HR

Meer tijd voor gasten en medewerkers dankzij Exact Online HR | Cupp

Peter Braakman is eigenaar van Cupp, een dynamische koffiebar gevestigd in Utrecht dat bekend staat om zijn expertise in het serveren van hoogwaardige koffie en het bieden van barista-workshops. Met twee succesvolle vestigingen en een toegewijd team dat zich inzet voor uitmuntendheid, onderscheidt Cupp zich door de focus te leggen op de beleving die klanten ervaren bij het drinken van verschillende smaken koffie. Zo laat Peter mensen beleven wat koffie nog méér kan zijn. Een probleem waar hij alleen tegenaan liep, was het kwijtraken van te veel tijd aan herhaalde administratieve taken. Gelukkig heeft Peter binnen Exact hier dé oplossing voor gevonden. Lees snel verder om de voordelen te ontdekken die hij ervaart en hoe Exact de manier van werken heeft verbeterd.

Volledige automatisatie dankzij Exact

Peter wist dat hij het anders wilde: door alle administratie die hij moest bijhouden en al het papierwerk dat daarbij kwam kijken verloor hij het overzicht. Daarnaast wist hij dat bij de opening van de tweede vestiging meer personeel nodig was. Hij moest de aanneemprocedure dus herhaaldelijk doorlopen. Kon dit niet anders? Exact Online HR was daar de perfecte oplossing voor.

Peter gebruikt de Exact software dagelijks voor zaken als het bijhouden van personeelszaken en ook het beheren van de administratie. Hij maakte al gebruik van Exact Online Boekhouden en was erg tevreden over hoe het meer grip gaf. Toen hij zag dat Exact ook een HR-oplossing aanbood was de keuze eigenlijk heel logisch. Zijn doel om zijn Exact oplossing uit te breiden was om alle herhaaldelijke administratie te automatiseren. ‘’Dat we daar eigenlijk geen handmatige handelingen meer hoeven uit te voeren.’’

Tijdswinst en gemak voor personeel

Het team van Cupp is dynamisch en flexibel. Peter vertelt dat ook het personeel veel voordeel ervaart door het gebruik van de Exact software. ‘’Voor alles rond personeel maken we gebruik van Exact Online HR. Eigenlijk van het moment dat mensen bij ons binnenkomen en zijn aangenomen, melden ze zich aan binnen het systeem."

Enthousiast gaat hij verder: "Vervolgens kunnen we ze gelijk inplannen via ons planprogramma, wat ook gekoppeld is. De uren die hier dan aan het eind van de maand uitkomen, laden we weer in Exact. En dat zorgt er eigenlijk voor dat we zonder handmatig iets hoeven in te voeren, foutloos de verloning kunnen doen.’’

Papierloze administratie

Peter wist sinds het begin van Cupp dat hij geen papier op kantoor wilde hebben. Niet alleen is een voordeel van Exact Online HR automatische en foutloze administratie, maar ook het overzichtelijk houden dankzij het papierloos beheren van zaken bevalt hem goed. Op deze manier is het makkelijker overzicht te houden op alle processen en zijn documenten in een handomdraai te vinden.

Ik wilde compleet papierloos werken.

Peter Braakman | Eigenaar Cupp

Alle administratie op één plek

Voorheen had Peter moeite om overzicht te houden op alle verschillende processen. Sinds hij nu gebruik maakt van Exact Online Boekhouden in combinatie met Exact Online HR is dit verbeterd. Hij kan nu verschillende processen koppelen aan Exact. Zo beheert hij administraties zoals betalingen op locatie, facturen via de website, urenregistraties en zelfs personeelskosten vanuit één plek. ‘’Het is fijn om gewoon altijd snel overzicht te hebben. Zo kunnen we daar ook op handelen. Dat we niet pas drie maanden later merken van ‘nee dit was eigenlijk niet zo goed’, maar dat we juist heel snel kunnen sturen.’’

Zoals Peter vertelt, regelt Cupp alles binnen één omgeving en houdt het overzicht. Dit maakt de software uitermate geschikt voor het beheren van dagelijkse administraties. ''Dit werkt voor mij omdat we veel zelf kunnen doen. Dus dat betekent ook dat ik daarin veel grip houd op wat we doen.’’