Integreon Global racionaliza sus procesos de negocio

Cómo una empresa racionaliza sus procesos de negocio y salva las diferencias internacionales con Exact Synergy y Exact Globe.

Una cartera diversa de productos de alta tecnología... una familia de empresas repartidas por varios países... procesos comerciales complejos en los que participan numerosos interesados... Para Integreon Global, es su día a día de trabajo.

Como empresa matriz de algunos de los nombres más fiables de la industria de las ciencias biológicas -Cryopak, DDL, LaunchWorks y Nexkemia- esta empresa con sede en Nueva Jersey presta servicios a una amplia base de clientes internacionales, con subsidiarias ubicadas en los Estados Unidos, Canadá y Francia. Sus innovadores productos y servicios abarcan desde el envasado de la cadena de frío y las soluciones de control de la temperatura, hasta el envasado, las pruebas de productos y materiales, la fabricación por contrato y la fabricación de resina de poliestireno expandible (EPS).

Uno de los principales retos a los que se enfrenta cualquier empresa multinacional es la racionalización de los flujos de trabajo, manteniendo al mismo tiempo un equilibrio perfecto del trabajo en equipo en multiples ubicaciones. Por eso Integreon Global ha apostado por Exact Synergy y Exact Globe. Según Jennifer Hutton, Directora de Tecnología de la Información de Integreon Global, "Ya sabíamos que Exact era simplemente el producto más eficiente para la gestión financiera, y descubrimos que también nos permitía controlar el almacenamiento y el inventario. Ahora, lo usamos en muchas áreas diferentes de nuestro negocio. Simplemente funciona mejor para todos. Hemos migrado todas las unidades de negocio de los sistemas existentes a Exact".”

Jennifer ha estado a cargo de las aplicaciones de negocios en Integreon Global casi dos años, pero en este período ha sido testigo de un importante cambio en toda la compañía. Afortunadamente para Integreon, Jennifer resulta ser una de las usuarias de software de gestión de procesos de Exact más experimentadas de Norteamérica.

"He estado trabajando con el software de Exact durante casi quince años", dice. "Mi trabajo es cuidar cada día de todas las soluciones de software de nuestra compañía, incluyendo nuestro ERP y nuestro CRM, así como Exact Globe y Exact Synergy". Algunos de los principales focos de atención de Jennifer dentro de sus funciones son la mejora de los procesos y la racionalización de los flujos de trabajo. "Eso significa investigar las funcionalidades adicionales de Exact para trabajar más rápido y más eficientemente."

Ahora que Exact se ha convertido en parte de las operaciones diarias de Integreon Global, Jennifer dice que está particularmente impresionada con la flexibilidad del software, así como con el excelente apoyo internacional que recibe.

"Una de las razones por las que me apasiona tanto Exact personalmente, son sus inmensas posibilidades", dice Jennifer. "La gente siempre me pregunta: ¿Qué puede hacer Exact Synergy?" Yo les respondo: "El cielo es el límite. Puede hacer lo que quieras que haga".

"La razón por la que empezamos a trabajar con Exact Synergy es que nos permite agilizar nuestros procesos de negocio. Durante la pandemia de COVID, por ejemplo. Nuestros trabajadores tuvieron que pasar rápidamente a trabajar en casa. Solíamos ser una empresa que utilizaba papel para rastrear nuestros flujos de trabajo. Trabajar con Synergy nos ha permitido eliminar el papel y gestionar nuestros flujos de trabajo a través de diferentes países y todas nuestras unidades de negocio".

Según Jennifer, Exact Synergy permitirá a los empleados de Integreon Global trabajar de forma más independiente. Por ejemplo, le dará un acceso más fácil a información importante de ventas. "Si nuestros representantes de ventas en un lugar no tienen acceso al ERP, aún pueden acceder a Synergy de forma remota a través del portal web. Synergy es una herramienta híbrida, por lo que se puede utilizar como un CRM, pero también como un HRM o para la gestión empresarial, en particular con los flujos de trabajo y la gestión de proyectos".

