Met deze 7 tips wint u als adviesbureau tijd voor leuke dingen

Uw succes als dienstverlener is afhankelijk van uw winstgevendheid en de mate waarin u zich kunt aanpassen aan veranderingen. Een degelijke projectadministratie geeft u inzicht om doeltreffend te anticiperen. Hoewel dat logisch klinkt, loopt het toch regelmatig fout. Maar met een kleine verandering trekt u de boel gauw weer recht, blogt Remco Kroes, solution marketeer bij Exact. 

Uit onderzoek van Exact blijkt dat 15% van alle projecten niet op tijd en binnen budget wordt opgeleverd. Dit is dikwijls te wijten aan een gebrekkige projectadministratie. 11% van zakelijke dienstverleners doet de projectadministratie uit het hoofd, 15% doet de administratie vooral op papier en 25% werkt met spreadsheets. 

Succes eist tol 

Ik wilde vorig jaar afspreken met Hans, een vriend, om te gaan poolen. Hij vond het een prima idee want dat was al veel te lang geleden. Toch kon het niet doorgaan. Het succes van zijn klusbedrijf eiste zijn tol en Hans vulde zijn zaterdagen met het opstellen van de planning, het invoeren van gepresteerde uren in zijn boekhoudprogramma en het maken van facturen. “Maar dat kan toch tijdens je werk?”, vroeg ik. “Dan moet ik daar iemand voor aannemen en dat is financieel niet haalbaar”, antwoordde Hans. 

Tijd overhouden 

Ik gaf aan dat dat niet nodig was als hij de juiste software zou inzetten. Hij stond er een beetje argwanend tegenover want hij was geen fan van IT. Maar door zijn gebrek aan vrije tijd was hij toch geïntrigeerd. Een paar maanden later belde Hans me op voor een potje pool. “Heb je tijd dan?”, vroeg ik. “Nu wel”, antwoordde hij. We gingen naar de poolhal en hij won de eerste 3 potjes glansrijk. “Ik heb stiekem geoefend”, bekende Hans. “Dankzij die software hou ik tijd over.” 

Geïntegreerde tijdregistratie 

Hans vertelde dat ‘zijn jongens’ nu zelf op locatie via een app op de smartphone hun werkzaamheden registreren, eventueel met aantekeningen en bijlagen. Die komen automatisch op het juiste project in de software. Ook medewerkers op kantoor verantwoorden hun gepresteerde uren, die kunnen bestaan uit vele kleine werkzaamheden. Daardoor ontstaat er automatisch een geïntegreerde en gedetailleerde tijdverantwoording van de buitendienstmedewerkers en het  kantoorpersoneel. Die gegevens komen per project samen op één factuur. 

Geld over voor leuke dingen 

“Daardoor heb ik nu opnieuw vrije tijd in het weekend en kan ik met jou poolen”, grijnsde Hans. “En mijn klanten betalen sneller omdat ze een correcte factuur krijgen. Ik heb nu geld over voor leuke dingen. Zo komt er volgende week een poolbiljart op kantoor te staan en organiseer ik over twee weken een toernooitje. Doe je mee als gastspeler?” Ik was verbaasd want Hans was als eerdere IT-mijder nu 180 graden gedraaid. Hoe kwam dat? Hans gaf deze tips: 

1. Stop met weerstand tegen vernieuwing zoals software. 
2. Hou een duidelijk doel voor ogen als u begint met automatisering. In zijn geval was dat meer tijd en budget overhouden om leuke dingen te doen samen met zijn personeel. 
3. Start met nieuwe software aan het begin van het jaar. Zo begint u het jaar overzichtelijk. 
4. Besteed aandacht aan een goede definitie van de structuur van de software. Dan heeft u meteen een goede basis. 
5. Zet de meest gebruikte artikelen per artikelgroep bovenaan. Zo is alles vlot vindbaar voor uw medewerkers. 
6. Geef uw medewerkers uitleg over de software. (Exact heeft veel online video’s die alles eenvoudig uitleggen) 
7. Laat medewerkers dagelijks hun uren en onkosten online via de app registreren. Zo heeft u altijd een actueel inzicht in de voortgang en voorkomt u dat projecten uitlopen. 

Herkent u zich in Hans? Bekijk dan de online projectmanagementsoftware van Exact. Als u daarmee werkt, wint u veel tijd. Probeer onze projectmanagementsoftware nu 30 dagen gratis.