zo’n totaaloplossing heb je bovendien één aanspreekpunt voor één systeem. Eindeloos schakelen tussen verschillende software is dus verleden tijd. Bovendien ontwikkelt Exact stevig door; profiteer van deze innovatiekracht.

Met scan- en herkenfunctie in Samenwerken ben je dus flink minder tijd kwijt aan administratief werk. En dat scheelt aanzienlijk in de kosten. Je klanten krijgen bovendien een beter en actueel inzicht in hun administratie. Bekijk hier hoe Administratie- en advieskantoor Slimme boekhouding efficiëntie als hun verdienmodel gebruikt.