Presupuestación
Cada año se elaboran planes para las actividades o proyectos del próximo año, y, por supuesto, estos conllevan un coste. ¿Cómo se van a financiar? Para esto se creó la presupuestación. Este proceso consiste en analizar cómo se cubrirán los gastos planificados a corto y largo plazo con los recursos económicos disponibles. En esencia, se trata de una base financiera para tus planes empresariales. Así, sabrás exactamente si cuentas con el dinero suficiente para las actividades que deseas realizar y podrás establecer con mayor facilidad prioridades (financieras) a lo largo del año.
Presupuesto: su significado y explicación
A menudo utilizamos los términos "estimación", "presupuestación" y "planificación (financiera)" indistintamente. Sin embargo, existen pequeñas diferencias. La elaboración de presupuestos es una descripción completa de las consecuencias financieras esperadas de determinadas actividades. Es como una gran lista de verificación financiera: ¿cuánto costará y cuánto se obtendrá ? A la hora de hacer un presupuesto, los números se vuelven más serios. Aquí es donde estableces objetivos concretos para el año y tratas de cumplirlos. Una especie de disciplina financiera para todos los involucrados. En definitiva, procesas todas estas acciones y costes asociados en tu planificación financiera.
¿Qué es la gestión presupuestaria?
La gestión presupuestaria, también conocida como seguimiento del presupuesto, consiste en analizar de forma continua el desempeño financiero de una organización en relación con el presupuesto planificado. Los presupuestos empresariales suelen definirse con periodicidad mensual, trimestral o anual. Pero, no basta con establecerlos, es fundamental realizar un seguimiento constante. Esto ayuda a identificar anomalías, riesgos u oportunidades que puedan influir en el rendimiento o la estabilidad financiera de un proyecto o de la propia organización. Además, facilita la elaboración de informes sobre el estado financiero y el progreso del proyecto o de la empresa para mantener informadas a las partes interesadas o al equipo de contabilidad.
Gestión presupuestaria: ¿cómo se aborda?
La gestión del presupuesto puede ser un proceso complejo. Por este motivo, algunas empresas optan por subcontratar esta tarea a instituciones o empresas externas especializadas. En estos casos, un gestor de presupuestos asume toda la administración, lo que resulta especialmente útil cuando la empresa necesita apoyo financiero adicional, ya sea por deudas o por falta de recursos internos.
Un gestor externo puede utilizar un análisis presupuestario detallado para identificar ingresos, gastos y diseñar un plan presupuestario adaptado a las necesidades de la organización. Si cuentas con suficientes especialistas internos, también puedes gestionarlo con un software de gestión de presupuesto adecuado.
¿Cómo elaborar un plan financiero?
La planificación financiera es, en esencia, la hoja de ruta económica de tu organización. Proporciona una visión general de los costes e ingresos esperados, tanto mensuales como anuales, y sirve como base para la toma de decisiones estratégicas.
El primer paso para elaborar un plan financiero es establecer los objetivos de la empresa y definir la estrategia para alcanzarlos. No se trata sólo de analizar el corto plazo, sino de diseñar un plan plurianual que asegure la sostenibilidad y el crecimiento a largo plazo. Este plan financiero debe partir del plan de negocio general, que servirá como pilar para los planes específicos de las distintas áreas de la organización, como marketing, ventas o recursos humanos.
Una vez definidas las actividades clave del plan de negocio, estas se convierten en cifras concretas, creando así tu planificación financiera o presupuesto. De este modo, tendrás un marco claro para medir y gestionar los recursos de la empresa de manera eficiente.
Una planificación financiera incluye, además, varios subpresupuestos:
Un presupuesto de inversión es una visión general de las inversiones necesarias para iniciar tu negocio o mantener en funcionamiento tu negocio establecido.
Tendrás que financiar tus inversiones, pero ¿con qué dinero? Esto se planifica con un presupuesto de financiación. Literalmente observa cómo se financiarán las inversiones previstas para los próximos años. Un presupuesto de financiación se compone de capital y deuda. El capital es el dinero que se invierte y la deuda es el dinero que se puede pedir prestado a bancos o proveedores. El presupuesto de financiación y el presupuesto de inversiones forman juntos el balance de tu empresa.
Has enumerado tus ingresos y gastos, pero ¿es realmente rentable tu empresa? Para calcularlo, necesitas un presupuesto operativo, también conocido como cuenta de pérdidas y ganancias o presupuesto de resultados. Este tipo de presupuesto te permite estimar la facturación y los costes que prevés asumir en los próximos años. Así, podrás determinar exactamente cuánta facturación necesitas generar para alcanzar tus objetivos de beneficios.
Independientemente de las circunstancias, toda empresa debe hacer frente a costes y facturas fijas. Esto incluye el salario de tu personal, el alquiler de tu local comercial o cualquier otra factura. Un presupuesto de liquidez te ayuda a estimar si dispones de suficiente dinero en tu cuenta para cubrir estos gastos. Este presupuesto ofrece una visión general de tus ingresos y gastos previstos, ya sea por mes, trimestre o año. Así, podrás asegurarte de que siempre tienes los recursos necesarios para cumplir con tus obligaciones económicas.
Presupuesto y previsión
El presupuesto se suele realizar a principios de año y actúa como una instantánea de la situación financiera de la empresa en ese momento. Sin embargo, el mundo está en constante cambio. La previsión proporciona una imagen actualizada del estado financiero de la empresa. Esta permite analizar periódicamente su desempeño en comparación con el presupuesto inicial. A diferencia de la elaboración del presupuesto, la previsión tiene en cuenta los cambios, las tendencias y los acontecimientos inesperados. Al observar los resultados reales, es posible predecir hacia dónde se dirige la empresa. De esta manera, se facilita una mejor gestión presupuestaria y la toma de decisiones estratégicas para el futuro.
En resumen, hacer un presupuesto garantiza un mayor equilibrio entre tus ingresos y gastos. Tanto si se trata de una empresa nueva como de una consolidada, la correcta gestión de presupuestos ayuda a garantizar la estabilidad financiera, la toma de decisiones correctas para tu negocio e impulsa el crecimiento empresarial.
Un ejemplo de elaboración de presupuestos con herramientas digitales
Ahora que sabes qué es un presupuesto, cómo abordarlo y por qué es importante, seguramente quieras ver un ejemplo. Un caso típico de presupuestación es la elaboración de un presupuesto mensual o anual. En las empresas más pequeñas esto aún se realiza en Excel, aunque cada vez más empresas más grandes utilizan softwares digitales especializados para ello. Estos software financieros generan automáticamente una visión general de tus ingresos y gastos. Puedes revisar sin dificultad lo gastado en años anteriores, facilitando la planificación del nuevo presupuesto. Durante el año, también podrás comprobar cuánto del presupuesto ya se ha utilizado y ajustarlo con facilidad.