"Una de las cosas que encuentro más útiles para casi todas nuestras unidades de negocio son las características del flujo de trabajo de Exact Synergy. En este momento, estamos usando sus flujos de trabajo para gestionar nuestros proyectos. Esto elimina la necesidad de enviar sobres y carpetas, y decenas, si no cientos de correos electrónicos de oficina a oficina para obtener las firmas. Todo esto se soluciona cuando se tiene un flujo de trabajo electrónico con Synergy. Todos estos flujos de trabajo sucederán electrónicamente, y esto nos permite comunicarnos más eficientemente y eliminar el error humano. También mejora nuestro servicio al cliente: ahora, podemos saber fácilmente el estado de un proyecto o un pedido cuando un cliente llama, con sólo hacer un check-in en Synergy. Cualquier persona con la que el cliente hable, tiene acceso a la misma información en tiempo real en su pantalla".

Exact Synergy también le da a Jennifer la flexibilidad de adaptarlo a las necesidades específicas de las diversas unidades de negocio de Integreon. "Tenemos cinco unidades de negocio, repartidas en cuatro empresas y trece oficinas. Todas ellas tienen diferentes modelos de negocio", explica. "Hay mucha diversidad, si se observa lo que hace cada una de nuestras unidades de negocio por separado. Es como decir que criamos cebras y construimos camiones, todo dentro de la misma empresa".

Una de las empresas de Integreon, Cryopak, ofrece una amplia gama de envases de cadena de frío, servicios de pruebas y soluciones de control de temperatura. Para satisfacer las necesidades de su diversa base de clientes, Cryopak necesita un software de gestión de procesos flexible. "En Cryopak, utilizamos Exact como herramienta de gestión de proyectos. La funcionalidad del flujo de trabajo realmente significa algo diferente para cada cliente", dice Jennifer.

Exact es lo suficientemente flexible como para tener en cuenta estas diferencias, al tiempo que crea una experiencia de usuario racionalizada y coherente en todo Integreon Global. "Con Exact, te puedes adaptar a modelos de negocio muy diferentes sin tener que comprar múltiples piezas de software. Esta es una funcionalidad básica que podemos convertir en algo verdaderamente personalizado."

Otro desafío común al que se enfrentan las empresas globales como Integreon es garantizar un trabajo en equipo sin fisuras a través de las fronteras internacionales. "Hay muchos ERP que se pueden utilizar en Europa, pero no en América del Norte, por ejemplo", explica Jennifer. "Una de las ventajas de Exact Globe es su funcionalidad de legislación localizada. Eso nos permite utilizar el mismo software en tres países diferentes, repartidos en dos continentes. Exact Globe está construido para tener en cuenta esas diferencias y la singularidad de la estructura de nuestra empresa. Es nuestra columna vertebral de gestión financiera, y lo usamos en todas nuestras unidades de negocio ahora".

Lo mejor de todo, dice Jennifer, es que Exact está respaldada por un soporte experto internacional al cliente, en caso de que se encuentre con alguna consulta que requiera una solución personalizada. "Es un soporte internacional, pero Exact hace que se sienta como si no fuera un soporte internacional. Sólo pienso en ello como un apoyo. Obtienes el mismo nivel de soporte, sin importar en qué país estés, y tienes acceso a recursos que no están dentro de tu país o incluso de tu propio continente".

"Incluso si pongo un ticket de asistencia a las tres de la tarde en Nueva York, por ejemplo, puedo esperar una respuesta el mismo día. No es como tener que esperar hasta la mañana siguiente, como hago con otros proveedores. Exact proporciona apoyo en los momentos en que lo necesitamos", afirma.

Integreon Global sigue expandiéndose con la ayuda de herramientas de gestión de procesos como Exact Synergy y Exact Globe. Jennifer sabe que todavía hay muchas posibilidades emocionantes por explorar. A lo largo de su carrera, ha visto lo adaptables que son los productos de Exact.

"En Integreon estamos bien encaminados hacia nuestro objetivo de racionalizar nuestros procesos", dice. "Creo que Exact todavía nos da muchas más opciones, incluso más allá de la gestión de los flujos de trabajo. Apenas hemos empezado a ver de lo que es capaz. Para mí, el 'flujo de trabajo' no cubre exactamente lo que hace Exact Synergy. Hay mucho más... RR.HH., CRM, software de gestión de incidencias para el seguimiento del mantenimiento preventivo y reactivo, gestión de documentos, gestión de gastos, lo que sea". Para Jennifer y sus compañeros de Integreon Global, parece que el cielo es realmente el límite.