Gedaan met omslachtig werken dankzij een gestroomlijnde communicatie met je klanten

De ene klant stelt zijn vraag via WhatsApp, de andere via e-mail. De administratie van de ene krijg je overhandigd in een dikke map, de documenten van de andere zitten ergens in je overvolle mailbox. Klinkt dit herkenbaar? Veel kantoren zijn het gewend om op die manier te werken. Maar het kan beter, eenvoudiger en sneller. Door je communicatie met je klanten te stroomlijnen via één platform maak je samenwerken efficiënter én leuker, vertelt Exact-expert Sarah Kocken. Hoe je dit precies doet, lees je hier.

Uit de Kmo Barometer van 2023 blijkt dat bij 2 op de 10 accountantskantoren de communicatie met klanten via veel verschillende kanalen verloopt. Op het eerste gezicht lijkt het een prima idee om klanten meerdere communicatiekanalen aan te bieden — heel klantvriendelijk, toch? Maar in de praktijk leidt die overvloed aan kanalen vaak tot gemiste berichten en een gebrek aan overzicht. Want via welk kanaal had die ene klant nu ook alweer zijn document doorgestuurd? Bovendien geeft 2 op de 10 kantoren ook aan dat ze lang moeten wachten op aanvullende informatie van klanten. Als accountant moet je dan regelmatig contact opnemen of kun je niet meteen verder met een taak, met tijdverlies en een opeenstapeling van werk tot gevolg.

Communicatie die duidelijk aangeeft waarover het gaat

Documenten zoeken, klanten vragen om ontbrekende informatie, verschillende communicatiekanalen in de gaten houden. Je begrijpt: hier kruipt veel tijd in. Tijd die je als accountant liever steekt in waar je echt goed in bent: adviseren en begeleiden. Met Mijn[Kantoor] van Exact Online heb je één platform om te communiceren met je klanten, gegevens te verzamelen en documenten uit te wisselen. “Mijn[Kantoor] is de proactieve business app die je klanten helpt om de boekhouding gemakkelijk en snel bij te werken”, vertelt Sarah.

Ontbreekt er een factuur of bonnetje? Als accountant kan je vanuit de boeking een chat opstarten en bij de desbetreffende bankregel je vraag stellen. Je klant ontvangt een pushmelding op zijn/haar telefoon of een e-mail en ziet de vraag meteen staan in de Mijn[Kantoor] app, inclusief alle contextinformatie. “Relevante notificaties, die direct aangeven waar het om gaat, maken het makkelijker voor ondernemers om sneller de juiste informatie aan te leveren”, zegt Sarah. “Dit bespaart kostbare tijd en dat is niet onbelangrijk voor je relatie met je klanten: minder tijd verspillen maakt samenwerken leuker”.

Direct langs de scanservice

Na de melding levert je klant vanuit de webbrowser of de app het ontbrekende document aan. “Wanneer je klant de factuur of het bonnetje aanlevert via Mijn[Kantoor], wordt het document direct door de scanservice gehaald en automatisch omgezet in een boekingsvoorstel. Als accountant kan je het document vervolgens gemakkelijk terugvinden bij het bankafschrift. Dit zorgt voor een correcte, complete en actuele administratie”, vertelt Sarah. “Mijn[Kantoor] is erg gebruiksvriendelijk, dus het aanleveren van informatie is zo gedaan. En hoe sneller jij alles ontvangt, hoe beter je de boekhouding kan bijhouden. Je hebt daardoor meer zicht op actuele cijfers waardoor je jouw klanten nog concreter kan adviseren.”

Samen kom je verder

Het is duidelijk dat online samenwerken interessant is voor zowel jou als je klanten. Dit blijkt ook uit de Kmo Barometer van 2023: 54% van de klanten vindt een online samenwerking met hun accountant erg belangrijk. 56% levert zelfs zijn/haar gegevens al online aan, zodat de accountant meteen zicht heeft op de informatie. Klanten staan dus open om online samen te werken én de grote meerderheid ziet hier de voordelen van in. “Samen kom je verder”, zegt Sarah, “maar het is wel een gezamenlijk inspanning. Neem de ondernemer mee in het proces en het bijwerken van de administratie verloopt soepeler. Minder ruis maakt sneller schakelen makkelijker.”

12 inzichten om de positie van je kantoor te versterken

Je klanten verwachten niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze willen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten en een wirwar aan data die op verschillende plekken zit? Hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je helpen om de positie van je kantoor te versterken. Elke maand lichten wij één van de inzichten verder toe.