Boekhoudsoftware adviseren aan je klant: waarom en hoe doe je dat?

Van invoerwerk tot adviesverlening: als ondernemer van een accountants- of administratiekantoor wil je die taken liefst zo efficiënt mogelijk laten verlopen. Ze moeten snel, makkelijk en vooral goed uitgevoerd worden. Om dat te kunnen bereiken, is het handig als je klant werkt op de manier die jij fijn vindt. Met de software van jouw voorkeur. Maar hoe krijg je de klant zover om met Exact Online te werken? Met onze tips, inclusief video, pak je software-advies slim aan.  

Waarom geef je software-advies?

In een eerder artikel schreven we al waarom het interessant is dat meer klanten met jouw favoriete software werken. Gebruikt iedereen hetzelfde pakket, dan kan je je efficiëntie enorm verbeteren. Je automatiseert arbeidsintensieve taken, stroomlijnt rapportages en maakt samenwerking met je klant makkelijker. Hierdoor kan jij de factureerbare uren maximaliseren, meer doen in minder tijd of net tijd vrijmaken voor nieuwe klanten en (advies)diensten. Wanneer je klant een ander pakket – of helemaal geen boekhoudsoftware – gebruikt, verlies je die efficiëntie.

5 tips voor succesvol software-advies

1. Bedenk een strategie

Mensen houden niet zo van verandering. Een nieuwe software gebruiken of anders moeten werken, is een grote stap. Je hebt een plan van aanpak nodig om klanten te overtuigen van de software die je aanbeveelt. Bedenk vooraf wie je gaat benaderen, hoe je met hem of haar gaat communiceren, welke voordelen je gaat opsommen en hoe je eventuele angst voor de overstap kunt wegnemen. Laat zien dat je je inleeft in de situatie van de klant en hoe je met boekhoudsoftware hun werkdag, bedrijfsresultaat, beslissingen en inzichten kunt verbeteren.

Is de klant al meteen overtuigd? Gebruik dan onze uitnodigingswizard om hem of haar direct uit te nodigen voor de gewenste Exact Online-oplossing.

2. Kies het juiste moment

Merk je dat een klant steeds meer vragen stelt over zijn financiële situatie? Dan kan dat een teken zijn dat hij nood heeft aan nieuwe boekhoud- en bedrijfssoftware. In plaats van alleen de antwoorden op de vragen te geven, is het goed om vragen terug te stellen. Waarom vraagt je klant dit? Wat wil hij bereiken? Hoe kan jij hem verder helpen? Ook het begin van een nieuw boekjaar of een uitbreiding van de boekhouding zijn goede momenten. Het is best ook mogelijk dat de klant wil inzetten op elektronische facturatie en voor zijn bedrijf op zoek is naar de meest geschikte optie om te voldoen aan de Peppol verplichting die er aankomt.

Vanaf 1 januari 2026 worden alle Belgische ondernemingen, ongeacht hun grootte, verplicht om e-facturatie te gebruiken. Dat wil zeggen dat ze gestructureerde elektronische facturen (GEF’s) naar andere bedrijven moeten kunnen versturen én ontvangen via het Peppol-netwerk. Dit kan eenvoudig met speciale software voor e-facturatie zoals Exact Online. Vanaf maart 2024 wordt elektronisch factureren aan de overheid verplicht. Bedrijven zijn nu al verplicht elektronisch te factureren voor nieuwe contracten boven €30.000 (excl. BTW) sinds 1 mei 2023. Dit zal ook gelden voor contracten gepubliceerd na 1 maart 2024 met een waarde vanaf €3.000 (excl. BTW).

3. Leg de voordelen uit

De overstap naar Exact Online is geen hogere wiskunde. Maak het dus vooral niet te moeilijk en breng je software-advies enthousiast. Het is niet nodig om alle functies van het boekhoudpakket uit te leggen. Je klant tonen hoe Exact Online helpt bij het bereiken van de doelen – bijvoorbeeld groei, meer inzicht, beter voorraadbeheer, meer projectbeheersing, snellere facturatie, eerder betaald krijgen – is genoeg. Geef ook eens een voorbeeld van een klant die al is overgestapt en wat Exact Online hem of haar heeft opgeleverd.

Licht zeker ook de klant in over de extra steunmaatregelen wat betreft de investering in een nieuw softwarepakket.

Om de overgang voor hen vlotter te laten verlopen, heeft de Belgische overheid beslist dat elke eenmanszaak of kmo kan genieten van een kostenaftrek van 120% in de inkomstenbelasting met betrekking tot gestructureerde elektronische facturatie. Voor grotere bedrijven geldt hetzelfde principe, maar dan in de vorm van een investeringsaftrek. Concreet zijn die aftrekbare kosten abonnements- of advieskosten voor e-facturatiesoftware, zoals persoonlijke consultancy. De maatregel geldt voor het belastbaar tijdperk 2024 tot en met 2027. Om maximaal je kosten voor e-facturatiesoftware te kunnen aftrekken, kan je er dus best vroeg mee beginnen.

Weten hoe anderen software-advies aanpakken? Bekijk in dit artikel hoe Kantoor Feys de drukke periode op het einde van het kwartaal afvlakte door samenwerken in Exact Online te adviseren.

4. Houd het gesprek op gang

Klanten overtuigen om met (nieuwe) boekhoudsoftware te werken, is een proces. Ze stappen niet ineens over na één gesprek. Geef hen de tijd om te beslissen. Wel is het slim om de vinger aan de pols te houden door regelmatig op je advies terug te komen. Haal Exact Online aan in nieuwsbrieven, e-mails of persoonlijke gesprekken die je voert.

Wil jij je klant makkelijk en snel uitleggen wat de verschillende samenwerkingsmogelijkheden in Exact Online zijn? Bekijk en deel deze video met je klant.

Samenwerkingsvormen

Met Exact Online kun je op verschillende manieren met je klanten samenwerken. Bekijk in deze video de samenwerkingsscenario’s en deel deze óók met je klant!

5. Toon hoe het werkt

Het is natuurlijk goed om over een nieuwe software te praten. Maar vaak bereik je nog het meeste door gewoon te tonen hoe het pakket werkt. Breng een groepje klanten samen voor een demosessie, bijvoorbeeld met een lekkere lunch erbij. Behandel alleen de belangrijkste voordelen (details zijn meer geschikt voor een een-op-eengesprek). Geef live demo’s van het softwaregebruik, vertel hoe je de software inzet voor je eigen administratie en deel succesverhalen van andere klanten. Of beter nog: nodig een ​​klant uit die Exact al gebruikt en laat hem of haar vertellen en vragen beantwoorden. Vergeet niet na de sessie contact te houden met de aanwezigen (zie tip 4). Zo benut je het momentum optimaal en haal je zoveel mogelijk uit je inspanningen.

Wil jij een succesvolle klantensessie organiseren? Bekijk hier de klantensessie toolbox die we speciaal voor jou gemaakt hebben.

Zelfs al heb je alle stappen doorlopen, soms zul je klanten hebben die nog niet klaar zijn om zelf boekhoudsoftware te gebruiken of over te stappen naar het pakket dat jij verkiest. Het enige wat je dan kan doen, is met aandacht naar je klant blijven luisteren, succesverhalen blijven delen en het op een ander moment opnieuw bespreken.