¿Cómo calcular el ROI de un software de RRHH?

Empleados, jefes y departamentos enteros de Recursos Humanos se pueden beneficiar hoy en día de las ventajas que ofrecen los distintos tipos de software para la gestión de recursos humanos. Los programas de recursos humanos son útiles sobre todo para las pequeñas y medianas empresas, pero, independientemente del tamaño de la empresa, está claro que un software de RRHH puede facilitar las tareas y las operaciones en el departamento de Recursos Humanos.

Como pasa con cualquier otra inversión en la empresa, la adquisición de un programa de recursos humanos se tiene que justificar de cara a los que tienen el poder de tomar decisiones. Muchos jefes y responsables de recursos humanos no saben justificar o explicar la verdadera importancia de este tipo de programas y el retorno de la inversión.

Muchas organizaciones ven las tareas de recursos humanos como parte de las habilidades blandas de las organizaciones, al tener que ver con el factor humano. Los miembros de los departamentos de recursos humanos son los que gestionan las preguntas de los empleados, se encargan de la gestión de las vacaciones y de las ausencias y también de la contratación del personal. En el sector de las pequeñas y medianas empresas puede ser bastante difícil materializar el valor añadido de muchas de estas actividades involucradas en el proceso de gestión de los recursos humanos. ¿Sabías que el departamento de recursos humanos gasta en media un 60% de su tiempo en tareas administrativas? Esto sólo les deja un 30% del tiempo para los empleados y un 10% para tareas que le hagan parecer un “partner de negocios” para otros departamentos de la empresa.

El valor de los Recursos Humanos

La mayor parte de los jefes de Recursos Humanos pueden definir claramente las ventajas de contar con estrategias de gestión de recursos humanos si se les da la opción de actuar no sólo como personal administrativo, sino como partner de negocios en la empresa. Aunque no siempre puedan justificar con números la inversión estratégica, ya que trabajar con cifras no es su punto fuerte, está claro que muchas veces los que trabajan en departamentos de recursos humanos se tienen que encargar de defender la necesidad de invertir en una solución de software para la gestión del personal de la empresa.

Calcular el Retorno de Inversión

En las pequeñas y medianas empresas, donde los recursos humanos son sólo una parte del proceso y, en la mayoría de los casos, se gestionan por una sola persona, un software dedicado de recursos humanos se ve como una inversión demasiado cara. Muchas veces se trata simplemente de una idea equivocada, basada en la percepción errónea de que se trata de una empresa pequeña, sin mirar otros números.

La única forma de convencer a la dirección de que la inversión si vale la pena y va a traer sus beneficios es calculando de forma correcta el retorno de la inversión. En otras palabras, hay que preguntarse cómo vamos a ganar dinero a través de la inversión que se va a hacer en el software de negocios y en qué contexto (sobre todo teniendo en cuenta el factor tiempo).

Para calcular la efectividad de la inversión vamos a utilizar la siguiente fórmula matemática:

En la fórmula anterior, la dificultad no está en encontrar el coste de la inversión, ya que se trata simplemente de pedir presupuestos a empresas de software ERP. El verdadero reto es determinar los ahorros que va a suponer el uso del software por toda la empresa.

¿Qué vamos a medir?

El verdadero problema es que muchas empresas no saben qué deberían medir cuando se trata de los procesos de gestión de recursos humanos. Hay una serie de factores más evidentes que otros - las ausencias, los días libres, el número de personas que han aplicado para el puesto, por ejemplo. Pero hay que ir más allá y encontrar las formas en las que se maneja el proceso de selección de personal, las tareas del departamento de Recursos Humanos, el tiempo y el dinero invertidos en otras acciones menos tangibles.

Convencer a la dirección

En ausencia de una idea clara sobre la situación actual y los recursos gastados en el departamento, es difícil “venderle” a la dirección el programa de recursos humanos y convencerles de que sí hace falta tener uno para la empresa. Es por eso que la tarea más importante en esta situación para los jefes de recursos humanos es entender los objetivos a corto y largo plazo de la empresa e intentar traducir estos objetivos en acciones concretas para todas las personas involucradas en el proceso de negocios, incluyendo a los accionistas y a los socios financieros. Los objetivos de la empresa hay que expresarlos en el lenguaje que los socios mejor entienden: el lenguaje del dinero. Cuando se acabe el día, lo que importa de verdad es el beneficio que ha conseguido sacar la empresa. Y si el departamento de recursos humanos quiere contar con un software para la gestión de recursos humanos, tiene que demostrar su contribución a dicho beneficio, que va más allá de decir que la satisfacción del personal ha incrementado un X %.

Los pasos a seguir para conseguir la aprobación para la adquisición de un software de recursos humanos son:

1. Analizar todos los procesos de recursos humanos

Tener registrada cualquier actividad dentro del proceso de gestión de recursos humanos, desde selección de personal hasta conversaciones con los jefes de departamentos, es muy importante. ¿Cuántas veces faltan los empleados? ¿Cuánto tiempo le toma al empleado y al departamento lidiar con la gestión de estos asuntos? ¿Cuál es el coste de estas operaciones? Aparte del coste calculado en función del tiempo que requiere una operación, hay que tomar en cuenta la productividad reducida debido a la ausencia de los empleados. Determinar qué actividades hay que monitorizar y cómo agrupar dichas actividades es una tarea bastante complicada si no se cuenta con los recursos necesarios. Conocer los costes reales de las actividades de recursos humanos de una empresa puede ayudar en la toma de una decisión con respecto a la compra de un software dedicado de recursos humanos.

2. Elige el proveedor de software de recursos humanos más adecuado para ti

No vayas a tu superior con sólo una propuesta. Selecciona varios proveedores de programas de gestión de RR.HH y utiliza las versiones de prueba para ver cómo funciona cada uno de ellos. De esta forma te vas a asegurar de que el programa de RRHH que elijas se adapta a tus necesidades y funciona perfectamente para ayudarte cumplir los objetivos de negocio. Te tiene que convencer primero a ti para que tú puedas convencer a otros de que usar el programa va a traer beneficios para la empresa. También te puede servir echar un vistazo a los folletos de software para recursos humanos para ver cómo vas a poder calcular los ahorros de dinero y tiempo que vas a conseguir gracias al uso de dicho software.

3. Crea tu caso de estudio

Con la información proporcionada por el proveedor de software de RR.HH que estás valorando, tienes que ser capaz de crear un caso de estudio, con la información y utilidades más destacadas del programa. Es eso lo que le tienes que presentar a tu manager, junto con tu análisis y conclusiones.

Afortunadamente, hay muchos programas de recursos humanos que incorporan una calculadora del ROI. Gracias a ello, vas a poder tomar decisiones sobre qué detalles tomar en cuenta, qué hay que medir y cómo puedes incorporar los resultados obtenidos gracias al uso del software en la imagen global de resultados de la empresa. De esta forma, vas a ahorrar tiempo y vas a sacar las conclusiones financieras más rápido. ¡Te deseamos suerte, seguro que disfrutarás del proceso!

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