Projectadministratie in Excel? Een slecht idee!

Als zakelijke dienstverlener haal je de meeste omzet uit projecten. Goed projectmanagement is dus cruciaal. Uit de KMO Business Barometer, een jaarlijks onderzoek van Exact naar de zakelijke uitdagingen binnen KMO’s, blijkt dit jaar dat daar nog veel winst te behalen valt. Ruim twee derde van de bevraagde zakelijke dienstverleners gebruiken meerdere tools of een combinatie van verschillende spreadsheets om een project te beheren. Maar het gebruik van meerdere oplossingen bemoeilijkt net een strakke projectplanning. En dat terwijl een goede planning ook meer factureerbare uren betekent. Dus, vanaf nu geen spreadsheets meer!

Verlaag je niet-factureerbare uren van 20 naar 8% 

De cijfers van de KMO Business Barometer spreken boekdelen. Maar liefst 44% van de zakelijke dienstverleners in België rekent op Excel of een ander spreadsheetprogramma om projecten te beheren. Bijna een vierde (24%) van de mensen in deze sector gebruikt dan weer meerdere softwareprogramma’s. Maar 21% van de zakelijke dienstverleners hebben wél al begrepen dat slechts één tool gebruiken het handigste is: zij kiezen voor een enkele geïntegreerde end-to-end tool voor alle projectadministratie.

En met succes: van deze groep zegt immers 77% dat projecten op tijd, binnen budget en tegen de gewenste kwaliteit worden opgeleverd. Het gemiddelde onder alle dienstverleners is 58%. Dat is ook te merken aan de niet-factureerbare uren: die bedragen 8% bij dienstverleners met een end-to-end projecttool, tegen 20% gemiddeld onder alle bevraagde bedrijven. Je bespaart dus tijd én geld, want bedrijven die met één tool werken zijn productiever met gemiddeld meer factureerbare uren.

En er zijn nog redenen waarom meerdere tools of zelfs Excel een slecht idee zijn voor je projectadministratie. Een netjes opgebouwde sheet met formules, verwijzingen en totalen mag dan wel duidelijk voor diegene die hem heeft gemaakt, maar het is een heel ander verhaal voor wie er uiteindelijk moet mee werken. Voor die persoon is het vaak niet te achterhalen hoe de calculatie in de sheet verloopt. Dat maakt samenwerken via Excel dus best lastig. Voor je het weet sluipen er fouten in, die moeilijk terug te leiden zijn tot de ingevoerde gegevens. Op een bepaald moment doen ook nog eens verschillende versies van dezelfde projectplanning de ronde, vaak via e-mail. Welke is nu de laatste versie? Iets om mee rekening te houden, zeker nu zoveel mensen vanop afstand werken.

En hoe hou je de KPI’s in de gaten?

Tot zover de praktische kant. Maar ook inhoudelijk zijn er nadelen aan het gebruik van spreadsheets voor projectadministratie. Met een spreadsheet kun je misschien nog net de deadlines en de uren bijhouden, maar hoe trek je daar de belangrijke informatie uit over de uren in verhouding tot de planning? Hoe ga je de facturatie eruit halen? En hoe staat het met de vooruitgang van een project en de communicatie met de klant? En misschien nog wel het belangrijkste: hoe kun je weten of je project niet met gierende banden uit de bocht vliegt qua kosten, en of de belangrijkste doelstellingen en KPI’s wel worden behaald?

Project management gekoppeld aan je boekhouding

Met een enkele, all-in-one tool voor projectmanagement voorkom je niet enkel deze problemen, je krijgt er ook nog eens extra functionaliteiten bij. Een koppeling met je boekhoudprogramma, bijvoorbeeld, waardoor je altijd een zicht hebt op de complete stand van zaken. Uren, aankopen, en alle andere kosten overzichtelijk bij elkaar. Je kan bovendien ook nog eens met een muisklik een factuur opmaken. Zonder kans op fouten, die anders wel ontstaan doordat gegevens moeten overgenomen worden (urenbriefje, iemand?).

Uren kunnen digitaal ingevoerd worden, zelfs via een app op de smartphone. Die gegevens gaan dan meteen de projectadministratie in. Je ziet ook in een oogopslag aan welke projecten je medewerkers bezig zijn en of die rendabel zijn tegenover de initiële begroting en planning.

Met een end-to-end-oplossing voor projectadministratie is projectmanagement geen los eilandje meer, maar een integraal onderdeel van je business.

Meer weten?