Cómo automatizar y digitalizar la gestión documental

En algunas empresas todavía existe un sistema de gestión documental tradicional, donde las facturas y otros documentos en papel circulan por la compañía entre las personas autorizadas para ser aceptadas, trabajando, a menudo, en diferentes departamentos o incluso divisiones. Además, también hay otros procesos como el registro, el pedido, la clasificación y el archivo de documentos en papel, que llevan mucho tiempo. 

Por otro lado, hay organizaciones que ya han completado esta etapa, automatizando y digitalizando estos procesos e introduciendo flujos de documentación electrónica. El sistema de gestión documental o DMS (Document Management System) es el principal responsable del almacenamiento, la gestión y el seguimiento de cada documento en una única base de datos integrada. 

¿Cuáles son las ventajas de implementar un sistema de gestión documental o DMS? ¿Qué problemas ayuda a resolver? ¿Cómo es su implementación? A continuación, se responden todas estas preguntas.

El Sistema de Gestión Documental o DMS (Document Management System) funciona con principios similares a los del flujo de documentación tradicional, solo que, en su caso, todas las actividades están automatizadas, por lo que todo el proceso lleva menos tiempo, existe una trazabilidad completa y no requiere tanta implicación por parte de los empleados. 

Además, cualquiera puede beneficiarse del uso de un DMS sin importar el puesto de trabajo, el tamaño de la empresa o el sector.

Por ejemplo, en el caso de un departamento de contabilidad, un DMS puede resultar de gran ayuda a la hora de automatizar el registro de facturas. En este caso, el proceso comienza con el escaneo de la factura a través de una herramienta OCR, que extrae la información directamente al sistema. En la siguiente etapa, estos datos permitirán la distribución de los documentos a las personas o departamentos apropiados de la organización. Posteriormente, sólo queda aceptar el documento por parte de la persona designada, completar los datos necesarios y registrarlos adecuadamente. En definitiva, se convierte en una significativa reducción de todo el proceso manual de la gestión documental.

El flujo de trabajo de documentos electrónicos permite ahorrar tiempo, y a la larga, también dinero. A continuación, mencionamos algunos de los problemas específicos que resuelven este tipo de soluciones DMS: 

• A menudo, los registros procesados de forma tradicional pueden perderse o llegar a la persona equivocada, lo que podría generar, por ejemplo, retrasos en los pagos o falta de puntualidad en el desempeño de las tareas por parte de los empleados. Un sistema adecuado protege contra este tipo de situaciones, ya que un documento pasará automáticamente a la siguiente persona incluida en el proceso. Por lo tanto, no hay posibilidad de que el documento se pierda o caiga en las manos equivocadas.

• Contrariamente a las apariencias, los costes asociados a la recopilación física de documentos pueden ser muy elevados. Para este tipo de actividades se requiere un archivo especial, y a menudo, una persona que se responsabilice de la gestión del mismo. Una empresa con un sistema de gestión documental electrónico elimina estos costes.

• Un flujo de trabajo documental inadecuado también puede provocar problemas de comunicación en el equipo. Un software que organice este proceso de forma digital facilitará la colaboración entre los departamentos y mejorará la división de tareas. Si la organización recibe documentos en papel, un gran número de personas tiene que trabajar de forma estacionaria para poder gestionarlos. Hoy en día, con el teletrabajo, esto resulta más complicado, por ello, implementar un sistema DMS en la empresa, resulta imprescindible.

• Un sistema de gestión documental o DMS permite trabajar en la oficina y desde casa. De hecho, muchas aplicaciones avanzadas incluso tienen la capacidad de funcionar en dispositivos móviles, gracias a lo cual se puede tener acceso a los datos desde cualquier lugar con conexión a internet. 

• En el modelo tradicional, la búsqueda de un documento específico puede resultar laboriosa. A menudo, un empleado tiene que buscar archivos en una pila de papeles, esto supone una gran pérdida de tiempo y su rendimiento disminuye. En cambio, a través de un sistema de gestión documental todos los documentos o facturas necesarias se recopilan en un único lugar centralizado que te permite buscar y compartir información fácilmente con otras personas.

• El programa de gestión documental reduce el tiempo de acceso a los documentos y de manejo de facturas hasta la mitad, lo que, a su vez, influye positivamente en la eficiencia y la eficacia del trabajo.

La implementación de un sistema de gestión documental en la empresa debe ir precedida de una buena investigación sobre los proveedores y soluciones disponibles, de forma que se ajuste al máximo a las necesidades de la organización. Después de todo, de nada serviría invertir en un producto que podría decepcionar tras la puesta en marcha, bien porque su funcionalidad exceda o no cubra correctamente nuestras necesidades de negocio.

A la hora de realizar el proceso de selección de proveedores, conviene comprobar, por ejemplo, las referencias de un determinado software así como sus garantías de soporte postventa. También recomendamos averiguar si existe la posibilidad de subvencionar esta inversión, por ejemplo, con fondos de la Unión Europea destinados a la informatización de las operaciones de las empresas.

La implementación de un sistema de gestión y control documental suele tardar un poco menos que la implementación de funcionalidades de otras áreas. Dependiendo del grado de personalizaciones, su implementación puede ir desde varios días hasta varios meses. 

Por otro lado, la implementación se realiza mediante la instalación de un software estándar que luego se parametriza para cada empresa en particular. Posteriormente, tienen lugar la migración de datos, las pruebas del sistema, y por último, la formación de los usuarios.

Somos conscientes de la prioridad que las empresas dan a la seguridad de los datos, especialmente si se tiene en cuenta la regularidad con la que las organizaciones procesan información sensible protegida por la ley RGPD. En este sentido, la gestión documental tradicional no proporciona esta protección y está asociada a muchos riesgos. 

Por ello, un sistema DMS como el de Exact permite a la dirección de tu empresa asignar roles, permisos y accesos a datos específicos, así como la posibilidad de hacer una trazabilidad completa de los cambios y versiones realizados.

La solución de Exact también garantiza que las personas no autorizadas no puedan acceder a documentos confidenciales que contengan, por ejemplo, datos personales sensibles o información sobre clientes. 

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