10 handige functies van de Exact Online Voorraadbeheer-app

In Exact Online Handel en -Productie heb je vandaag al een schat aan mogelijkheden die het werk in een handelszaak makkelijker maken. Aanvullend op deze bestaande functies hebben we bij Exact de voorbije jaren extra gefocust op onze Voorraadbeheer-app. Maak kennis met een intuïtieve Android- en iOS-app die je gratis kunt gebruiken in combinatie met een Exact Online Handel of Productie Plus of Professional abonnement. Ben je benieuwd hoe de Exact Voorraadbeheer-app je helpt met het digitaliseren van jouw magazijn? In deze blog ontdek je de tien mooiste features van de Exact Voorraadbeheer-app. 

Papier is verleden tijd 

De tijden dat je met een stuk papier door je magazijn liep om de voorraad te inventariseren, zijn echt wel voorbij. De meeste handelszaken hebben ondertussen wel een digitale oplossing voor hun voorraadbeheer. Maar digitaal goederen ontvangen en orders picken gebeurt nog niet overal. Wist je dat het niet eens nodig is om een apart WMS aan te schaffen? Vanaf Exact Online Handel Plus krijg je namelijk al toegang tot de vernieuwde Voorraadbeheer-app. Eerder vertelde Bram Streefkerk je al over de mogelijkheden van digitaal orderpicken, en het belang van regelmatig voorraadtellingen uitvoeren. Maar ondertussen hebben we onze app uitgebreid met allerlei functies die je helpen om op een makkelijke manier je magazijn te digitaliseren. 

1. Barcode scannen  

Bij het scannen van barcodes in een magazijn denk je wellicht meteen aan handheld scanners. Maar de Exact Online Voorraadbeheer-app werkt ook met de ingebouwde camera in je smartphone. Zo hoef je niet te investeren in speciale hardware of te wennen aan een nieuw apparaat. Toch heeft een professionele infraroodscanner bepaalde unieke voordelen, bijvoorbeeld als jouw magazijn wat minder goed verlicht is of wanneer je nog sneller wilt kunnen werken. Daarom is de app ook compatibel met gangbare Android-scanners van Zebra of Honeywell. De software maakt gebruik van de ingebouwde barcodescanner, waardoor je – ook bij weinig licht – sneller kunt werken.

2. Voorraad tellen  

In deze blog kon je al lezen wat de voordelen zijn van regelmatig voorraadtellen en hoe makkelijk digitaal tellen is. Het gebruik van de Exact Voorraadbeheer-app stimuleert je om je voorraad regelmatig te tellen. Het resultaat? Een betrouwbaardere voorraad en minder onverwacht misgrijpen. Vanuit je magazijn kan je meteen correcties doorvoeren of een cyclustelling inplannen. Met een geplande telling van een reeks artikelen registreer je eenvoudig en snel afwijkingen door gebreken, overschreden vervaldatum of ontbrekende aantallen.  

3. Goederen ontvangen 

Wanneer goederen binnenkomen in je magazijn, is het belangrijk om deze zo snel mogelijk op te nemen in je voorraad. Op deze manier wordt deze voorraad meteen zichtbaar via je online kanalen, en ben je bovendien steeds op de hoogte van wat er in je magazijn ligt. Veel handelszaken controleren eerst de ontvangst aan de hand van de pakbon, en voeren deze later in via Exact Online. Dat is zonde, want op die manier heb je extra handelingen, loop je vertraging op in je proces en loop je het risico op fouten.

Met de Voorraadbeheer-app selecteer je een bestelling op je smartphone of Android- scanner, en na controle ontvang je direct de bestelling. Eventueel kun je ook een foto toevoegen of koppel je de leverbon als referentie aan de ontvangst.  

4. Put-away  

Wil je jouw voorraad zo snel mogelijk zichtbaar maken in Exact Online? Maak dan gebruik van een ontvangstlocatie (of grondlocatie). Dit is een locatie in je magazijn waar je de ontvangen goederen tijdelijk neerzet, voordat je ze verplaatst naar de uiteindelijke pick- of bulklocatie in je magazijn. De artikelen die zich op de ontvangstlocatie bevinden, kun je later via de put-away-functie verplaatsen naar een pick- of bulklocatie. Vanuit de app open je de put-away-functie en zie je alle voorraad op de ontvangstlocatie (die je dus nog moet wegzetten). 

5. Locatieverplaatsingen 

Als de voorraad al op de uiteindelijke locatie ligt, kan het gebeuren dat je deze naar een andere locatie in je magazijn wilt of moet verplaatsen. Bijvoorbeeld bij populaire producten die je op een goed bereikbare plek wilt leggen. Verplaats items van de ene opslaglocatie naar de andere via het menu Locatieverplaatsingen. Je selecteert eenvoudig de "van"-locatie, het item en de hoeveelheid die je wilt verplaatsen. Selecteer vervolgens de locatie "naar" en voer een overdracht uit. In Exact Online zie je vervolgens precies wie de verplaatsing heeft uitgevoerd, en op welk moment.  

