¿Cómo calcular la rentabilidad de un proyecto?

Calcular la rentabilidad de un proyecto resulta fundamental para la buena marcha de una empresa. Esta evaluación no solo permite saber si merece el tiempo y los recursos necesarios para llevarlo a cabo, sino que también ayuda a priorizar unos trabajos frente a otros. Con el tiempo, los gestores de proyectos utilizan estos datos para aceptar o rechazar determinadas oportunidades de venta.

A pesar de que en ocasiones las compañías asumen un proyecto no rentable porque pueden obtener otro tipo de beneficios como notoriedad, imagen de marca o acceso a futuros trabajos, lo habitual es que solamente se escojan aquellos que ofrezcan ganancias económicas a corto o a medio plazo.

El primer paso para calcular la rentabilidad de un proyecto es conocer sus costes, que principalmente derivan:

• del precio por una hora de trabajo de los empleados involucrados,
• del número de horas necesarias para llevarlo a cabo,
• de los gastos derivados que puedan surgir durante su desarrollo, como la compra de material, las dietas de viajes, la externalización de tareas o el alquiler de equipos.

Como su propio nombre indica, la fórmula para calcular el valor de este indicador representa las ganancias o las pérdidas que ha generado un trabajo, es decir, qué se ha obtenido después de la inversión realizada. El ROI es, por lo tanto, el mejor método para evaluar la rentabilidad de un proyecto, ya que permite tomar decisiones basadas en datos.

El Return of Investment se expresa siempre como un porcentaje que se obtiene de dividir la resta de las ganancias percibidas y la inversión entre la cantidad gastada y multiplicar el resultado por cien:

ROI = (Ganancia - Inversión)/Inversión) x 100

Cuando el ROI es positivo, significa que el proyecto ha generado beneficios. No obstante, se deberá valorar si se consideran adecuados o si la empresa necesita aumentarlos. Para ello, se tendrá que estudiar si se reducen los gastos o si se aumentan los ingresos mediante una subida de precios, por ejemplo.

Si el ROI es negativo, el trabajo realizado ha supuesto pérdidas para la compañía. En estos casos, se recomienda estudiar minuciosamente el proceso para aprender de los errores y evitar volver a cometerlos en el futuro.

El principal dilema al que se enfrentan los gestores de proyectos es encontrar un equilibrio entre la ocupación y la velocidad. Tradicionalmente, se aspiraba a que todos los recursos de una empresa estuvieran ocupados y, por lo tanto, generasen beneficios. Sin embargo, esto supone que los nuevos trabajos tienen que esperar a que haya personal disponible, por lo que los tiempos de entrega se dilatan.

Para alcanzar el equilibrio perfecto y aumentar los beneficios, hay que prestar atención a algunos aspectos relevantes:

• establecer un sistema de entregas parciales que permita recibir ingresos cada cierto tiempo, aunque el proyecto no se considere finalizado hasta haber finalizado todas las tareas;
• analizar el flujo de caja (la diferencia entre los ingresos y los gastos) para que sea positivo a lo largo de todo el proyecto;
• recalcular el presupuesto cuando surjan cambios que afecten al tiempo de trabajo o a la inversión necesaria para desarrollarlo;
• contar con una herramienta de gestión eficiente que facilite la obtención de datos y la toma de decisiones y para reducir el tiempo destinado a trabajo administrativo.

El software de gestión de proyectos de Exact es una herramienta diseñada para coordinar un proyecto desde la planificación hasta la entrega. Las principales ventajas de nuestra solución son que:

• permite registrar las horas de forma sencilla, intuitiva y en tiempo real;
• facilita la facturación al ofrecer una visión global de los importes pendientes de cobro y convertir las anotaciones de tiempo en recibos de forma automática;
• mejora la monitorización de los proyectos;
• se puede acceder a él desde cualquier dispositivo y ubicación;
• agiliza la gestión de filiales o grupos de empresas.

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