Cómo un líder del mercado se prepara con Exact RPA

Cuando Cold Chain Technologies pasó a utilizar Epicor como su ERP, necesitaba una solución que le permitiera seguir utilizando Exact Synergy. A través de GLM Systems, terminaron usando Exact RPA, el cual integra por completo Synergy en su nuevo ERP. Ahora, sus empleados se benefician de una experiencia de gestión de procesos fluida con flujos de trabajo dinámicos y automatizados. Hablamos con Shawn Gamble, analista senior de sistemas ERP y especialista en integración de Cold Chain Technologies, sobre lo que esta integración ha significado para su empresa.

Cold Chain Technologies comenzó en 1967 como una empresa de envasado de alimentos en el área de Boston, proporcionando soluciones de refrigeración para el transporte de langostas frescas al mercado. En la actualidad, se ha convertido en uno de los proveedores de productos de refrigeración más avanzados tecnológicamente en la industria de las biociencias.

“Por aquí, a menudo bromeamos diciendo que cualquiera puede poner agua en una bolsa, congelarla y venderla”, dice Shawn Gamble. “Lo que nos distingue es la investigación interna que llevamos a cabo. Certificamos muchos de nuestros productos para la industria de las biociencias, lo que garantiza que deben permaner dentro de rangos de enfriamiento muy específicos”.

Shawn ha trabajado en Cold Chain Technologies durante los últimos siete años. Durante ese período, ha sido testigo del crecimiento continuo de la empresa. A medida que su negocio se expandía, Cold Chain Technologies comenzó a buscar un nuevo ERP que se adaptara mejor a sus necesidades. “Estábamos en el punto en el que estábamos listos para pasar a un nuevo sistema ERP”, dice Shawn. "Terminamos optando por Epicor después de probar otras soluciones".

Junto con el nuevo ERP, Cold Chain Technologies quería seguir utilizando Exact Synergy, ya que durante mucho tiempo ha sido una herramienta fiable dentro de la empresa. “Hay tres cosas que Synergy hace realmente bien para nosotros”, dice Shawn. "Estas son: la gestión de documentos, los flujos de trabajo y la asociación de todas las diferentes entidades en una misma base de datos". Para continuar beneficiándose de estas características, Cold Chain Technologies necesitaría integrar Synergy en Epicor.

El desafío al que se enfrentan Shawn y su equipo es el de hacer que la integración sea un éxito. Cerrar la brecha entre Epicor y Synergy sería un beneficio comercial importante. Permitiría a la empresa seguir utilizando su sistema fiable de gestión de procesos, Synergy. Esto ahorraría tiempo y dinero, porque no habría necesidad de volver a capacitar a los empleados sobre el uso de un nuevo sistema. Además, la empresa podría seguir usando un producto que ya posee en lugar de necesitar tener licencias de nuevos productos para realizar las mismas tareas.

Afortunadamente, Shawn es uno de los principales expertos en Synergy de Estados Unidos. Desde 2009 hasta 2011, fue incluso presidente del grupo de usuarios de Synergy a nivel nacional. A pesar de sus impresionantes credenciales, Shawn describe su trabajo como "hacer que Synergy funcione para la empresa". Y esta es una tarea importante, porque, según Shawn, "Usamos Synergy en todas las áreas de nuestra empresa. Mi función es mantenerlo en funcionamiento y seguir cambiando a medida que cambia nuestro negocio".

Como especialista experimentado en integraciones, Shawn sabía que habría algunos "vacíos que llenar" al integrar Synergy en Epicor. "Con cualquier software, habrá brechas", dice. "Es fundamental que una empresa trabaje con terceros y otros proveedores de software".

Shawn también había trabajado extensamente con GLM Systems, el desarrollador de Exact RPA, en numerosos proyectos de integración en el pasado. Sabía que Exact RPA sería una solución ideal para integrar Synergy en Epicor.

"Exact RPA hizo posible la integración", dice Shawn. "Poder integrar Synergy en nuestro nuevo ERP fue un gran beneficio para nosotros. Y afortunadamente, Exact RPA salió en el momento adecuado. Coincidió completamente con nuestro cronograma para el lanzamiento de nuestro nuevo ERP".

Shawn dice que, gracias a Exact RPA, Cold Chain Technologies ahora se beneficia del uso de Synergy junto con su nuevo ERP. En términos de gestión del flujo de trabajo, Shawn dice que Synergy le da a su empresa la flexibilidad de diseñar flujos de trabajo dinámicos y automatizados, gracias a una característica especial conocida como el "motor de reglas". Esto permite que Shawn y su equipo desarrollen reglas sofisticadas para asignar tareas automáticamente en función de condiciones predefinidas.

"Mis clientes dentro de la empresa siempre me preguntan: "¿Podría hacer esto? ¿Podría hacer eso? ” El motor de reglas me permite darles a los usuarios lo que quieren. No les importa cómo funciona. Todo lo que saben es que funciona".

"El motor de reglas te permite ser realmente imaginativo en la manera de diseñar los flujos de trabajo", dice Shawn. "Lo estamos utilizando para automatizar los flujos de trabajo en prácticamente todas las áreas de nuestra empresa". Exact RPA también mantiene las asociaciones de administración de flujo de trabajo en su lugar cada vez que se crean nuevos elementos en el ERP. Cuando se revisa un documento en Epicor, Exact RPA permite que también se actualice automáticamente en Synergy.

"Solía ​​haber datos maestros y datos esclavos. Lo bueno es que ahora, a nivel de campo, puedes especificar qué elemento es maestro o esclavo", explica Shawn. "Un elemento en Epicor puede ser el maestro para empezar, pero en una revisión que realices en Synergy se puede especificar como el maestro, de modo que la información en Epicor se actualice automáticamente".

Al final del día, Shawn sabe que sus usuarios esperan que su software de gestión de procesos funcione y les ayude a hacer su trabajo más fácilmente. "Usar Exact RPA con Synergy significa que no tengo que decirles a mis usuarios 'no' cuando me piden algo", dice. Esta es exactamente la solución de gestión de procesos dinámicos que Cold Chain Technologies necesita a medida que continúa su crecimiento.