Architectenbureau AR-VO werkt volledig digitaal: “Onze foutenmarge verkleint hierdoor enorm”

Energiebewust, innovatief en met transparante communicatie: op deze drie elementen is elk project van architectenbureau AR-VO in Brecht gebouwd. Om die nog meer tot z’n recht te laten komen, zet zaakvoerster en hoofdarchitecte Michèle Vochten digitale tools en een digitale mindset in. Bij elk project legt ze de lat nog hoger en pusht ze de mogelijkheden van digitalisering een beetje verder, omdat ze samen met haar zevenkoppige team elke dag ervaart hoeveel meer er ze kunnen uithalen voor zichzelf én hun klanten.

Werken met het Building Information Model

Van gezinswoningen tot appartements- of kantoorgebouwen en openbare ruimtes: AR-VO ontwerpt een brede waaier aan projecten. Vanaf de eerste streep van een ontwerp doen de architecten van het bureau dat volgens het Building Information Model (bouwinformatiemodel of BIM). Dat is een digitaal model dat alle nodige informatie bevat over een bouwproject, van materialen tot technieken. Michèle legt uit: “We tekenen in ons tekenprogramma dus niet gewoon een lijn om een muur aan te duiden, maar zetten een muurelement waar de nodige data meteen aan gekoppeld wordt: welke snelbouwsteen, isolatie, gevelsteen, de prijs ervan enzovoort.”

Zo’n BIM-model bevat niet alleen informatie voor de architecten of de klanten. Iedereen die bij het bouwproject betrokken is, kan aan deze data. “Zo kan de aannemer zien hoeveel gevelstenen er nodig zullen zijn voor het hele project, bijvoorbeeld. Hij kan dan vanuit het BIM meteen een bestelling plaatsen bij de leverancier. Of een technieker kan via het 3D model heel duidelijk zien waar de stopcontacten moeten komen”, vertelt Michèle.

Foutenmarge verkleinen

Waarom Michèle haar projecten op deze ver gedigitaliseerde manier is beginnen aanpakken? “Om onze foutenmarge te verkleinen en zo onze efficiëntie te verhogen”, zegt ze. “Iedereen die betrokken is bij een bepaald project ziet dezelfde versie, met dezelfde data. Gebeurt er een aanpassing, dan is die meteen overal geïmplementeerd en past de data van het ontwerp zich ook automatisch aan.”

Hoewel Michèle van in het begin van haar carrière hamert op een transparante communicatie en goede afspraken met klanten en bouwpartners, liep er vroeger toch wel vaker iets mis. “Als een klant een aanpassing wou aan het ontwerp, moest de hele tekening veranderd worden, én moest je zeker zijn dat iedereen het laatste nieuwe plan in handen had. Het gebeurde weleens dat ik op een werf kwam en opmerkte dat de vakmannen zich aan het baseren waren op plan C terwijl we eigenlijk al een plan E hadden. En dan stel je fouten vast die niet meer teruggedraaid kunnen worden, zoals een raam te weinig of een deur op de verkeerde plaats.”

Vinger aan de pols

Een automatische controle op fouten, het model doorgeven aan de aannemer die dan ook automatisch zijn materialen kan bestellen bij de leverancier: met het BIM sijpelt digitalisering door in alle projecten van AR-VO. Maar ook intern werken Michèle en haar collega’s digitaal. “Toen ik mijn eerste medewerkers begon aan te werven, had ik meteen door dat een excel niet meer handig was om de planning bij te houden”, zegt ze. “Nu hebben we het digitaal cloudplatform van Exact waarmee we onze tijdsregistratie kunnen doen, projecten kunnen managen én onze boekhouding koppelen.”

Staat een bepaalde fase van een project in het groen, dan weet Michèle dat ze daar even niet moet naar omkijken, dat loopt goed. Staat een project in het oranje of rood, dan werpt ze er een blik op om te kijken waar het fout gaat. “We moeten geen volledig dossier meer afgaan om te analyseren wat goed gaat en wat niet”, zegt de architecte. “Doordat we een direct zicht hebben op de data van een project, kunnen we ook de vinger aan de pols houden over het economische aspect ervan. We kunnen meteen bijsturen waar nodig. Op die manier helpt Exact voor Project Management ons dus ook winst boeken. Én”, voegt Michèle nog toe, “omdat het een software in de cloud is, kunnen we van om het even waar een dossier raadplegen. Ik moet nu enkel nog een tablet meenemen naar de werf, geen curverbox vol dikke dossiermappen meer.”

Nog in de kinderschoenen

Die dikke dossiermappen zijn nochtans nog steeds schering en inslag in de architectenwereld, weet Michèle. “Wij zijn geen pioniers bij AR-VO, maar ik weet wel dat we al veel verder staan dan vele andere bureaus. Digitalisering in onze sector staat nog in zijn kinderschoenen”, zegt ze. Michèle beseft dat de architectuursector - “of eigenlijk de bouwsector in z’n geheel” - geen makkelijke sector is om digitale vooruitgang in een versnelling te zetten. “Het is een logge branche”, geeft ze toe. “Maar pas op, het is aan het veranderen hé. Steeds meer mensen in de bouw beseffen dat het gewoonweg makkelijker en beter is om digitaal te werken, ze zien de voordelen er snel van in.”

Al zijn er nog veel groeimogelijkheden. “Ook voor ons kantoor”, haalt Michèle aan. “Onze grootste uitdaging is enerzijds extra mensen aannemen die onze digitale visie delen, en anderzijds een beter beheer van de digitale planning. Nu iedereen van thuis werkt is het moeilijker om het overzicht te bewaren. Ik zou graag een dynamisch planbord hebben waarbij de hele planning zich aanpast wanneer je één blokje verschuift. Nu moet ik in de planning nog elk blokje handmatig verschuiven.”

Gewoon doen

Michèle is al aan het uitkijken naar een manier om zo’n planningstool te integreren in het projectmanagementsysteem van Exact. Het is dus niet omdat haar kantoor al volledig is gedigitaliseerd, dat het goed is nu. “We blijven niet stilstaan. De mogelijkheden van digitalisering gaan steeds verder, en wij willen daarin blijven meegroeien. De lat moet steeds hoger.”

Conculega’s die nog aan het begin van hun digitaliseringsverhaal staan, geeft ze één tip: “Gewoon doen, liever vandaag dan morgen. Wacht niet om je interne werking te digitaliseren. Oké, je moet er nu even tijd en geld insteken, maar dat haal je er vrijwel meteen terug uit. Het is dus geen kost, maar een investering. De tijdswinst die je ermee behaalt, is van ontelbare waarde. In tegenstelling tot veel van mijn conculega’s moet ik mijn weekends niet opofferen om planningen en dossiers voor volgende week voor te bereiden”, klinkt het. En de bouwprojecten digitaliseren? “Begin met één, leer eruit en zet door. Je zal merken dat ook je samenwerkingen met bouwpartners of klanten vlotter gaan. Iedereen ziet de aanpassingen, kan beter beslissingen nemen en minder fouten maken. Heel plezant werken zo!”