Klantinterview: vijf tips voor optimaal kantoorbeheer

Elk accountants- en boekhoudkantoor streeft natuurlijk naar een optimaal kantoorbeheer. Naast de investering in digitale ondersteuning, is een goede inzet van middelen als CRM, documentbeheer, urenregistratie, facturatie, workflows en digitale boekhouding nodig. Maar hoe haal je hier het meeste uit? Wij vroegen het Marlon Steenman van accountantskantoor Accloudant.

1. Zorg dat je klant de waarde van administratie waardeert

Het is geen groot geheim dat de meeste ondernemers hun boekhouding eerder zien als een lastige bijkomstigheid. Als je de boekhouding alleen maar ziet als een noodzakelijk kwaad, dan is het een verplichting die te veel tijd en geld kost. Marlon: "Wij werken veel met groeiende ondernemingen en ervaren de groeipijnen van dichtbij. Eén daarvan is dat heel wat ondernemers de boekhouding eerder zien als een vervelende verplichting. Wij tonen onze klanten echter dat ze ook een waardevolle bron van inzichten is. Hoe komt je geld de organisatie binnen? Waar gaat het naartoe? Waar is er ruimte om te investeren en te groeien? Door die vragen te beantwoorden, voeg je als accountant echt iets waardevols toe aan de bedrijfsvoering.

2. Omarm digitale hulpmiddelen

Waarde toevoegen maakt de boekhouding nuttig, maar voor de meeste ondernemers zal het wel nooit een passie worden. Zorg daarom dat de boekhouding zo weinig mogelijk werk met zich meebrengt, zo licht mogelijk is, snel afgehandeld kan worden en leidt tot begrijpelijke uitkomsten. Marlon: “Wij werken hier volledig digitaal, volgens de nieuwste normen en op basis van best practices. We zien dat onze klanten dat ook waarderen. Het kost minder moeite om een betere boekhouding te voeren." Een voorbeeld daarvan is de Mijn[Kantoor] app waarmee kantoren snel en gemakkelijk verduidelijking over uitgaven opvragen. De klant antwoordt met een foto van een onkostenbewijs (of met "dat ben ik kwijt", "dat zijn kantoorkosten" ...). Zo weten beide partijen snel waar het over gaat en worden openstaande punten vlot afgehandeld.

Maar ook als de klant betaalt vanuit de Mijn[Kantoor]-app moeten de bedragen en factuurnummers niet meer ingevuld worden. Gedaan met problemen bij het matchen. Een win-winsituatie. Daarnaast wordt alle communicatie opgeslagen bij de boeking en moet je ook niet meer gaan zoeken in e-mails of Whatsapp-berichten.

3. Leg dingen goed vast, dan hoef je ze niet te onthouden

Een bijkomend voordeel van digitaal samenwerken is dat alles direct op de juiste plek wordt vastgelegd. Marlon: "Als je zaken goed vastlegt, moet je niet veel onthouden. Je weet waar de gegevens staan wanneer je ze nodig hebt. Dat is handig als je later bepaalde cijfers grondiger wilt analyseren." Een goede boekhouding moet de klant snel een goed overzicht kunnen geven. Daarin staat in grote lijnen hoe het met het bedrijf gaat. Op basis van die inzichten kan de klant dan inzoomen op afwijkingen om zo tot nieuwe inzichten te komen. Die beweging van macroniveau naar microniveau werkt alleen als de details op dat microniveau goed zijn vastgelegd. Daar helpt de digitale administratie dan bij.

4. Neem een proactieve houding aan

Iedere accountant kan een jaarrekening opstellen en de balans opmaken. Maar niet ieder kantoor is actief betrokken bij zijn klanten. Terwijl veel klanten net een proactieve houding erg waarderen. Marlon: “We zien onszelf eerder als de financiële afdeling van onze klanten, dan als boekhoudkantoor. Dat zie je terug in de manier waarop we werken. Wij wachten niet op de klant, maar nemen initiatief. Die betrokkenheid wordt gewaardeerd. Het is één van de belangrijkste redenen waarom mensen met ons willen samenwerken.

5. Geef de klant topadvies (ook ongevraagd)

Marlon: “Aan jargon hebben accountants geen gebrek. Maar we weten ook allemaal dat de klant daar niet op zit te wachten. Die wil natuurlijk op een verstaanbare manier uitleg over zijn cijfers. Door op een begrijpelijke manier informatie te geven, help je de klant om tot de juiste keuzes te komen. Kantoorbeheer maakt die informatie toegankelijk. Wij brengen daarom zo veel mogelijk informatie, ook uit andere systemen, bij elkaar in één omgeving. Zo kunnen we de kracht van onze complete dienstverlening bundelen om topadvies te geven. Daarbij houdt onze klant altijd zelf de touwtjes in handen. Wij zorgen dat hij dankzij ons advies met het volste vertrouwen zijn koers kan bepalen."

Meer weten?

Wil je je kantoorbeheer verbeteren? Maak dan vandaag nog vrijblijvend kennis met onze slimme accountancysoftware waarmee jij de controle hebt over alle processen binnen het kantoor.