6. Orderpicken 

Print je nog steeds de pakbon uit voor je pickers? Dan wordt het echt tijd dat je de overstap maakt naar digitaal picken! We legden je eerder al uit wat de voordelen zijn en hoe je makkelijk kunt starten. Zeker bij een toenemend volume aan orders is het belangrijk om goed naar je processen te kijken. Door digitaal te werken, voorkom je fouten (minder retouren!) en kun je beter voldoen aan de hoge klantverwachting.

Via het overzicht “te picken” in Exact Online bepaal je zelf welke orders je vrij wilt geven om gepickt te worden. De app toont overzichtelijk de te leveren orders. Meerdere medewerkers kunnen gelijktijdig orderpicken. Na selectie van een order word je in het magazijn naar de juiste locatie geleid, en daar kun je het product scannen en het aantal bevestigen. Alles wordt real time in Exact Online vastgelegd. Bij het leveren van de order zie je precies wat gepickt is en of er afwijkingen zijn. 

7. Multi-order picken 

Wil je nóg efficiënter werken? Verzamel dan meerdere bestellingen in één keer. Zeker bij kleinere orders en producten loont het om batches van meerdere orders in één keer te picken. Je loopt eenmaal door je magazijn en vult een ​​trolley met meerdere bakken. Iedere bak is één order. Je scant het artikel en de bak waarin je het artikel plaatst. Zo hoef je niet voor elke order apart door het magazijn te gaan. Na het picken scan je eenvoudig elke bak afzonderlijk voor levering. 

8. Geplande retouren 

Soms worden goederen retour gestuurd door klanten. Wanneer deze vooraf worden aangemeld, weet je al precies wat er retour gaat komen. Met de Voorraadbeheer-app ontvang je de geaccepteerde verkoopretouren in je magazijn via een geplande retour. Je selecteert de retour in de app, en vervolgens een of meerdere artikelen uit een verkooporder. Deze neem je retour op voorraad door ze op een gewenste opslaglocatie in je magazijn te plaatsen.  

9. Geplande locatieverplaatsingen 

Locatieverplaatsingen kun je ad hoc uitvoeren, maar je kunt ze ook plannen. Bijvoorbeeld wanneer een MRP-advies aangeeft dat je moet aanvullen vanuit bulkvoorraad. Maar je kunt ook handmatig een verplaatsing plannen. Met de app verplaats je artikelen van de ene locatie naar de andere, bijvoorbeeld om voorraad aan te vullen op een picklocatie vanaf een bulklocatie.  

10. Android-scanners 

Een app die je op je eigen mobiele telefoon kunt gebruiken, is natuurlijk superhandig en maakt je magazijn digitaliseren laagdrempelig! Bijna iedereen heeft een smartphone, en dankzij een intuïtief werkende app kan bijna iedereen er mee werken. Toch zijn er soms specifieke redenen om gebruik te willen maken van professionele Android-scanners in je magazijn. Wanneer er bijvoorbeeld weinig licht is in het magazijn, kan de camera van je telefoon soms trager reageren. Een infraroodscanner is dan een uitstekende oplossing! Deze techniek herkent de barcodes namelijk ook supersnel bij weinig licht. Daarnaast hoeven je medewerkers niet op hun eigen privétoestel te werken, en kunnen de scanners tegen een stootje. En nog een tip: gebruik de dark mode in de app. Die is namelijk vriendelijker voor je ogen in een donkere omgeving. 

Bonus: beveilig je gegevens 

Je wil natuurlijk niet dat zomaar iedereen met je gegevens aan de slag kan gaan. Net als het slot op de toegangsdeur van je magazijn, zit er ook een slot op de Voorraadbeheer-app. Via de instellingen kun je de app helemaal afstemmen op je wensen en noden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgorde van het menu, welke opties je wel of niet ziet, en of je liever een licht of donker thema wil.

Je kunt de app ook vergrendelen. Zo voorkom je ongewenste bezoekers in je digitale magazijn. Wanneer deze functie is ingeschakeld, kun je de app enkel opstarten met een vingerafdruk of pincode.

Afsluiting  

Is jouw magazijn al gedigitaliseerd? Of maak je nog altijd gebruik van papier voor orderpicken, ontvangsten en tellingen? Dan wordt het dringend tijd om de stap te zetten naar het digitale magazijn van Exact Online. De Voorraadbeheer-app is onderdeel van Exact Online Handel en Exact Online Productie. Digitaal voorraadtellen is al mogelijk vanaf Exact Online Handel Plus. Bij de Professional- editie komen daar ook functies als orderpicken, ontvangsten en verplaatsingen bij. Heb je een Exact Online Handel of Productie of Premium abonnement? Dan zijn standaard ook de meest uitgebreide functies van de app voor jou beschikbaar. 

Wil je meer weten over de Exact Voorraadbeheer-app? Lees het hier.