De contable a asesor: Business Inteligence (BI) para la gestión financiera

Los directores financieros se enfrentan a diferentes retos diariamente. Aunque cuentan con información crucial que puede tener un gran impacto sobre la estrategia del negocio, a menudo no pueden contribuir a mejorar los resultados. Como los métodos tradicionales de reporting consumen tanto tiempo, a menudo simplemente reenvían la información, sin analizarla ni comentarla. Unas herramientas adecuadas de BI pueden cambiar esta situación.

Los programas de analítica empresarial juegan un papel fundamental a la hora de aligerar el trabajo a los directores financieros, ya que dan visibilidad a grandes cantidades de datos de forma rápida y sencilla.

Mientras que los informes tradicionales se centran en preguntas desarrolladas por el equipo de TI, los sistemas de analítica empresarial ofrecen un estudio personalizado de los datos con solo un clic. Esto permite convertir en tiempo real grandes cantidades de datos en KPI y tendencias globales que se presentan en cuadros de mando perfectamente ordenados.

A su vez, estos KPI permiten disponer de una visión clara sobre actividades y procesos que se podrían mejorar, para conseguir aumentar el ritmo, la eficiencia, la precisión y, por supuesto, los beneficios. En resumen, se trata de toda la información que la dirección necesita para gestionar la empresa de manera eficiente.

En comparación con el reporting tradicional, supone un importante paso adelante para los profesionales financieros. Los datos hacen referencia a lo que está ocurriendo en ese preciso instante, y no a la situación existente en el momento de consultar la base de datos. A su vez, esto se traduce en una mejora considerable en los procesos de toma de decisiones. Las tendencias pueden identificarse con antelación para llevar a cabo cambios positivos y evitar los negativos.

Las herramientas de BI ayudan a los directores financieros a ahorrar tiempo de dos maneras distintas. En primer lugar, la información está disponible al instante, por lo que ya no tienen que esperar a que el departamento de TI procese una solicitud. Y, en segundo lugar, pueden obtener ellos mismos gran parte de los datos que sus compañeros necesitan, lo que reduce el número de solicitudes. Así, el departamento financiero no tiene que proporcionar la información al resto de la organización. Y, además, todo el mundo tiene acceso a los mismos datos.

El tiempo que ahorras se puede utilizar para analizar y evaluar los resultados. Así, los profesionales financieros pueden asesorar de manera activa al equipo de dirección sobre la estrategia empresarial o la mejora de los procesos de negocio.

La disponibilidad de datos financieros en tiempo real de un vistazo permite a los directores financieros supervisar constantemente la organización. La dirección puede consultar facilmente el flujo de caja, la liquidez, los ingresos, los beneficios, los pagos y el capital propio. Además, disponen de una visión clara de los pagos e ingresos pendientes de todas las unidades de negocio. Las reuniones cuentan siempre con los datos de facturación, pérdidas y ganancias y con la opción de profundizar a nivel transaccional para descubrir las causas específicas.

Con unas herramientas de BI adecuadas, obtener información relacionada con las ventas es sumamente sencillo. Es posible ver de forma rápida quién está comprando qué, dónde y en qué momento. Los volúmenes de ventas por comercial, y su porcentaje en comparación con el margen total, están disponibles a solo un clic. Disfruta de una visión completa de lo que un producto aparentemente bueno (gran volumen de ventas) aporta realmente a los beneficios, o bien sobre qué ocurriría si determinados productos se eliminaran de tu catálogo.

Con todos estos datos, los directores financieros pueden involucrarse de manera eficiente en las decisiones. ¿Qué líneas de productos necesitan más marketing y dónde? ¿Cómo podemos optimizar nuestro inventario para aumentar nuestro capital de trabajo? ¿Cómo podemos enfocar los proyectos que no generan suficientes ingresos? ¿Qué clientes tienen problemas con los pagos y por qué? ¿Y qué podemos hacer al respecto? 

La información acerca de estos eventos y tendencias resulta fácil de consultar y está a disposición de todos los implicados, para que los expertos financieros de la empresa sean tanto controllers como estrategas. Al reducir las tareas administrativas, pueden dedicar sus conocimientos en optimizar la empresa.