Beter zicht op ziekteverzuim via de Bradford Factor

Ziekteverzuim (of absenteïsme) staat op de radar van veel HR-verantwoordelijken en zaakvoerders. Terecht, want het ziekteverzuim in België stijgt jaar na jaar, en dat ligt vooral aan het feit dat werknemers vaak voor langere tijd uitvallen. Vaak wordt in die context verwezen naar de zogenaamde Bradford Factor. Maar wat is dat eigenlijk en hoe kun je er concreet mee aan de slag gaan? We vertellen het je hier.

Wat is de Bradford Factor en waarom zou je deze gebruiken?

De Bradford Factor start vanuit de observatie dat het meestal kostelijker is voor een organisatie wanneer een medewerker zich meerdere korte periodes ziek meldt, ten opzichte van minder frequente maar langere periodes. Korte, ongeplande ziekteperiodes zijn immers vaak moeilijker op te vangen voor een team of organisatie. Behalve het meten van het totale aantal ziektedagen per medewerker, geeft de Bradford score dus ook zicht op de impact van het ziekteverzuim.

Wist je dat?
De naam 'Bradford' komt van de Bradford University School of Management, waar de formule in de jaren '80 ontwikkeld werd.

Hoe wordt de Bradford Factor berekend?

De Bradford formule is:

B = S² x D

Waarbij:

• B = de Bradford score
• S = het aantal verschillende ziekteperiodes voor een bepaalde medewerker
• D = het totaal aantal dagen ziekte voor een bepaalde medewerker

Als referentieperiode gebruikt men meestal het afgelopen jaar, omdat daar alle informatie voor binnen is.
Hieronder vind je enkele voorbeelden:

• Stef is gedurende het laatste jaar 1 keer ziek geweest, en dat voor 10 opeenvolgende dagen. De Bradford score = (1²) x 10 = 10.
• Julie is gedurende het laatste jaar 2 keer 5 opeenvolgende dagen ziek geweest. De Bradford score voor Julie = (2²) x 10 = 40.
• Kurt is gedurende het laatste jaar 10 keer 1 dag ziek geweest. Kurt heeft daarbij de hoogste Bradford score = (10²) x 10 = 1000.

In Officient wordt de Bradford score automatisch berekend op basis van de beschikbare ziektegegevens van elke medewerker. Elke ziektedag wordt immers bijgehouden in de kalender die op het einde van de maand naar de payroll provider doorgestuurd wordt.

Wat is een goede of slechte score?

In het algemeen geldt: hoe hoger de Bradford score, hoe slechter. Meerdere korte, ongeplande ziekteperiodes wegen immers zwaarder door.

Vanuit deze redenering koppelen sommige organisaties bepaalde acties aan bepaalde drempelwaarden en scores.

Bijvoorbeeld:

• Score vanaf 51: mondelinge waarschuwing
• Score vanaf 201: schriftelijke waarschuwing
• Score vanaf 401: laatste waarschuwing
• Score vanaf 601: leidt soms tot ontslag

Welke drempelwaarden je kiest en welke acties je daaraan koppelt, is natuurlijk afhankelijk per organisatie.

Hoe interpreteer je deze score?

Laten we eerst even inzoomen op de veronderstelling waarop de Bradford Factor gebaseerd is. De manier waarop de Bradford Factor het aantal ziekteperiodes bekijkt in verhouding tot het totale aantal ziektedagen, levert enkele implicaties op over de relatie tussen de frequentie en de duur.

De assumpties van de Bradford Factor:

1. Frequentie en totale duurtijd van ziekteverzuim overlappen slechts matig.
2. Frequentie schaadt de organisatie harder dan de totale duurtijd.
3. Frequentie van ziekteverzuim is een indicatie van vrijwillig gedrag, terwijl totale duurtijd een indicatie is van onvrijwillig gedrag en slechte algemene gezondheid.

Toch blijken deze assumpties omtrent de Bradford Factor niet altijd gelijk te lopen met de werkelijkheid, zo bewijst Vigor Unit op basis van onderzoek van Johns en Al Hajj (2016, MA). Dus wat neem je ervan mee en hoe interpreteer je die resultaten? Kan je drastische beslissingen nemen enkel en alleen op basis van een medewerker die vaak kortstondig afwezig is?

Dat lijkt ons niet echt fair: denk maar aan medewerkers die door een medische conditie niet anders kunnen dan af en toe afwezig zijn. Interpreteer daarom de Bradford score altijd in combinatie met de omstandigheden. Plaats het in the bigger picture en ga in gesprek met je mensen.

De voor- en nadelen van de Bradford Factor

Voordeel: De Bradford score zorgt ervoor dat je ziekteverzuim dieper kan gaan onderzoeken. Je kan er een extra inzicht aan toevoegen waardoor je vanuit management meer grond hebt om beslissingen te nemen.

Nadeel: Er bestaan een hoop assumpties rond Bradford Factor die in een aantal situaties helemaal niet van toepassing, of zelfs discriminerend zijn. De inzichten moeten, zoals de meeste inzichten, daarom altijd worden bekeken in samenspraak met de persoon in kwestie en zijn/haar situatie.

Hoe ga je concreet met de Bradford Factor aan de slag?

Je kan ziekteverzuim op een interessante manier bekijken via het totaal aantal dagen ziekte en de Bradford Factor. Toch wordt de Bradford Factor soms (terecht) bekritiseerd, vooral als het de enige maatstaf is die wordt gebruikt.

Ziekteverzuim aanpakken kader je dus best binnen een breder beleid en in conversatie met de medewerker. Losse acties hebben niet altijd een duurzaam effect en medewerkers reageren soms verschillend op genomen acties. Bekijk de Bradford score dus steeds als een nuttige eerste stap naar een verdere analyse van het probleem en het vinden van mogelijke oplossingen.

Auteur: Michiel Crommelinck