Alewijnse stapt over naar één HR-systeem met Exact

Self service is de normaalste zaak van de wereld en de volgende logische stap wanneer een personeelsadministratie systeem verouderd is. Zo dachten ze er ook over bij elektrotechnisch bedrijf Alewijnse. Het plan: één HR-systeem. Maar, hoe doe je dat voor zeven landen, met verschillende lokale eisen en waar werknemers niet altijd over een computer beschikken?

Alewijnse is een elektrotechnisch bedrijf. En dan niet voor huis-tuin-en-keuken aansluitingen. Het werk van Alewijnse is complex, groots en zeer specialistisch. “Denk aan moderne superjachten. Die zitten boordevol geavanceerde elektrische systemen, ICT, entertainment- en navigatiesystemen”, vertelt Wouter van de Loo, HR-Director. Het Nederlandse familiebedrijf staat internationaal bekend om zijn expertise van installaties in de maritieme sector en industrie. Alewijnse bestaat al meer dan 125 jaar, heeft 1.200 medewerkers en werkt in zeven landen.

Een internationaal familiebedrijf

Met specialistische kennis heeft het Nijmeegse bedrijf naam gemaakt. Medewerkers van Alewijnse werken nu wereldwijd: van Roemenië tot Vietnam en van China tot Curaçao. Wouter: “Een groot deel van onze medewerkers werkt op projecten in het buitenland en zijn niet-Nederlands. Bijvoorbeeld in Galați - aan de oostkant van Roemenië-, Frankrijk, Indonesië, Spanje. Wij werken daar waar lokale scheepsbouw plaatsvindt. Toch zijn wij nog altijd een familiebedrijf. Bij Alewijnse kennen we elkaar.”

In het bedrijf wordt veel samengewerkt over de grenzen en dat kon efficiënter. Wouter: “Onze systemen waren niet gekoppeld. Dus als er iemand uit Roemenië in Nederland werkte, dan wisten we niet hoe het daar geregeld was met salaristabellen of het beoordelingssysteem. Onze personeelssystemen waren lokaal ingericht. Maar wil je intensief samenwerken, dan moet je een eenduidig registratiesysteem hebben en niet in een dossierkast hoeven duiken. We wilden ook meer inzicht en controle over de inzet van medewerkers. Welke specialist zit op welk project en is hij daar van de grootste toegevoegde waarde?”

Alewijnse zocht een meer moderne manier van HR-automatisering, mét Employee Self Service en Management Self Service. “Veel van onze medewerkers en managers willen zelf inzicht hebben en zaken regelen. Dat is gebruikersvriendelijk en het neemt tegelijk een hele hoop administratieve ballast weg. Helaas hebben we hier nog wel te maken met de verschillen tussen de landen. In West-Europa lopen we hierin voorop, terwijl in andere landen dit nog op een traditionelere manier wordt ingericht. Daar is het (nog) niet gebruikelijk dat medewerkers en managers zelf zaken regelen, maar dat is een kwestie van tijd.”

Wat is sofinummer in het Roemeens?

De lokale eisen maakten de zoektocht naar één internationaal systeem niet makkelijk. Het moest mogelijk zijn om functionaliteiten, zoals Employee self service, ‘aan’ of ‘uit’ te zetten. Wouter: “Er zijn weinig partijen die echt een internationaal systeem hebben. Vaak geldt het Nederlandse systeem als uitgangspunt. Onze Nederlandse termen worden dan vertaald naar het Engels. Maar, hoe leg je aan een Roemeense collega uit waar ‘sofinummer’ voor staat? Dat kennen ze daar niet, evenals bijvoorbeeld ‘werkeloosheidswet premie’. Exact biedt wél ruimte voor een lokale inrichting. Dat was precies wat we zochten!”

Alewijnse koos voor Exact Globe & Exact Synergy Enterprise. Met slimme workflows is de werkwijze in alle landen grotendeels nu hetzelfde. Wouter: “Exact hielp ons om de workflow-methodiek goed in te richten. Voor elke soort mutatie, zoals adreswijzigingen, ziekmeldingen en reizen naar het buitenland, is een workflow gemaakt.” De uniforme registratie werpt nu al haar vruchten af. Daarom heeft Alewijnse plannen voor verdere uitbreiding. “De veiligheidsregistratie en de ongevallenregistratie hebben we al toegevoegd. En in de toekomst willen we ook perfomancemanagement toevoegen. Zo kunnen we ook de competenties van medewerkers en hun ontwikkeling beter volgen. We willen de expertise van onze medewerkers zo goed mogelijk inzetten. Dat komt ten goede aan onze klanten.”

Het resultaat: gemak, inzicht én besparing

De administratieve rompslomp bij Alewijnse is ook drastisch verminderd. “Medewerkers en managers voeren online zelf gegevens in, HR krijgt een melding, doet een controleslag en dan is het klaar. Als de hele workflow doorlopen is, wordt de wijziging automatisch in het systeem gemuteerd. Dat bespaart veel handelingen, telefoontjes en ondersteuning. Omdat Exact web-based is, kunnen we waar ook ter wereld inloggen en workflows afhandelen. Als deze basisprocessen vlekkeloos lopen, ontstaat er meer ruimte voor bijvoorbeeld het ontwikkelen van medewerkers. Dit is uiteindelijk het doel!