De Koninklijke Marechaussee: "We werken nu allemaal gestructureerd volgens hetzelfde format"

De Koninklijke Nederlandse Marechaussee bewaakt dagelijks de Nederlandse grenzen tegen mensen die van buiten het Schengengebied komen. Zo beschermen ze onder andere tegen terrorisme, drugs- en mensensmokkel. Maar ze doen bijvoorbeeld ook aan dienstverlening voor gestrande reizigers op Schiphol. Bij al het werk dat die duizenden medewerkers verzetten, komt een flinke logistieke en administratieve operatie kijken.

Ik ga op reis en ik neem mee

Sta je met je koffers op Schiphol en blijkt dat je paspoort verlopen is? Dan word je gelukkig niet naar huis gestuurd, maar koop je voor een paar tientjes een noodpaspoort bij de Koninklijke Marechaussee. Luitenant kolonel Nauta en zijn collega’s verstrekken jaarlijks op deze manier zo'n 20.000 duizend noodpaspoorten. Nauta: “Dat brengt een behoorlijke administratie met zich mee. En het is natuurlijk nog maar een fractie van wat we doen.”

Geen last meer van bloemkolen

De havens kunnen ook rekenen op de speciale aandacht van de Koninklijke Marechaussee: "We verstrekken circa 8.000 visa per jaar, vaak aan buitenlandse bemanningsleden die in een Nederlandse haven van of aan boord gaan. Ook innen we openstaande boetes en nemen we cash in beslag als reizigers de herkomst ervan niet kunnen verklaren. Sinds we met Exact software werken, lopen al deze geldstromen makkelijk en controleerbaar door onze boekhouding en uiteindelijk naar de bankrekening van Defensie of een ander ministerie.”

Nauta zag de noodzaak voor nieuwe software ongeveer zeven jaar geleden al aankomen. "Ons oude systeem begon te bloemkolen; telkens als er nieuwe of gewijzigde wetgeving van kracht werd, breidden we onze software uit met extra applicaties. Zo wijk je steeds verder af van je oorspronkelijke product. Het systeem draaide nog wel, maar het werd steeds minder goed hanteerbaar. Dankzij regelmatige controles van accountants wisten we op een gegeven moment dat het tijd was voor actie: in januari 2018 zijn we over gegaan op Exact."

Meer tijd om boeven te vangen

Volgens Nauta vermindert de nieuwe software de administratieve lasten. "We kunnen nu eenvoudig de operationele, logistieke en financiële processen aan elkaar koppelen. Collega’s in de operatie hoeven geen boekhoudwerk te doen: de workflow leidt ze door het proces en zorgt bijvoorbeeld voor de juiste voorraadafboeking. Dankzij minder overdrachtsmomenten van contanten en bewijsstukken is de integriteit bovendien beter gewaarborgd. Dat is bij de Koninklijke Marechaussee belangrijker dan bijvoorbeeld bij de snackbar om de hoek."

Het nieuwe systeem betekende een behoorlijke verandering, legt Nauta uit: "We werken nu allemaal gestructureerd volgens hetzelfde format, waardoor we gericht informatie kunnen vinden en controleren. En het is heel gebruiksvriendelijk: het systeem zegt precies wat je moet doen. Dit scheelt tijd, er is minder ruis en ik hoef minder vragen te stellen aan mijn collega's op straat; ik zie ze liever boeven vangen dan de administratie doen. Je kunt zeggen dat Nederland dankzij Exact indirect weer een stukje veiliger is geworden."

Implementatie vanuit een blauwdruk

Nauta: "We hebben eerst samen met Axians een blauwdruk gemaakt van alle betrokken processen. Het Axians-projectteam maakte zich de uitdagingen eigen en zocht onder voortdurende afstemming naar een passende oplossing. Ook tijdens de bouw van het systeem legden ze - gevraagd en ongevraagd - heel goed uit hoe de applicatie ons het beste kon ondersteunen. En dat alles binnen de gestelde kaders van techniek, beheer en financiën."