Elk accountants- en boekhoudkantoor streeft natuurlijk naar een optimaal kantoorbeheer. Naast de investering in digitale ondersteuning, is een goede inzet van middelen als CRM, documentbeheer, urenregistratie, facturatie, workflows en digitale boekhouding nodig. Maar hoe haal je hier het meeste uit? Wij vroegen het Marlon Steenman van accountantskantoor Accloudant.
1. Zorg dat je klant de waarde van administratie waardeert
Het is geen groot geheim dat de meeste ondernemers hun boekhouding eerder zien als een lastige bijkomstigheid. Als je de boekhouding alleen maar ziet als een noodzakelijk kwaad, dan is het een verplichting die te veel tijd en geld kost. Marlon: "Wij werken veel met groeiende ondernemingen en ervaren de groeipijnen van dichtbij. Eén daarvan is dat heel wat ondernemers de boekhouding eerder zien als een vervelende verplichting. Wij tonen onze klanten echter dat ze ook een waardevolle bron van inzichten is. Hoe komt je geld de organisatie binnen? Waar gaat het naartoe? Waar is er ruimte om te investeren en te groeien? Door die vragen te beantwoorden, voeg je als accountant echt iets waardevols toe aan de bedrijfsvoering.
2. Omarm digitale hulpmiddelen
Waarde toevoegen maakt de boekhouding nuttig, maar voor de meeste ondernemers zal het wel nooit een passie worden. Zorg daarom dat de boekhouding zo weinig mogelijk werk met zich meebrengt, zo licht mogelijk is, snel afgehandeld kan worden en leidt tot begrijpelijke uitkomsten. Marlon: “Wij werken hier volledig digitaal, volgens de nieuwste normen en op basis van best practices. We zien dat onze klanten dat ook waarderen. Het kost minder moeite om een betere boekhouding te voeren." Een voorbeeld daarvan is de Mijn[Kantoor] app waarmee kantoren snel en gemakkelijk verduidelijking over uitgaven opvragen. De klant antwoordt met een foto van een onkostenbewijs (of met "dat ben ik kwijt", "dat zijn kantoorkosten" ...). Zo weten beide partijen snel waar het over gaat en worden openstaande punten vlot afgehandeld.
Maar ook als de klant betaalt vanuit de Mijn[Kantoor]-app moeten de bedragen en factuurnummers niet meer ingevuld worden. Gedaan met problemen bij het matchen. Een win-winsituatie. Daarnaast wordt alle communicatie opgeslagen bij de boeking en moet je ook niet meer gaan zoeken in e-mails of Whatsapp-berichten.