Een halfuur per klant per kwartaal besparen dankzij Smart Closing | Banic Administratie & Bedrijfsadvies B.V.

Bas Derks van de Ven runt het eenmanskantoor Banic Administratie & Bedrijfsadvies B.V. Hij heeft er bewust voor gekozen als zzp’er te werken. “Ik wil niet afhankelijk zijn van kantoortijden en er ook in het weekend voor mijn klanten zijn.” Een voorwaarde is dan wel dat je de zaken strak regelt en goede automatisering is daarbij onmisbaar. Smart Closing in Exact Boekhouden Professional bespaart hem een half uur per klant per kwartaal. Bovendien wordt de kans op fouten veel kleiner.

Zo veel mogelijk automatiseren om tijd te besparen

De klantenkring van Banic Administratie & Bedrijfsadvies B.V. bestaat uit een groep zzp’ers, plus een aantal wat grotere MKB-bedrijven, voornamelijk in handel en productie. Die klanten zijn actief in heel uiteenlopende branches. Van een bedrijf dat systemen voor ziekenhuizen onderhoudt tot een worstmakerij. De ‘fietsende boekhouder’ – Bas bezoekt al zijn klanten op de fiets - verwerkt in totaal rond de 50 administraties. Bas begon al in 2009 Exact Online te gebruiken en maakt nu gebruik van de volledige Accountancy-suite. Hij vindt het belangrijk om altijd voorop te lopen met nieuwe releases en handige nieuwe functies te ontdekken waarmee hij tijd kan besparen en nog beter werk aflevert. Dat is de reden waarom hij bijna altijd meedoet aan controlled releases van de accountancysoftware, waarin hij nieuwe uitbreidingen test en zijn bevindingen deelt. Daarnaast is hij betrokken bij de Exact Online-vereniging. “Met ruim 200 leden en 70 partners is daar heel veel kennis aanwezig en heb je altijd snel antwoord op je vragen.”

Altijd actuele cijfers

Waarom Exact? Bas is vooral erg te spreken over de mogelijkheid om met klanten online samen te werken. “Klanten kunnen heel makkelijk dingen goedkeuren en documenten uploaden. Het werkt gewoon super. Ook het feit dat alles in één pakket zit, spreekt me aan. Ik gebruik geen externe programma’s voor facturering. Als je met Exact werkt, moet je ook vanuit Exact factureren, vind ik. Ik denk dat je veel tijd bespaart als je zo veel mogelijk in het programma zelf werkt met zo alleen noodzakelijke koppelingen.” En tijd besparen is voor een zzp’er extra belangrijk. Bas wil al zijn klanten de aandacht geven die ze verdienen. Hoe fijn is het dan als de cijfers van een klant bijna op ieder moment kloppen met de werkelijkheid zodat de klant weet waar hij aan toe is.

Automatische controle van de administratie met Smart Closing

Smart Closing was voor Bas een welkom nieuw onderdeel van Exact Boekhouden Professional. Deze toepassing signaleert veranderingen en onjuistheden in de administratie. Smart Closing is een checklist die een klantenadministratie op nauwkeurigheid, volledigheid en betrouwbaarheid controleert. “Het controleren van alle cijfers is best een tijdrovend proces. Smart Closing neemt me veel werk uit handen. Het kost in het begin wat tijd om alle criteria goed in te stellen.” Via vooraf ingestelde criteria worden verwerkingen en ontwikkelingen gecontroleerd in de boekhouding. Bij afwijkingen van de criteria geeft de toepassing signalen die je direct kunt oplossen en waarbij je toelichtingen kunt vastleggen. Zo kun je bijvoorbeeld signaleren of tussenrekeningen een saldo hebben van 0 euro, of alle vaste activa zijn afgeschreven, of de gebruikte btw-code in de transactie aansluit bij de landcode van de leverancier of klant enzovoort. Bij het instellen van de criteria kreeg Bas de nodige ondersteuning van Exact. Smart Closing was onderdeel van de controlled release in augustus 2023. Sinds april 2024 is Bas het daadwerkelijk gaan gebruiken.

Bas heeft zijn draai in Smart Closing inmiddels gevonden: “Ik werk altijd met twee beeldschermen. In het ene scherm staat de administratie open, in het andere Smart Closing. Zo kan ik de btw-aangifte en de jaarafsluiting heel snel systematisch doorlopen. Alles wat al helemaal correct is, hoef ik niet handmatig af te vinken, ik houd alleen de controlevragen over. De ene klant is de andere niet, maar gemiddeld doe ik er een uur over om voor een klant de administratie voor de btw-aangifte door te nemen. Met Smart Closing ben ik binnen een kwartier klaar. Daarna loop ik nog een keer de grootboekrekeningen door om te kijken of alle omschrijvingen netjes zijn. Dat scheelt weer zoekwerk bij de jaarrekening. Ook dat kost me meestal een kwartier. In totaal bespaar ik dus per klant gemiddeld een half uur per kwartaal. Heel veel checks hoef ik gewoon niet te doen, wat betekent dat ik tijd overhoud voor mijn klanten. Plus dat ik me over de kwaliteit van mijn werk nog minder zorgen hoef te maken. Tel uit je winst!”