Cada euro ahorrado es un euro más invertido

Muchas organizaciones pierden la ocasión de conseguir mayores ahorros en sus compras, comenta Edward Burgers, director de Global Procurement en Exact: «Las empresas que estructuran adecuadamente sus procesos de compras y pagos (Purchase to Pay, P2P) pueden aumentar sus beneficios. Si inviertes lo que ahorras en un buen equipo de operaciones, ganarás el doble»

P2P significa literalmente «de la compra al pago». Pero podríamos añadir al proceso P2P el paso previo a la compra, porque en el margen de negociación encontramos una oportunidad de hacer dinero. Muchas empresas trabajan con proveedores fijos y no prestan demasiada atención a los costes. No obstante, negociando los precios se consigue a menudo mejor calidad por menos dinero. Otra opción es usar un único proveedor para las compras acordando una rebaja.

En la mayoría de las organizaciones, P2P es sinónimo de oportunidades desperdiciadas y de mucha gente involucrada. El proceso empieza con un formulario de solicitud de orden de compra, al que sigue la aprobación del responsable del presupuesto. Una vez hecho el pedido, se entregan los productos o se presta el servicio. La factura de compra se envía entonces al departamento administrativo, que comprueba los datos, organiza la aprobación y realiza el pago. En Exact optimizamos este proceso al máximo para nuestros clientes y creamos mayor valor con un proceso más sencillo y visible. De este modo, ahorramos una cantidad considerable de tiempo y dinero.

Mucha gente de la organización solo se entera de que se ha pedido algo cuando llega la factura. En un proceso estructurado, esto resulta visible en una fase más temprana y se ahorran sorpresas en las obligaciones financieras. Naturalmente, también en Exact trabajamos con nuestro software P2P, que nos ofrece una visión clara de los gastos de nuestras 24 oficinas en 15 países en cualquier momento dado.

Cuando me reúno con mi director de TI, le muestro un cuadro dinámico que le indica el volumen de gastos de TI en Asia esa semana, por ejemplo. Puede haber buenas razones por las que un centro de datos de Malasia resulte mucho más caro que el americano. Quizás los servicios o instalaciones de TI allí resulten más caros. Pero si los gastos no se justifican, tienes la posibilidad de hacer algo.

Muchas empresas pierden tiempo a causa de sus procesos anticuados. Las facturas se mandan por correo o email, tienen que abrirse sobres, identificar qué contienen y qué departamento es responsable. Luego, alguien tiene que registrar la entrega de la máquina para preparar la factura de pago. Con nuestra solución P2P, se sabe desde el principio cómo se tienen que registrar los gastos. Los pedidos nunca se mandan a los proveedores sin la aprobación del responsable del presupuesto, lo que evita ambigüedades sobre quién pidió qué cosa y quién tiene que pagarla. Invertir lo que se ahorra de esta manera en un buen equipo de operaciones asegura el doble de beneficios.