Overzicht kwijt door inkoopwildgroei? Met deze drie procurement tips pak je de regie terug

Aankoop- en finance managers raken steeds vaker het overzicht over de bedrijfsuitgaven kwijt. Dat mag geen verrassing zijn want het is voor werknemers tegenwoordig een fluitje van een cent om producten en diensten online aan te schaffen en daarna de kosten aan te geven.

Dat is handig voor de werknemers maar de aankoopmanagers verliezen de controle omdat er geen gestructureerd proces voor aankopen is. Daarnaast heeft men vaak geen inzicht in de contracten en is het niet altijd duidelijk wat de impact van al die bestellingen op het beschikbare budget is. Daardoor wordt het onmogelijk om bijvoorbeeld schaalvoordelen te realiseren of tijdig de contracten van producten op te zeggen voordat ze stilzwijgend worden verlengd. Er zijn echter oplossingen om de ongewenste aankoopwildgroei tegen te gaan, zegt Djimmy Zeijpveld, Solution Marketeer bij Exact. Hoe? Hij geeft drie tips.

1. Herstel het overzicht
   Eerst en vooral moet u de bedrijfsuitgaven overzichtelijk maken. Dat doet u door alle uitgaven in kaart te brengen. Inzicht in uw uitgaven zorgt ervoor dat u met uw leveranciers in gesprek kunt gaan over de voorwaarden. Daarna kunt u voorkeursleveranciers aanstellen. Dat verlaagt de kosten en maakt de bedrijfsvoering gezonder.
2. Creëer een draagvlak onder stakeholders
   Het is belangrijk om stakeholders op elk niveau van de organisatie bij het nieuwe proces te betrekken en zo een draagvlak te creëren. Een verandering in het aankoopproces kan collega’s misschien het gevoel geven dat ze worden gecontroleerd of dat hun budget wordt verlaagd. In werkelijkheid zal blijken dat ze met een nieuw aankoopproces niet meer op zoek moeten gaan naar producten bij een overvloed aan leveranciers en aankopen niet meer zelf moeten voorschieten. Benadruk de eenvoud van het nieuwe proces en dat de bestelde producten en diensten ook sneller geleverd zullen worden.
3. Kies de juiste software
   Zorg er intussen ook voor dat uw procurementsoftware echt gebruiksvriendelijk is, zodat de bereidheid en motivatie van medewerkers om via het nieuwe systeem te bestellen niet afneemt. Daarom moeten aankooporders gemakkelijk aan te maken zijn, en aanvragen snel worden verwerkt en goedgekeurd. Kies resoluut voor een aankoopsysteem dat aan uw financiële systeem gekoppeld is en kan worden gebruikt via een browser. Zo worden inkomende facturen automatisch gekoppeld aan contractafspraken en bestellingen. Bovendien worden de facturen automatisch geboekt en betaalbaar gesteld na de goedkeuring in de financiële administratie. Ook het goedkeuren van aanvragen gaat razendsnel omdat managers de aanvragen op hun smartphone ontvangen.

Uw aankoopproces professionaliseren?

Wanneer uw medewerkers gemakkelijk aankooporders kunnen aanmaken, verbetert uw aankoopproces snel. Met Exact Purchase to Pay vereenvoudigt u het beheer van uw complexe aankoopprocessen.

Ja, ik wil meer weten over procurement