Wat is Peppol en hoe helpt het je om sneller te factureren?

Wist je dat veel facturen in België momenteel manueel wordt ingevoerd? Daardoor blijven facturen te lang liggen, ontbreekt een actueel inzicht en ontstaan er soms zelfs cashflowproblemen. Gelukkig kan factureren tegenwoordig sneller, betrouwbaarder en goedkoper als je kiest voor elektronisch factureren met behulp van Peppol. In dit artikel leggen we je uit wat dat is en hoe het werkt. 

Wat houdt elektronisch factureren in?

Elektronisch factureren betekent een automatische en directe uitwisseling van facturen tussen boekhoudsystemen van organisaties. E-facturen zijn facturen in UBL-formaat die via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld. Met alle verschillende boekhoud- en ERP-applicaties kan je al digitale facturen sturen. Denk hierbij aan pdf’s versturen via e-mail. Dat levert al een snellere verwerkingstijd op in vergelijking met papieren facturen via de post. Maar via e-facturatie kan het dus nog efficiënter. En daar komt Peppol in beeld.

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een speciaal beveiligd netwerk waarin bedrijven en organisaties (inclusief overheidsinstellingen) onderling elektronisch facturen kunnen uitwisselen. Dit internationale afsprakensysteem werd opgericht in 2008.

Via Peppol wissel je veilig en in real time berichten uit van hoge kwaliteit. Is zowel jouw boekhouding als die van de ontvanger geregistreerd op het netwerk? Dan wordt je elektronische factuur rechtstreeks vanuit jouw boekhouding naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd (system-to-system). Dat voorkomt fouten en zorgt dat de facturen die via Peppol worden uitgewisseld in de meeste gevallen automatisch ingeboekt worden in de boekhouding.

Hoe werkt Peppol?

E-facturen (elektronisch facturen conform UBL-standaard) uitwisselen via Peppol gaat via zogenoemde ‘Access Points’ die versleutelde berichten naar elkaar sturen. Je moet je bedrijf aanmelden bij zo’n Access Point om er zelf mee aan de slag te gaan.

Exact heeft een eigen Access Point. Je kan via Exact rechtstreeks toegang krijgen tot het Peppol-netwerk (registreren) en er gebruik van maken.

Voordelen van Peppol

• Sinds een aantal jaar zijn overheden en alle aanbestede diensten verplicht om bij aankoopovereenkomsten elektronische facturen te ontvangen en verwerken. Met Peppol kan je daaraan voldoen.
• Je verwerkt facturen in minuten, in plaats van dagen. Binnenkomende facturen worden automatisch ingelezen, ingeboekt en na goedkeuring betaald. Daar is geen manueel werk meer voor nodig. 
• Iedereen die het Peppol-netwerk gebruikt, moet zich identificeren. Zo weet je zeker dat de facturen van de juiste afzender komen en voorkom je spookfacturen. Documenten kunnen ook niet onderschept worden, wat bijvoorbeeld wel kan bij e-mail. 
• Je minimaliseert de kans op fouten en je medewerkers moeten zich niet meer bezig houden met manueel, tijdrovend uitzoekwerk. Zo kunnen ze hun tijd productiever besteden. 
• Facturen worden sneller betaald, omdat de ontvanger er geen werk meer aan heeft. Daarnaast staan facturen direct in je boekhouding, waardoor je boekhouding automatisch bijgewerkt is. Zo heb je altijd een juist beeld van je inkomsten en uitgaven en verbeter je je cashflow. 
• Met 'Factuur status berichten' heb je altijd inzicht in de status van je verzonden e-factuur als de ontvanger ook gebruikmaakt van software die dat ondersteunt. Je ziet dus niet alleen of je factuur ontvangen is, maar ook hoe het zit met de verwerking.  (Exact Online biedt die mogelijkheid.)
• Wanneer je gebruikmaakt van Peppol, is de kans op een datalek kleiner. Het gebeurt bijvoorbeeld niet meer dat een factuur met persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomt, omdat de facturen automatisch uitgewisseld worden. 

Peppol en Exact Online

Exact stimuleert het gebruik van e-factureren en is daarom ook nauw betrokken bij de ontwikkeling en promotie van Peppol. Wij geloven namelijk dat het onze klanten veel efficiëntie oplevert. Je kan je gemakkelijk aanmelden op het Peppol-netwerk vanuit onze software. Exact Online begeleidt je daarbij. 

Het is wel belangrijk dat je je relaties (of klanten, als je een accountant bent) inlicht dat je e-facturen kan versturen en/of dat je graag e-facturen wil ontvangen via Peppol. De voordelen die voor jou gelden, gelden tenslotte ook voor hen. Misschien hebben ze de mogelijkheid al, maar weten ze niet dat jij ook op het Peppol-netwerk bent aangesloten. En anders kan het een stimulans voor hen zijn om ook zich ook te laten registreren bij het Peppol-netwerk via een Access Point en e-facturen uit te wisselen.

Start met Peppol

Wil jij ook veilig en in real time factureren? Met de klantadministratietypes Samenwerken en Samenwerken Uitgebreid kan je je hiervoor registreren en Peppol activeren. Je klanten hebben via de facturatiemodule van Mijn [Kantoor] ook toegang tot Peppol.