Functioneringsgesprekken gepland? Tijd om je performanceprocessen te optimaliseren!

Voor veel ondernemingen is het beoordelen van prestaties een lastige opgave die vaak weinig merkbare resultaten met zich meebrengt. Maar liefst 90% van de beoordelingssystemen blijkt niet succesvol te zijn. Hoe moet het dan wel? Hoe zorg je ervoor dat deze gesprekken effectief zijn en leiden tot duurzame verbeteringen? In deze blog delen we enkele tips en inzichten om je performanceprocessen te optimaliseren, ongeacht in welke fase je je bevindt.

“Het einde van het jaar is traditioneel de ideale gelegenheid om stil te staan bij de prestaties van het afgelopen jaar. Een moment om de balans op te maken, want feed forward geven en ontvangen is nu eenmaal essentieel voor groei en motivatie. Op basis van de evaluatie kunnen persoonlijke ontwikkelingsplannen worden opgesteld, aangepast en opleidingen worden gepland. En door je HR-processen te automatiseren, bespaar je tijd die extra aan de medewerkers of aan nieuwe strategieën besteed kan worden.” Sigrid Jansegers, Sales Director, Officient

Optimaliseer performanceprocessen met prestatiemanagement

Prestatiemanagement is een krachtige managementtool die een organisatie kan implementeren om bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Hierin worden de missie, de strategie en de doelstellingen van de organisatie systematisch vastgelegd én vertaald naar alle niveaus van het bedrijf. Kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren (KPI's, key performance indicators) worden vervolgens gebruikt als meetinstrument om te bepalen waar nog sturing nodig is voor het bereiken van de gestelde doelen.

Bekijk prestatiebeoordeling dus niet als iets losstaand, maar werk top-down met het principe van prestatiemanagement. Mensen wíllen zichzelf ontwikkelen en met de toevoeging van continue feedback kunnen deze behoeften nog beter worden ingevuld.

Klassieke voorbeelden

• Evaluatiegesprekken: Jaarlijkse of halfjaarlijkse gesprekken tussen een manager en een medewerker waarin de prestaties van de afgelopen periode worden besproken. Deze gesprekken omvatten vaak een beoordeling van de doelstellingen die zijn gesteld, de resultaten die zijn bereikt en eventuele ontwikkelingsmogelijkheden. Lees onze gids over performancemanagement.
• Functioneringsgesprekken: Gesprekken waarin gekeken wordt naar hoe een medewerker functioneert in zijn of haar rol. Er wordt gesproken over competenties, vaardigheden en attitudes. Het doel is om te bepalen of de medewerker groeit in zijn of haar functie en of er bepaalde ontwikkelingsgebieden zijn. Eén keer per jaar volstaat meestal, tenzij de behoefte groter is. Download gratis onze Template voor Functioneringsgesprekken
• Persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP): Gesprekken gericht op de professionele toekomst van de medewerker. Er wordt gekeken naar de ambities van de medewerker, mogelijke carrièrepaden binnen het bedrijf en welke opleidingen of trainingen nodig zijn om deze doelen te bereiken. Eén personaldevelopmentgesprek per jaar is doorgaans genoeg.

Zichtbaar, digitaal en transparant

Met Performance Reviews in Officient willen we het makkelijk maken voor zowel HR als teammanagers om een functioneringsgesprek in te plannen en te communiceren met de werknemer. Vooraf kunnen er notities worden gemaakt of uitgewisseld over het doel van het functioneringsgesprek. Nadien voeg je het opgemaakte verslag toe aan het digitaal werknemersprofiel. De werknemer zelf ontvangt direct een kopie in zijn Self Service-app. