10 tips tegen je coronakater (en vóór grip op je kosten)

De wereld van vóór de coronacrisis keert niet meer terug. Het virus zorgde voor een grondige verstoring van heel wat vertrouwde basisstructuren. Kinderen gaan niet meer school, we zitten zelf verplicht thuis en de zorgsector werd overhoop gehaald. Om ervoor te zorgen dat je bedrijf ondanks die bijzondere omstandigheden overeind blijft, is het belangrijk om je kosten onder controle te houden.

Handel je vanuit paniek of controle?

Veel bedrijven en organisaties hebben het zwaar. De omzet daalt en hele sectoren hebben de deuren moeten sluiten. Maar ondertussen lopen de kosten in veel gevallen gewoon door. Het salaris van het personeel, de huurprijs en schoonmaak van het pand, terwijl er waarschijnlijk nauwelijks nog mensen komen, autoleasecontracten, abonnementen voor bedrijfssoftware en internet en telefonie: het moet allemaal gewoon betaald worden.

Nu veel bedrijven de klap op hun omzet duidelijk voelen, nemen ze maatregelen om  kosten terug te schroeven. Aangezien gemiddeld grofweg 70% van de bedrijfskosten bestaan uit lonen, lijkt het aantrekkelijk om daarin te snijden. Dat reactief ontslaan van mensen kan echter leiden tot persoonlijke drama’s én brengt op langere termijn risico’s mee voor je bedrijf. Als je een goed inzicht heeft in je kosten, kun je verstandigere keuzes maken.

Toen Corona nog een Mexicaans biertje was..

Om de continuïteit te garanderen, is het net nu belangrijk om je kosten onder controle te houden. Kritieke bedrijfsprocessen moeten duidelijk zijn en vitale producten en leveranciers moet in kaart gebracht worden – net als de kosten die daarmee gepaard gaan. Welke contracten heb je lopen en aan welke voorwaarden? Lopen er aankoopcontracten af die je - gezien de veranderde economische situatie - tegen andere prijzen en voorwaarden kunt afsluiten of stopzetten? Welke verplichtingen heb je momenteel en welke impact hebben die op je cashflow? Hoe ga je om met de kostenbudgetten die vastgelegd werden toen Corona nog gewoon Mexicaans bier was?

Het zijn niet alleen de grote vaste kosten die doorlopen. Omdat veel personeel nu van thuis uit werkt, werden de afgelopen weken honderdduizenden thuiskantoren ingericht. Laptopstandaards, toetsenborden, schermen, muizen en ga zo maar door: de bol.com’s van deze wereld spinnen er garen bij en verkopen evenveel als in de kerstperiode. Veel van de aankoopbonnen voor al deze thuiskantoren worden ingediend waardoor je kosten verder oplopen. Hoe houd je daar grip op? Hoe zorg je voor een gestroomlijnd proces zodat de medewerker het voorgeschoten bedrag weer snel terug op zijn rekening krijgt? En hoe verwerk je al die ingediende onkostennota’s efficiënt?

Dit is wat je wél kunt doen

Op de verdere ontwikkeling van de coronacrisis hebben we, buiten het volgen van de regels die de overheid ons oplegt, weinig invloed. Waar je wél invloed op hebt, is hoe je deze crisis zo goed mogelijk uithoudt. Dit is het moment waarop je sturing kunt geven. Bepaal nu hoe je ervoor staat als de maatregelen straks worden versoepeld en de bedrijvigheid weer toeneemt. Wacht je nu gewoon af en hoop je dat, als je de crisis overleeft, het nooit meer gebeurt? Of kies je voor meer grip en controle, zodat je bij een volgende tegenslag direct de juiste keuzes kunt maken?

Wij geven je in elk geval 10 tips om je coronakater zoveel mogelijk te beperken en je te wapenen voor de toekomst:

Tips om juist nu grip en controle te houden over je uitgaven:

1. Ben je financieel solide? Trek investeringen naar voren en creëer een win-win situatie met uw leverancier. De leverancier voorkomt een dip in zijn werkzaamheden en je bekomt de gewenste resultaten eerder.
2. Heb je het nu minder druk? Maak gebruik van dit moment. Zorg ervoor dat je grip en controle krijgt. De coronacrisis is niet de laatste crisis die ons en de economie zal raken. Nu maatregelen nemen zorgt ervoor dat je de volgende crisis beter doorstaat.
3. Voorkom liquiditeitsproblemen bij je leveranciers en betaal zo snel mogelijk de facturen. Dit zorgt ervoor dat de keten kan blijven draaien.
4. Wees scherp op de inkomende factuurstroom. Zorg ervoor dat een factuur gematched kan worden tegen een verplichting of een inkoopcontract. Dit bespaart tijd en kosten in de administratieve afhandeling en het komt de gehele keten ten goede als je op tijd betaalt.
5. Wil je kosten besparen? Zorg voor goed contractbeheer. Krijg inzicht in je inkoopcontracten, de condities van het contract en de momenten waarop je actie dient te ondernemen, zoals het opzeggen of verlengen van het contract.
6. Zorg voor grip en controle over de verplichtingen die medewerkers en afdelingen aan willen gaan. Formaliseer beslislijnen voor die verplichtingen en zet ze af tegen het eventueel gewijzigde (kosten)budgetten. Zo voorkom je onverwachte verrassingen bij de ontvangst van de inkoopfactuur.
7. Weet wat er besteld wordt en bij wie. Mensen denken vaak dat juist hun inkoopopdrachten spoed hebben of dat er toch echt maar een geschikte leverancier is. Wees op de hoogte en hou de controle door belangrijke aankopen door de juiste personen goed te laten keuren.
8. Vele kleintjes maken een grote. Hou ook kleine uitgaven goed in de gaten en zorg ervoor dat medewerkers voorgeschoten bedragen snel terugkrijgen voor bijvoorbeeld hun thuiskantoor of andere met het werk verbonden onkosten. Het stroomlijnen van dat aangifteproces wordt met slimme automatisering in geen tijd geregeld en levert een besparing op van 75% in het proces. Dat is snel verdiend!
9. Wees er bij vergoedingen scherp op of uitgaven vallen binnen de vrije loonruimte of niet. Voorkom dat de vrije ruimte wordt overschreden en je een flink bedrag moet na betalen.
10. Denk er over na hoe je grip en controle behoudt als de economie straks weer op gang komt. Is je organisatie dan klaar om op volle kracht opnieuw te draaien?