Libéma heeft nu centraal overzicht in de status van alle parken

Libéma is met 22 locaties een van de grootste bedrijven in de Nederlandse recreatiesector. Ieder jaar ontvangt het ruim vijf miljoen gasten op de attractieparken, vakantieparken, beurzen- en evenementenlocaties. De bekendste hiervan zijn Safari- en Vakantiepark Beekse Bergen, het Autotron, de Brabanthallen en de IJsselhallen.

Bij Libéma werken meer dan 1.000 mensen, in het hoogseizoen aangevuld met flexwerkers. Zij werken verspreid over diverse parken, die ieder ook weer verschillende activiteiten ontplooien. Hierdoor voert het bedrijf maar liefst 70 administraties. Om dit goed te kunnen managen, zocht Libéma naar een oplossing om alle informatie te centraliseren. Op deze manier kunnen ze efficiënter werken en daarmee uiteindelijk hun klanten de beste quality time bieden.

Jacco Voets, ICT-Manager bij Libéma, vertelt: “Voorheen had ieder park zijn eigen financiële administratie, P&O en marketing. We hebben besloten om meer zaken naar de holding te halen en alles met Exact te centraliseren. Hierdoor kunnen we veel beter gebruik maken van de beschikbare kennis en expertise. Ook kunnen we de verschillende bedrijven beter onderling vergelijken.”

De behoeftes van Libéma zijn sterk seizoen afhankelijk. In de zomermaanden werken er circa 500 mensen meer dan in de wintermaanden. Daarom kozen ze ervoor om Exact af te nemen als een maandabonnement. Voets: “Dit stelt ons in staat om in te spelen op de seizoenen door gebruikers op en af te schalen. Met Exact hebben we nu een toekomstvaste oplossing in huis.”

Van alle markten thuis

Voets vervolgt: “Wij werken met maar liefst 70 administraties van alle verschillende vestigingen, vastgoedmaatschappijen en management BV’s. Erg belangrijk dus om de inrichting van die administraties uniform te maken zodat cijfers gemakkelijker te vergelijken en optelbaar zijn. We werken nu ook leaner omdat we shared services hebben voor P&O, F&A, JZ, ICT, B&O en Marketing. Voor de uniformiteit hebben we ook een aantal processen tussen de centrale afdelingen en de parken in workflows ingericht. Dat levert tijdsbesparing op, aangezien we niet meer hoeven te zoeken naar informatie en hebben de papierstroom teruggebracht.”

Met projecten, werkstromen en het planbord in Synergy heeft Libéma de huuraanvragen en salesprocessen rondom de verhuur van beursaccommodaties ingericht. Zo zijn bijvoorbeeld reserveringen, offertes en beschikbaarheid van locaties ingeregeld in Synergy. Het inschrijven voor deelname aan vakbeurzen loopt ook via Exact, net als de huur van tafels en stoelen, elektra, parkeerkaarten en horeca. Voets: “Al die zaken lopen nu veel eenvoudiger en sneller voor ons en voor de klant. En alle facturen worden vervolgens weer via Exact Globe afgehandeld.” Libéma maakt ook gebruik van een aantal externe applicaties zoals een webshop van Orbis voor bestellingen. Voets: “De bestellingen die daar worden gedaan, worden vervolgens weer ingeschoten in Synergy.”

Een partner die onze taal spreekt

Libéma werkt al jaren met Pink Elephant. Tijdens het migratietraject naar Exact heeft Pink Elephant Libéma begeleid van advies tot implementatie. Voets: “We hebben een goede samenwerking met Pink, ze spreken onze taal. We hebben tegelijk met de overgang naar Synergy ook voor Solution Builder van Pink Elephant gekozen. Dit is een add-on op Exact, waarmee het flexibel en op maat kan worden ingericht, zonder dat daar maatwerk voor nodig is. We gebruiken Solution Builder nu om de processen voor beursaccommodaties opnieuw te automatiseren en op maat te maken.”

“Exact onderkent dat niet alles met alléén Exact kan worden opgelost. Ze zoeken actief naar andere applicaties en partners om een volledige ICT-dienst te kunnen leveren. Je moet niet alles zelf willen maken, maar juist samenwerken. Dat vind ik een goede strategie. Wij gebruiken Exact als centraal platform en slaan daarin al onze data op. Daaromheen ontstaat door de tijd heen een gevarieerd landschap aan externe applicaties. We hebben nu bijvoorbeeld koppelingen met de webshop, een reserveringssysteem, het personeelsplanningsysteem, het inkoopsysteem en de postcodetabel. En dat wordt alleen maar meer.”