Las cinco ventajas del registro de horas a través del móvil

Hoy en día el registro de horas se ha vuelto fundamental en las empresas. De media, los consultores registran un 15% menos del tiempo que han dedicado realmente a sus clientes (Fuente: M&C (en holandés). Obviamente, desde un punto de vista financiero, no es lo ideal; esto hace que sea cada vez más necesario facilitarle al consultor el registro de su tiempo de una manera sencilla. ¿La solución? Una aplicación móvil. Analizaremos en detalle y repasaremos las cinco ventajas principales de adoptar el registro de las horas de trabajo a través del móvil.

Las hojas de horarios de las empresas suelen ser engorrosas y complicadas de usar, lo que provoca que los consultores traten de eludir el proceso en la medida de lo posible. Esto provoca imprecisión en los registros que, además, tardan aún más tiempo del necesario en completarse. El resultado final resulta ser una visión general muy imprecisa del tiempo invertido realmente en el cliente. Solo el 20% de los consultores declaran registrar sus actividades más de una vez al día, y un 18% lo hace solo una vez. Alrededor del 40% imputan sus horas de trabajo una o dos veces por semana, y un 22% solamente una o dos veces al mes.

La aplicación para móviles permite a los consultores realizar el registro del tiempo trabajado con mayor facilidad y frecuencia; no una única vez al mes, sino varias veces por semana. Al eliminar los obstáculos para la introducción precisa de la información, el registro del tiempo empleado es mucho más representativo.

Es una práctica común posponer el registro del tiempo hasta el último momento. Todos reconocemos esta situación. Esto tiene como consecuencia que haya que recurrir más a la memoria y a buscar anotaciones y mensajes de correo electrónico que permitan reconstruir exactamente el trabajo que se hizo en todos y cada uno de los días de la semana pasada, semanas e incluso meses atrás.

La aplicación móvil fomentará entre los empleados la proactividad y la disminucion del tiempo transcurrido entre la actividad y el correspondiente registro. Piense en tareas como realizar llamadas telefónicas o enviar un mensaje de correo electrónico. Invertimos al menos un 28 % del trabajo de la semana en leer y responder correos. La aplicación permite registrar el tiempo trabajado de un modo más sencillo y más lógico inmediatamente después de cada proyecto, en vez de tener que iniciar sesión primero en un ordenador para acceder a otro sistema, lo que resulta demasiado complicado.

Un consultor dedica, de media, unos 13 minutos a la semana a registrar el tiempo trabajado. ¿Cuánto tiempo dedican a ello sus consultores? Cuanto más tarden en hacer sus imputaciones de horas, más difícil les resultará obtener información precisa y más tiempo les llevará recuperar los detalles necesarios —un tiempo que podría y debería ser empleado trabajando para un cliente—.

Haga un sencillo cálculo usted mismo: se pierden casi dos días de trabajo al año por ineficiencias en el proceso de registro del tiempo trabajado. Se trata de un tiempo muy valioso que se aprovecharía fácilmente mediante el uso de una aplicación móvil.

El registro del tiempo a través de una aplicación móvil crea una impresión mucho más positiva para su personal; algo que, sin duda, notarán los clientes. Además, el uso de la aplicación móvil ofrece una experiencia de usuario muy mejorada. El consultor tiene siempre a mano la información que necesita. ¿Quién pierde de vista su móvil hoy en día? Todo el mundo lo lleva siempre consigo. De este modo, buscar un dato adicional o agregar una anotación a un archivo resulta más fácil que nunca. Ya no hay excusa para no hacer un uso inteligente de su smartphone.

Son evidentes los beneficios de registrar las horas trabajadas mediante una aplicación móvil. No obstante, procure no desperdiciarlos enviando el resultado en última instancia, como antes, a una hoja Excel, o no combinándolo con la planificación del proyecto. No deje a los suyos flotando en la incertidumbre: proporcióneles visión y control integrando plenamente su registro de horas con el sistema de planificación y con la solución ERP (o back office). Con la planificación, para asegurar que se incluya y se utilice toda la información relevante. Y con su ERP para que esas horas registradas pasen directamente al proceso de aprobación, facturación y un flujo de caja optimizado.