Meer focus op samenwerking bij RSM dankzij no hands accounting

No hands accounting. Online samenwerken in de cloud. Al een tijdje zijn het dé ontwikkelingen in de accountancybranche. Logisch dus dat Exact veel opties biedt voor efficiënte boekhouding en online samenwerking. Hoe ervaren ze bij RSM Assurance | Tax | Consulting de Exact Scan & Herken software en waarom maakten ze de overstap vanuit een andere softwareapplicatie? Wat vinden ze van de verbeterde samenwerking via de Mijn[Kantoor] app? Marco van Vondelen en Sonja Stassen vertellen. Bovendien geven ze drie bruikbare tips, zodat ook jij van een softwareoverstap een succes maakt. Handig!

Exact experts

RSM heeft kantoren door het hele land en ruim 700 medewerkers in Nederland. Vanaf 2007 is Sonja daar één van. Ze is senior manager op de samenstelpraktijk in Heerlen. “Een goed softwarepakket vind ik heel belangrijk”, begint ze. “De financiële administratie is immers de basis voor de jaarrekening en proactief advies. Om tot een goed financieel inzicht te komen, moeten de cijfers op orde zijn.”

Marco, sinds 2011 junior manager in Alkmaar, knikt. “Ik heb veel contact met klanten om het administratieve proces efficiënt te laten verlopen. Al doende ben ik in Exact gerold en leerde ik alle ins en outs. Veruit de meeste van onze klanten verwerken we in Exact Online. Inmiddels ben ik de Exact expert op onze vestiging. Ook op de andere vestigingen hebben we zo’n Exact expert.”

Ons kent ons

Wat RSM als kantoor kenmerkt, is de persoonlijke benadering. “Het stukje klantcontact nemen we uiterst serieus”, vertelt Sonja. “We zorgen voor veel vaste gezichten in onze teams bij klanten. Op onze vestigingen vind je alle disciplines, van fiscaal en financieel advies tot audit, loonadministratie en consulting. Zo ervaren de klanten de voordelen van het schakelen met een lokale partij, terwijl ze ook de voordelen ervaren van de grote, landelijke organisatie die we zijn.”

Marco benoemt dat Exact mede daarom zo goed bij RSM past. “Net als bij ons zitten bij Exact veel medewerkers die er al lang werkzaam zijn. We hebben korte lijnen en open communicatie. Geen onpersoonlijk keuzemenu maar gewoon directe telefoonnummers van onze contactpersonen, zoals ook wij met onze klanten en relaties samenwerken. Verder neemt RSM deel aan periodieke Exact Lab-meetings. Daarin denken we samen met andere grote accountantskantoren mee met Exact, om de behoeftes van onze klanten en medewerkers te kunnen optimaliseren. Vroeger noemden ze dat het innovatiepanel. Het doel is hetzelfde gebleven: elkaar helpen en samen ontwikkelen.”

Focus op samenwerking en communicatie

RSM maakt al lang gebruik van Exact Online. Voor het scannen en aanleveren van facturen en andere documenten gebruikten ze voorheen echter een andere online applicatie. “De applicatie voldeed niet meer aan de verwachtingen.”, legt Marco uit. “Met onze Exact werkgroep hebben we getest of de werking van Exact Scan & Herken beter paste. We hebben een bewuste focus op samenwerking en willen meer uit de communicatie met onze klant halen. Ik vind dat alleen het opstellen van een btw-aangifte geen toegevoegde waarde levert. Nauwer betrokken zijn. Kort op de bal zitten. Dáár ligt de toegevoegde waarde waar je op moet inzetten.”

Per 1 april 2024 heeft RSM haar Exact licenties uitgebreid met Scan & Herken. “Met de aanvullende Mijn[Kantoor] app biedt Exact een communicatiemodule die aansluit bij de behoefte van RSM om kortere lijntjes te hebben in de samenwerking met de klant. De herkenningsfunctie in Scan & Herken werkt uitstekend. Bovendien gebruiken we voor het verwerken van administraties altijd al Exact. We kennen het pakket, dus een overstap was relatief eenvoudig. Tel daarbij op dat alles in één en hetzelfde pakket doen efficiënter is dan losse pakketten koppelen. Je snapt: voor ons waren er redenen genoeg om over te stappen.”

Rol van automatisering

Wil je betere communicatie en samenwerking, dan speelt automatisering sowieso een grote rol, vindt RSM. “Klanten leveren facturen digitaal aan, zodat deze geautomatiseerd in Exact worden opgenomen en verwerkt. In één oogopslag zie je de factuur met bijbehorende boeking. Bij veel administraties is ook sprake van een bankkoppeling. Hierdoor heeft de klant nog minder handmatig werk bij het aanleveren van de gegevens en kunnen we beter op de actuele situatie van de klant inspelen. Een stap verder nog dan de PDF factuur is de digitale factuur. De veel meer gestandaardiseerde XML-bestanden zijn de toekomst. Deze bevatten meer informatie en kunnen nog sneller verwerkt worden.”

