Hoe maak je je kantoor efficiënter? Vier tips!

In Kantoorbeheer zitten veel handige en tijdbesparende functies. Van CRM, tijdregistratie, documentbeheer tot voortgangsbewaking. We geven je vier tips.

Maak geen eindeloze lijstjes

De belangrijkste indicatoren van je klantadministraties worden overzichtelijk gepresenteerd op de startpagina. Die overzichtspagina toont alle relevante informatie van je klanten: hoe staat het met de voortgang van je activiteiten, welke taken hebben prioriteit en zijn er advieskansen? Zo moet je niet allerlei verschillende lijstjes aflopen om te zien waar het fout, of juist heel goed gaat.

Bespaar tijd met documentbeheer

Gestructureerd documenten digitaal opslaan, levert je veel tijdwinst op. Je vindt snel de juiste gegevens per klant en kan ze direct uitwisselen. Mappen en documenten zijn met elkaar gelinkt, waardoor iedereen altijd de laatste versie van het document heeft en kan bewerken. Je kan grote hoeveelheden documenten tegelijk in een map plaatsen, bijvoorbeeld per project of klant. Ook als je migreert vanuit een ander documentensysteem. Alle belangrijke informatie staat op één centrale plek en is naadloos geïntegreerd met SharePoint. Door op die manier documenten te delen met je klant, maak je ze met minder kliks beschikbaar in het klantdossier. Zo werk je niet alleen efficiënter, maar ook sneller.

Taakbeheer rondom projecten

Binnen je kantoor is er een stroom aan taken tussen je medewerkers. Net zoals bij tijdregistratie is een project vaak de kapstok, die weer is gekoppeld aan een klant. Via de knop 'Diensten' op de projectkaart maak je eenvoudig (herhalende) taken aan voor betrokken medewerkers. Daarbij geeft het projectenactiviteitenoverzicht je het nodige inzicht hoe het met de capaciteit staat (ook per medewerker), zodat er strak gepland kan worden in het project.

Centrale voortgangsbewaking

Waarschijnlijk gebruik je een planning om deadlines te bewaken. Maar wist je al dat je met een activiteitenplanning de voortgang kan zien van je dienstverlening? Handig als je snel wilt weten wat de status is en wie er aan werkt. Zo kan je snel bijsturen als je planning dreigt uit te lopen.

Maak kennis met Kantoorbeheer

Exact Online Kantoorbeheer is verkrijgbaar vanaf midden mei en maakt deel uit van de accountancysuite van Exact Online. Wil je meer weten over de mogelijkheden? Maak nu al kennis met onze nieuwste software door je in te schrijven voor onze webinarserie. We laten zien hoe je de verschillende processen en activiteiten in je kantoor kan beheersen om zo slim samen te werken en tegelijkertijd de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen.

Meer informatie over Kantoorbeheer

De accountancy suite van Exact Online 

Boekhouding, uren- en facturenregistratie én eigen kantoorbeheer. Kies zelf wat je nodig hebt. Zodra je meer combineert, wordt het resultaat krachtiger en werk je efficiënter. Je vindt meer informatie over de accountancysuite op onze website.