4 procesos financieros ineficientes y cómo cambiarlos

Los procesos financieros están cambiando, la digitalización y la automatización se están convirtiendo rápidamente en la norma en los departamentos de finanzas. Aun así, todavía muchas personas que llevan la contabilidad o gestionan el presupuesto de la empresa trabajan con archivos de Word y Excel o combinan manualmente los datos de diferentes sistemas. Esto aplica no sólo a las organizaciones más pequeñas, sino también a grandes empresas.

Es hora de ponerse manos a la obra con las herramientas y los archivos acumulados. ¿Por dónde empezar? Veamos los cuatro procesos financieros siguientes. Si los reconoces, es hora de cambiar.

Según conversaciones con directores financieros, Excel se sigue utilizando con frecuencia en los procesos financieros. Las hojas de cálculo se utilizan habitualmente para crear informes o para la consolidación. Desgraciadamente, esto conlleva una gran cantidad de riesgos. Basta un pequeño error en una fórmula de Excel para que la dirección se equivoque por completo en las cifras del presupuesto de la empresa.

El fondo de pensiones británico Mouchel sabe algo de esto: el descubrimiento de un error de cálculo en la hoja de Excel llevó a una revisión a la baja del resultado en 8,6 millones de libras. El precio de las acciones cayó más de un 30% tras el anuncio y el director general se vio obligado a dimitir.

Otro riesgo es que este tipo de hojas informativas son tan complejas que a menudo sólo hay una persona en la empresa que sabe cómo están estructuradas (y cómo deben modificarse). Si, por ejemplo, esa persona no se encuentra en la oficina o, lo que es peor, abandona la organización, puede resultar un problema para la empresa.

Si hay un documento en el departamento de finanzas que ha sufrido la mayor transformación en las últimas décadas, es la factura.

Antes se recibían facturas en papel por correo que había que anotar manualmente en un libro de contabilidad. Los primeros pasos de la digitalización se dieron escaneando esas facturas. El siguiente paso (la mayoría de las empresas ya lo han hecho) es enviar las facturas como archivos PDF por correo electrónico. Esta acción supone un ahorro de costes: ya no es necesario imprimir o sellar las facturas. Sin embargo, esta forma de trabajar sigue siendo bastante laboriosa; las facturas se siguen creando manualmente (normalmente en Word), el destinatario tiene que volver a procesar el pdf y a veces incluso sobrescribir la información manualmente. También en este caso existe una vulnerabilidad a los errores que, en última instancia, pueden afectar al presupuesto de la empresa.

El envío y procesamiento de solicitudes de gasto por parte de los empleados es un sistema que también se ejecuta en hojas de cálculo independientes. Reconozcámoslo: introducir los gastos no es una de las tareas favoritas de los empleados. El torpe manejo de los recibos (siempre hay alguno que se traspapela...), recordar qué tipo de IVA se aplica a un billete de tren; por no hablar de tener que enviar las reclamaciones de gastos en un archivo de Excel, nada agradable.

Para el departamento financiero, trabajar con hojas de cálculo de Excel es especialmente problemático cuando se trata de la gestión fiscal y tributaria. 

Aunque los recibos en papel no van a desaparecer por ahora, el software financiero ha facilitado mucho el escaneo y el procesamiento automático de estos. Esto no sólo hace que las reclamaciones de gastos resulte menos frustrante para el empleado, sino que también es menos propenso a errores. Una ventaja añadida es que todas las solicitudes de reembolso se almacenan en un sistema central, lo que resulta muy cómodo.

Te suena familiar: estás ocupado ultimando el cierre mensual cuando el responsable de RRHH llega en el último momento para comunicarte algunos cambios referentes a solicitudes de vacaciones y absentismo. Dado que todos los días de vacaciones acumulados deben procesarse adecuadamente en el balance, esto también implica cambios de última hora al final del mes. Esto ya es complicado de por sí, pero cuando las ausencias y vacaciones también se registran en un sistema independiente o un fichero de Excel, aumentan las dificultades. Sucede con regularidad que las organizaciones gestionan estas solicitudes en un archivo separado, lo que implica que muchos datos deben extraerse manualmente y transferirse de Recursos Humanos a Finanzas.


En resumen: el uso de sistemas independientes, ficheros de Word y hojas de cálculo de Excel forma parte del pasado. Esta forma de trabajar, provoca ineficiencias y errores y afecta directamente a los beneficios de la compañía. A día de hoy para responder rapidamente a las necesidades de la empresa debemos disponer de una solución de Gestión Financiera colaborativa e integrada.

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