Negocios
Haz tus proyectos más rentables, evitando fugas de dinero
Una de las partes fundamentales de cualquier proyecto es su rentabilidad. Pero empecemos por el principio, ¿qué significa que un proyecto sea rentable? La rentabilidad económica de un proyecto se puede definir como la relación entre los ingresos y las pérdidas de una empresa en un proyecto determinado. Por lo que, para ser más rentables en un proyecto, una de las acciones clave a llevar a cabo es evitar fugas de dinero.
Sin duda el papel de las ventas es un eje principal para lograr tal fin, pero la sostenibilidad de una empresa no solo depende de ello. Controlar los gastos de cada proyecto es un factor que garantiza la rentabilidad de las empresas.
Imaginemos la situación soñada por cualquier empresa, proyectos y más proyectos, asociados a grandes volúmenes de facturas que se emiten a los clientes, pero, ¿llevamos un control de ellas? ¿tenemos la certeza de que estamos facturando las cantidades correctas? ¿Hay un seguimiento de su cobro? Si no somos capaces de responder afirmativamente a estas preguntas, muy probablemente el sistema financiero se verá afectado, por la disminución de la rentabilidad del proyecto, hasta el punto de peligrar la estabilidad financiera de la empresa, obligando a tomar decisiones erróneas como subir precios, contratar productos financieros, etc...
Criterios de alto impacto en la rentabilidad de un proyecto
En esta ocasión, en lugar de ver los principios básicos de éxito en un proyecto, nos vamos a centrar en aquellos puntos a tener en cuenta, que tal vez pueden pasar más desapercibidos, pero que sin duda alguna, tienen un alto impacto en la rentabilidad de un proyecto:
Imputar los gastos en tiempo real
En la mayoría de las ocasiones tendemos a introducir el tiempo que destinamos a una tarea al final de la semana o incluso al final de mes y si añadimos que dejamos toda la responsabilidad de nuestra memoria, las consecuencias pueden ser nefastas, porque cuanto más tiempo pase en introducir esas horas más probabilidades tenemos de cometer errores e incurrir en desviaciones económicas que afectan directamente a la rentabilidad del proyecto. La misma incidencia ocurre con los gastos de viajes y dietas ya que es posible que perdamos sus correspondientes tickets o se nos olvide sumar algún gasto que hayamos incurrido.
Una forma sencilla de solucionarlo es ser disciplinados y no dejarlo para “mañana”, porque al registrarlo en tiempo y forma estaremos asegurando que estos costes están correctamente asignados a cada proyecto, evitando el riesgo de costes encubiertos, es decir, de gastos que no se visibilizan hasta que han impactado directamente sobre el presupuesto. Si buscamos evitar fugas de dinero y facilitar el proceso para que nuestros proyectos sean rentables, eduquemos a cada miembro del equipo de trabajo de un proyecto para que reporte sobre los gastos realizados en el momento mismo en el que se produzcan.
Una forma sencilla de solucionarlo es ser disciplinados y no dejarlo para “mañana”, porque al registrarlo en tiempo y forma estaremos asegurando que estos costes están correctamente asignados a cada proyecto, evitando el riesgo de costes encubiertos, es decir, de gastos que no se visibilizan hasta que han impactado directamente sobre el presupuesto. Si buscamos evitar fugas de dinero y facilitar el proceso para que nuestros proyectos sean rentables, eduquemos a cada miembro del equipo de trabajo de un proyecto para que reporte sobre los gastos realizados en el momento mismo en el que se produzcan.
Comunicación interna
Una de las máximas empresariales y que por ejemplo les encanta citar a la dirección financiera “una venta no está realizada hasta que no está cobrada”. Pero para que esto suceda debe existir una buena comunicación interna entre los departamentos implicados. ¿Cómo y con qué importe va emitir una factura el departamento financiero si no es informado por el responsable del proyecto? o por el contrario ¿cómo va actuar en consecuencia con el cliente el responsable del proyecto si no está informado si una factura no ha sido pagada? En este apartado, un aliado perfecto es disponer de un potente gestor documental que permita recoger, ordenar y segmentar toda la información relacionada con el proyecto y que sea accesible a cada una de las personas implicadas. La información es poder. Hagamos que nuestros proyectos sean más rentables con una comunicación interna fluida.
La corrupción del alcance
Es otro de los factores por los que se incurre en una fuga de gastos. Vivimos en un entorno cada vez más dinámico, por lo que es muy habitual que el alcance de un proyecto sufra modificaciones a lo largo de su vida, debido a la incorporación de nuevos requerimientos por parte de los clientes. Esto implica la necesidad, en primer lugar, de informar internamente de la implicación de estos ajustes, sobre todo por pequeños que sean, para realizar un reajuste en la planificación. En segundo lugar, informar al cliente del impacto económico y tiempo para su correspondiente aprobación, ya que en muchas ocasiones, con el objetivo de satisfacer al cliente, procedemos a realizar estos ajustes sin notificarlo internamente provocando un impacto negativo directo en la rentabilidad de este proyecto.
Evaluar la rentabilidad real
Por último, aunque pensemos que tenemos controladas las fugas de gastos, es recomendable evaluar la rentabilidad real del proyecto a su finalización. Una buena evaluación, y una reflexión sobre las causas que han podido hacer que la rentabilidad real se desvíe de la estimada, no sólo nos permitirá tomar medidas para mejorar las situaciones de proyectos futuros, sino también para mejorar la efectividad de la empresa. Poder realizarlo de forma fácil y sencilla pasa por la implementación de un software de gestión de proyectos que permita gestionar los datos más importantes desde cualquier parte y en cualquier momento, y mantener el control, a medida que se incrementa la complejidad de cada proyecto.
