Contrôle total de la gestion documentaire
Notre système de gestion documentaire, spécialement conçu pour les cabinets d’experts-comptables, est la plateforme idéale pour gérer et échanger des documents en ligne de manière sécurisée dans le respect de la conformité. Découvrez toutes les possibilités dès maintenant.
Gestion documentaire dans Exact Online
Toutes les informations importantes sont centralisées et parfaitement intégrées à Microsoft SharePoint. Il s’agit du système de gestion documentaire qui fait partie de la solution Gestion de bureau d’Exact Online. Configuré de manière à retrouver, actualiser ou échanger rapidement les données correctes pour chaque client. Avec des dossiers et des documents liés entre eux, ce qui permet à tous vos collègues de disposer en permanence de la dernière version d’un document et de le modifier si nécessaire.
Profitez de Microsoft SharePoint
Votre bureau utilise Microsoft SharePoint ? Dans ce cas, nous nous chargeons de synchroniser vos dossiers avec SharePoint. Grâce à ce lien, vous bénéficiez automatiquement de divers avantages. En effet, contrairement à ce que proposent d’autres fournisseurs, notre connexion à SharePoint est configurée automatiquement. Ainsi, vous ne devez pas configurer inutilement l’environnement SharePoint et vous pouvez donc vous mettre directement au travail.
Intégration dans Exact Online Gestion de bureau
Le système de gestion documentaire fait partie d’Exact Online Gestion de bureau. Grâce à cette solution, vous avez le contrôle total de votre gestion d’entreprise. Gestion des bureau vous aide à organiser plus intelligemment les activités et les tâches, à gagner du temps sur le travail manuel et à travailler plus efficacement. En organisant toutes les tâches sur une page d’accueil centrale, Gestion de bureau vous aide à planifier vos activités, à répartir le travail et à contrôler pleinement toutes les tâches.
Les avantages de la gestion documentaire
Pilier important d’Exact Online Gestion de bureau, le système de gestion documentaire vous offre de nombreux avantages :
- Un stockage central standardisé des documents avec une structure fixe par client
- Vous bénéficiez d’un système de gestion documentaire spécialement conçu pour la comptabilité
- Vous pouvez transmettre, recevoir et partager des documents en toute facilité
- Grâce au Centre de conformité Microsoft 365, vous êtes toujours protégé contre les rançongiciels et les virus
- Les documents sont faciles à utiliser en combinaison avec des applications tierces
- Vous avez accès aux documents partout et au départ de n’importe quel appareil
- Les droits et les fonctions professionnelles sont toujours parfaitement gérés
Vous souhaitez en savoir plus sur les différentes fonctionnalités et les avantages de la gestion documentaire ? Téléchargez dès maintenant notre livre blanc.
FAQ
Vous avez des questions sur nos logiciels et/ou les fonctionnalités spécifiques d’Exact ?
Notre foire aux questions (FAQ) vous mettra sur la voie !
Les possibilités de gestion documentaire font partie d’Exact Online Gestion de bureau Essentials. Outre Exact Online Gestion de bureau Essentials, vous avez besoin d’une licence Microsoft 365 Business. MS SharePoint y est intégré. Si vous n’avez pas encore cette application, vous devez vous l'acheter. Pour plus d’informations sur les licences Microsoft 365, veuillez contacter un partenaire Microsoft.
Pour utiliser les fonctionnalités de gestion documentaire/SharePoint, nous vous recommandons d'acquérir Exact Consultancy. Ce faisant, le consultant Exact vous accompagnera dans l’établissement du lien et s’assurera du bon fonctionnement de la solution. Nous vous déconseillons d’établir le lien par vos propres moyens, c’est-à-dire sans recourir à Exact Consultancy. Il est en effet important d’adapter la configuration technique et fonctionnelle aux processus de travail de votre bureau. Aucune assistance n’est dès lors fournie pour l’installation.
Tous les documents pertinents, tels que les abonnements, les factures et les spécifications, sont enregistrés avec les métadonnées appropriées. La nature des documents dépend des progiciels que vous possédez déjà. Dans Exact Online Comptabilité, il s’agit par exemple des factures. Vous travaillez déjà avec Exact Online Comptes annuels ? Dans ce cas, vous enregistrez entre autres vos comptes annuels. Avec Exact Online Fiscalité, il s’agit des déclarations.
En principe, avec une formule Mise en route, vous pouvez configurer correctement votre bureau à un prix fixe. Dans le cas de configurations plus complexes, par exemple pour des installations existantes, votre account manager se fera un plaisir de vous informer sur les options applicables à votre situation et sur les éventuels coûts associés.
Oui. Actuellement, SharePoint n’est disponible que pour les clients ayant un abonnement à Exact Online Fiscalité et à Exact Online Comptes annuels. La raison (technique) en est que SharePoint est activé dans le système de contrats d’Exact Online, tandis que Facilité fiscale s'appuie encore sur un système de contrats de l’ancien logiciel de gestion Unit4.
Cette année, nous migrerons un maximum de clients vers un abonnement Exact Online Fiscalité et Comptes annuels. Dès après la migration de votre bureau, vous pourrez direcement acheter Exact Online Gestion de bureau Essentials et vous profiterez aussi des possibilités de SharePoint. D’ici là, la fonctionnalité SharePoint n’est pas encore disponible.
Tous les documents que vous ajoutez à Exact Online Comptes annuels et/ou Exact Online Fiscalité après l’activation du lien SharePoint sont enregistrés dans SharePoint. Tous les documents ajoutés à Exact Online Comptes annuels et/ou Exact Online Fiscalité avant l’activation du lien SharePoint restent dans la base de données Exact Online Comptes annuels et/ou Exact Online Fiscalité.
Les documents ne sont pas migrés automatiquement vers SharePoint. Vous pouvez le faire manuellement en sélectionnant un document dans le module Collaboration, en cliquant sur les trois points et en choisissant « Envoyer à DMS ».
Nous avons choisi la configuration la plus courante sur le marché, à savoir un site SharePoint par client. Bien entendu, Exact fournit un modèle standard lors de l’installation.
Votre historique est conservé. Lorsque vous commencerez à travailler avec ce nouveau lien documentaire, nous ne migrerons aucune donnée, mais vous repartirez d'une page blanche. Il est important de bien analyser ce processus avec votre administrateur système et toutes les autres parties concernées.
Les consultants d’Exact ne sont pas en mesure de vous aider dans cette opération. Il est préférable que vous choisissiez votre propre partenaire pour ce faire. Il existe plusieurs partenaires MS SharePoint certifiés sur le marché qui peuvent aider votre bureau dans ce domaine.