Hoe zet ik gegevens over binnen Exact Online?

Met Exact Online is het mogelijk om gegevens over te zetten door middel van Import/Export. Deze optie vindt u door te klikken op de naam van uw administratie (in de grijze balk). U kunt vervolgens kiezen voor twee methodes: XML en CSV/Excel. Als u doorklikt op één van deze methodes dan ziet u welke gegevens er geëxporteerd en geïmporteerd kunnen worden.

In deze blog richten we ons op het overzetten van lay-outs door middel van XML. Dit overzetten kan handig zijn als u in administratie 1 een lay-out heeft gemaakt die helemaal voldoet aan uw wensen. Die lay-out zou u ook graag in administratie 2 willen hebben, zonder deze opnieuw aan te maken. Hieronder vindt u de stappen voor het exporteren en importeren.

Exporteren
Om de lay-out te exporteren gaat u naar het menu . Klik achter het onderwerp Lay-outs op 'Export'.

Nu verschijnt het scherm XML – Exporteren. U kunt klikken op het vergrootglas achter Lay-out om één of meerdere lay-outs te selecteren. Verplaats degene die u wilt exporteren naar rechts en klik op OK.

In het voorbeeld wordt alleen Lay-out “Blauw” Retourbon vouwmarkering geëxporteerd.

Klik op 'Exporteren' om het XML bestand aan te maken, u kunt zien of er één of meerdere bestanden worden aangemaakt. Klik tweemaal op 'Volgende' en vervolgens op 'Sluiten', sla het bestand op (bijvoorbeeld op het bureaublad).

Importeren
Ga nu naar administratie 2. Vóórdat u een import gaat uitvoeren raden we altijd aan om een back-up te maken. Ga hiervoor naar het menu . Klik op de knop Back-up op één van de drie regels. Kies eerst voor Verwijderen als u al drie back-ups heeft gemaakt, kies daarna voor Back-up. Het maken van de back-up kan enkele minuten duren, afhankelijk van grootte van uw administratie.

Ga na het maken van de back-up naar het menu . Klik achter het onderwerp Lay-outs op Import.

Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm.

Klik op 'Bladeren' om het bestand te vinden dat u in de eerste stappen (exporteren) heeft aangemaakt. Selecteer dit bestand en kies voor 'Open'. Klik daarna op 'Importeren'.

U ziet nu het scherm Log – Import. Klik op de sleutel (in het blauw) om de lay-out te openen. De lay-out is nu geïmporteerd en dus te gebruiken in administratie 2.

Op dezelfde manier zijn ook andere gegevens over te zetten, zoals relaties, transacties et cetera. Ook CSV/Excel is een optie alleen dient u daarbij tijdens de import handmatig aan te geven welke gegevens in de velden staan. Bij XML wordt dit automatisch herkend en is het bestand dus direct geïmporteerd.

Bij vragen horen we graag van u!