La contabilidad sin manos es un viaje, no el destino final

La digitalización de largo alcance es la nueva norma en el mundo de las finanzas. Procesos inteligentes y totalmente automatizados que eliminen las transacciones manuales y las complejas hojas de cálculo. En Exact llamamos a este fenómeno contabilidad sin manos. Nuestro director financiero, Onno Krap, y Kevin Mottard, director de la comunidad neerlandesa de directores financieros en Alex van Groningen, explican el profundo impacto que la digitalización tiene sobre las empresas.

¿Cómo de digital es Exact? ¿Sois un ejemplo como desarrolladores y proveedores de software de gestión?

Krap: «Analizamos continuamente todas las actividades manuales, lo que ha resultado en la eliminación de la gran mayoría de ellas. Este alto nivel de automatización nos permite centrarnos en las excepciones, que también queremos digitalizar en un futuro».

¿La tecnología es el único motivo de este cambio radical en las empresas?

Krap: «En lo que se refiere a la contabilidad sin manos, también conocida como contabilidad robótica, la tecnología solo es una parte de la historia, y seguramente no sea ni la más compleja. La contabilidad sin manos está muy relacionada con el diseño de la organización (las personas) y los procesos. La tecnología no es más que la pieza final del rompecabezas, la que lo hace todo posible. En cuanto a Exact, quizá sea necesario algo de contexto. Somos una empresa global con oficinas en diecisiete países. Anteriormente, cada oficina local implantaba los procesos a su manera. No tiene mucho sentido automatizar procesos si solo haces unas pocas transacciones no estandarizadas en distintas ubicaciones.

Cuando llegué en 2012, diseñamos el programa de Centralización, estandarización y automatización. En la actualidad, todas nuestras sedes cuentan con una organización administrativa centrada en tres lugares: Delft, Kuala Lumpur y EE. UU. Las transacciones habituales se procesan de manera centralizada. El procesamiento de facturas, por ejemplo, es responsabilidad de Kuala Lumpur, lo que nos ha permitido crear un volumen de transacciones en esa sede. Para lograrlo, hemos creado un único proceso global de procesos de pago a partir de los distintos procesos de compra locales. Con el proceso totalmente automatizado, proveedores de cualquier punto del planeta pueden enviar una factura que el responsable del presupuesto lee y asigna a una orden de compra. Al mismo tiempo, trabajamos con nuestros proveedores para ofrecer el mayor número de facturas digitales posible, a fin de mejorar nuestro propio proceso. Este tipo de transformaciones repercuten en toda la organización y su entorno, tanto a nivel de empleados como de procesos. Como puedes ver, la tecnología es el paso final.

Hemos empleado nuestra experiencia en el diseño del proceso de pago con el resto del sistema financiero, creando tres grupos de procesos globales: proceso de pago, proceso de efectivo y proceso de creación de informes. Cada uno de ellos cuenta con un responsable global, que además tiene la responsabilidad última del diseño eficiente y efectivo de sus procesos.

¿Son todos los directores financieros tan expertos en tecnología como Onno Krap?

Mottard: «Muchas empresas se deshacen de las cosas más simples. Las más grandes empezaron a hacerlo hace cinco o seis años y las pymes hace tres. Pero la digitalización no puede ser un fin en sí mismo. La verdadera cuestión es cómo aplicar la digitalización para hacer avanzar tu negocio. La robotización puede ser el motor de la eficacia, pero ello no conlleva efectividad. El papel de las personas es vital también. A menudo asumimos que los empleados están familiarizados con los cambios, pero no siempre puedes enseñar desde cero. Es posible que tengas que plantearte cambiar a determinadas personas a puestos distintos, porque si el proceso A se está automatizando, eso no quiere decir que la misma persona pueda gestionar el nuevo proceso B. Algunas personas evolucionan, pero otras tienen que irse y dar paso a nuevos perfiles».

¿Cómo ayuda Exact a otros emprendedores que no cuentan con contabilidad sin manos?

Krap: «Lo hacemos de distintas maneras. Para seguir con el ejemplo anterior de nuestro proceso de pago: la facturación es un proceso anticuado, pero aun así enviamos muchas facturas. Por eso parece tan difícil de estandarizar. Hace poco, el gobierno empezó a obligar a sus nuevos proveedores a facturar en UBL (Universal Business Language) y no puedes hacer negocios con el gobierno si no lo usas. Las empresas más grandes suelen hacer que sus proveedores facturen en un formato estandarizado. Estamos haciendo lo posible para que las empresas neerlandesas se pasen a la facturación electrónica. No solo porque Scan & Recognise y las facturas electrónicas son productos que hemos creado nosotros, sino porque ayudan a impulsar la economía y ahorran una cantidad considerable de tiempo y dinero».

¿Dónde acabarán estos cambios?

Krap: «No acaban nunca, es un viaje. No se trata de lidiar con un número de problemas un día y empezar a gestionar tus procesos financieros sin manos al día siguiente. Sin embargo, la imagen de los procesos financieros está cambiando muy rápidamente y hay menos personal procesando transacciones y un aumento relativo del que lleva a cabo análisis de datos, lo que contribuye a lograr una mejor gestión empresarial».

¿Qué cambios serán determinantes para el futuro de las finanzas?

Mottard: «Actualmente se habla mucho de las irrupciones, de cómo empresas como Uber y Airbnb están cambiando mercados completos. Pero a veces los negocios se hunden porque la organización es demasiado compleja y burocrática, y no se dan los debates internos necesarios. La organización ideal hace frente a los problemas, se desafía continuamente, propone ideas y se centra en el cliente. Puedes tener a diez empleados sénior que generen ideas o aprovechar la iniciativa de miles de personas en toda la organización. Es vital que las finanzas estandaricen y automaticen lo que deben, pero también deben dejar espacio para emprender. Si no, hay demasiada gestión vertical y se acaba desperdiciando el talento. En mi opinión, involucrar a los empleados es más importante que el nivel de automatización en sí.