Robotic accounting: laat de robot voor je werken

Robots in finance: toekomstmuziek? Die technologie is dichterbij dan je denkt en zorgt ervoor dat financiële administratie zonder manueel werk kan gebeuren. Gemakkelijk! Maar moet de finance professional zich zorgen maken over die evolutie?

Digitale transformatie

Van virtual assistants tot chatbots voor het beantwoorden van klantvragen: robots worden steeds vaker toegepast in ons dagelijks leven. Ondertussen worden ook al zogenaamde ‘supermachines’ ontwikkeld, denk maar aan DeepMind van Google en Watson van IBM. Die supermachines maken op een heel nieuwe manier gebruik van een wereldwijde databank aan informatie, aan een snelheid die de mens zich enkele jaren geleden niet had kunnen voorstellen.

In de ontwikkeling van de huidige bedrijfssoftware spelen zulke nieuwe technologieën een cruciale rol. Op basis van algoritmes en door grote hoeveelheden data te analyseren kunnen machines steeds diepgaandere functies ontwikkelen, met de bedoeling menselijke handelingen te vergemakkelijken. Zo evolueerde de ERP-software van Exact van automatisering van een aantal taken naar een volledig geautomatiseerde en directe verwerking van alle taken én responses, zonder enige menselijke tussenkomst. Dat heeft een enorm positief effect op de snelheid en doeltreffendheid van bedrijfsprocessen. Door dit soort smart software toe te passen bij vaak terugkerende handelingen beperk je bovendien menselijke fouten.

Een serieuze optie

Het automatiseren en robotiseren van administraties en financiële processen is dus een optie om serieus te overwegen. Het zou je kansen wel eens kunnen vergroten om je concurrentie slimmer af te zijn. Er zijn minder manuele handelingen nodig en dat maakt tijd vrij voor activiteiten die meer waarde toevoegen. Je hebt namelijk veel meer grip op je gegevens en meer inzicht in je mogelijke successen en risico’s.

Robotic accounting is op dit moment misschien nog niet als een geheel te integreren maar het biedt wel al een aantal opties om direct in te zetten binnen je bedrijf. Alles begint met het goed in kaart brengen en analyseren van processen met een hoog aantal repetitieve handelingen. Daarna verminder je de manuele activiteiten zoveel mogelijk door de juiste technologie verstandig in te zetten. De finance professional wordt dus niet helemaal overbodig!

Denk eens aan de volgende processen:

• Het verkoopproces (order to cash, O2C) wordt gekenmerkt door veel manuele acties die gemakkelijk te automatiseren zijn. Wanneer je facturen niet meer als PDF in een e-mail maar via UBL2.1 stuurt, gaat de factuur meteen digitaal de administratie in. Vervelende misverstanden en te late betalingen behoren hiermee grotendeels tot het verleden. En dat is maar goed ook want 62% van de bedrijven blijkt moeite te hebben met op tijd betaald te worden. Door het proces te digitaliseren, verlopen de standaardcontroles automatisch. Enkel wanneer een afwijking of uitzondering wordt geconstateerd, is menselijk ingrijpen opnieuw noodzakelijk.
• Het inkoopproces (purchase to pay P2P) wordt gekenmerkt door een hoog aantal standaardhandelingen, die vooral bij de inkomende factuurstroom repetitief zijn. Je kunt die inkomende stroom heel gemakkelijk digitaal omzetten met scansoftware. Zo moeten je mensen de transacties niet meer ingeven en volstaat een controle. In de toekomst evolueren we ongetwijfeld naar de verwerking zonder die menselijke controle: een factuur wordt dan bij een specifieke debiteur geautomatiseerd doorgezet, de bedragen worden gescand en als ze kloppen, wordt de factuur aan de financiële administratie toegevoegd. Zo simpel kan het worden.
• En hoe zit het met de mogelijkheden voor je rapportering? Het opstellen van maandelijkse rapporten kost gemiddeld 7 werkdagen per maand. Je kunt daarbij vooral wat hulp en meer snelheid gebruiken als je bedrijf verschillende administraties heeft. Over het algemeen wordt nu zo’n 80% van de tijd besteed aan het samenstellen van de cijfers en de rest van de tijd aan het duiden van die cijfers. Met robotic accounting kun je die percentages nagenoeg omkeren. Je kunt veel nauwkeuriger werken en zekerder zijn van cijfers met gecentraliseerde stamgegevens, gestandaardiseerde processen en systeemcontroles.

De juiste mindset

Gaat het dan puur om het binnenhalen van de juiste oplossingen en technologieën? Was het maar zo simpel. Het is cruciaal om processen te analyseren en vast te stellen waar mensen nog onnodig manueel werk doen. De robots die onze banen dreigen over te nemen zijn niet in aantocht, eigenlijk zijn ze er al. Ze maken van de financiële administratie een ‘klusje dat zonder handen kan’.

De functie van de finance professional wordt niet overbodig maar moet wel aangepast worden. Hoe kun je de nieuwste technologieën toepassen? Hoe haal je daar voordeel uit voor je functie? En voor het bedrijf? Hoe zet je digitalisering en robotisering strategisch in? Neem daarbij een adviserende rol voor het hele bedrijf op en niemand kan nog om de finance functie heen.