Gratis boekhoudsoftware? Excel? Configureren simpel?

Het is gratis en je kunt snel aan de slag met je boekhouding. Het gebruik van gratis boekhoudsoftware lijkt voor veel ondernemers dé oplossing te zijn. Maar is dat wel zo? En Excel dan?

In het 2e deel van deze serie blogs gaan we in op het gebruikersgemak van gratis boekhoudsoftware en Microsoft Excel.

Laten we beginnen met gratis boekhoudsoftware

Deze software is vaak makkelijk te installeren, of je hoeft je alleen te registreren in het geval van online boekhoudsoftware. Het zijn gratis boekhoudpakketten waarmee je snel aan de slag kunt zonder tussenkomst van een accountant.

Een aantal biedt versies aan die je kunt downloaden in de app store van desktop-besturingssystemen zoals OS X (Mac), Windows en Ubuntu (Linux). Dat betekent dat je deze boekhoudsoftware net zo makkelijk installeert zoals je op je smartphone of tablet doet.

En hoe zit het met de nadelen?

Zoals je weet gaat er altijd wel iets mis of kom je met vragen te zitten. De meeste gratis boekhoudpakketten bieden geen live support en bij de gratis pakketten die dat wel bieden, moet je er vaak voor betalen. Het komt erop neer dat je veel tijd kwijt bent om zelf je antwoorden bij elkaar te zoeken of dat je er uiteindelijk toch voor moet betalen.

En is Excel net zo makkelijk?

Het inrichten van je boekhouding in Excel lijkt heel simpel. Op de eerste plaats omdat je waarschijnlijk al bekend bent met Excel. Bovendien besparen de vele kant-en-klare templates je veel tijd en moeite.

En hoe zit het met de nadelen?

Ten eerste, let op met de kant-en-klare templates. Voor de meer geavanceerde versies zou je een klein bedrag in rekening kunnen brengen. Excel is ook tijdrovend. Voordat je de Excel-boekhouder van het jaar wilt worden, bedenk het volgende: hoeveel extra tijd heb je over? Hoe handig ben je als het gaat om het invoeren van gegevens en formules?

Het met de hand invoeren van gegevens is niet alleen tijdrovend, maar ook saai. En men maakt makkelijk fouten. Als je een fout maakt, moet je (of je accountant) deze achteraf corrigeren. En tijd = geld.

Excel voert ook geen automatische updates door om nieuwe wet- en regelgevingen te integreren, dus dat komt ook op jou neer. Als de btw verandert bijvoorbeeld, dan moet je zelf de templates aanpassen. Als je een bepaalde wijziging niet doorvoert, kan het zijn dat je uiteindelijk op hoge kosten gejaagd wordt.

Wat is dan het alternatief?

Online boekhoudsoftware is verbazingwekkend makkelijk in gebruik. Het is niet meer dan aanmelden, inloggen en de installatie-instructies opvolgen. Je hoeft je gegevens maar 1 keer in te voeren en de wet- en regelgeving is altijd up-to-date. En als je hulp nodig hebt, kun je altijd bellen met een expert of je leest de bijbehorende helpbestanden.

Lees hier meer over Exact voor Boekhouden.