“Toch zien we hierin nog weinig beweging bij het mkb”, zegt Marco. “Het gaat al meer dan vijf jaar over Peppol en grote bedrijven en de landelijke overheid werken al met e-facturen, maar de ondernemer ziet er het voordeel nog niet echt van in. We proberen onze klanten wel duidelijk te maken wat de voordelen van elektronische facturen zijn. Snelheid van verwerking is immers een van de punten waar onze klant ons als accountant op beoordeelt. En hoe meer alles geautomatiseerd gaat, hoe minder foutgevoelig het is en hoe minder risico’s er zijn. Bovendien houdt de ondernemer nog meer tijd, energie en geld over om zich te focussen op zijn eigen bedrijfsactiviteiten.”

Inzicht en directe communicatie in Mijn[Kantoor]

RSM verwacht met de Mijn[Kantoor] software van Exact nog beter te kunnen samenwerken met haar klanten. “Klanten die het al gebruiken, waarderen het inzicht”, legt Sonja uit. “Voorheen keek de gemiddelde ondernemer vaak naar zijn banksaldo om te zien of het goed ging. Nu heeft hij veel beter en duidelijker beeld. Betalen via Exact online gaat hem veel tijd schelen. Inkloppen en betalingen vergeten is straks verleden tijd. Ook voor debiteurenbeheer kunnen onze klanten Mijn[Kantoor] gebruiken. In ontwikkeling en uitbreiding van die module hebben Exact en wij afgelopen jaar veel tijd gestopt.”

Waar RSM ook mee wil gaan beginnen, is het gebruik van vraagposten in Exact Online. “Vaak mailen en bellen we over en weer of krijgt de klant eens per kwartaal een lijst met vragen. Nu kunnen we per mutatie aangeven welke vraag we erover hebben of welk bestand nog mist. De klant ziet een ballonnetje staan en antwoordt makkelijk en snel via chat, of levert alsnog de factuur aan door deze te uploaden. We zitten daarmee korter op de administratie, waardoor het behapbaar en leuker blijft voor zowel ons als de klant.”

Persoonlijke aandacht en betere service

Werken met de Mijn[Kantoor] en Scan & Herken software helpt RSM bij het verbeteren van hun dienstverlening en het geven van meer persoonlijke aandacht aan klanten. “Hoe meer de administratie is gebaseerd op uniformiteit, hoe beter de collega’s elkaars werk kunnen overnemen”, aldus Sonja. “En hoe korter de lijntjes en minder vragen over facturen en transacties we hoeven te stellen, hoe meer tijd we kunnen nemen voor taken die toegevoegde waarde leveren: signaleren, meedenken en adviseren.”

“Vroeger liepen we een kwartaal achter met de administratie, waardoor we minder efficiënt gesprekken konden voeren over de toekomst”, sluit Marco af. “Hoeveel ruimte is er voor een kerstgeschenk? Moeten ze dividend uitkeren? Nu zowel wij als klanten met één druk op de knop alle relevante managementinfo hebben, zien we meteen hoe het zit met zaken als budget, begroting en investeringsruimte. Gesprekken worden inhoudelijker, persoonlijker en waardevoller.”

Automatiseringstips voor andere kantoren

Tip 1:    Plan de overstap goed en neem de tijd

Als het om automatiseren en overstappen gaat geldt: doe het niet vandaag op morgen. “Wij hebben Exact Scan & Herken uitgebreid getest en een paar maanden schaduw gedraaid”, legt Marco uit. “We hebben geïnventariseerd waar de behoeftes van klanten en collega’s liggen. We voerden gesprekken met Exact, maakten samen een stappenplan en gingen weloverwogen aan de slag. Verder hebben we het moment van overgang bewust gekozen. 1 april is een logisch moment, want het eerste kwartaal verwerk je in april. Zo vielen bepaalde dingen meteen op.”

Tip 2:    Vorm een werkgroep met dedicated medewerkers

Bij het in gebruik nemen van nieuwe software geldt dat je ervoor moet zorgen dat genoeg medewerkers het pakket van binnen en buiten snappen. Daar hebben ze tijd en ruimte voor nodig. IT is immers niet hun core business als financial. “Bij ons vorige scan & herken systeem hadden we bij RSM maar twee mensen die er echt diep in zaten”, zegt Marco. “Mochten zij vertrekken, dan loop je een enorm risico. Dat pakken we nu dus anders aan. Vanuit elke vestiging zijn collega’s aangesloten bij een Exact werkgroep. Als sleutelfiguren van de eigen vestiging zijn we letterlijk naast onze collega’s gaan zitten om te kijken hoe ze het gebruiken en waar de verbeterslagen zitten. Gaat een van de werkgroepleden in de toekomst uit dienst, dan zorgen we voor kennisoverdracht.”

Tip 3:    Zorg voor draagvlak

Iedere verandering heeft draagvlak nodig. Zeker in de accountancybranche houden veel mensen van regels en procedures en is verandering spannend. De truc volgens RSM: neem je klanten en vooral ook je collega’s vanaf de beginfase mee! “Wij hebben collega’s gevraagd waar ze tegenaan lopen en wat ze graag anders zouden zien”, vertelt Sonja. Een trotse Marco vult aan. “Ik zal het luide applaus bij de halfjaarlijkse teamdag van de hele samenstelpraktijk nooit vergeten. We kondigden Scan & Herken van Exact aan als nieuw softwarepakket. In plaats van een eerste reactie als ‘Help, hoe moet dat?’ begon de hele zaal te juichen en klappen. Dat komt omdat we ze in het proces hebben meegenomen.”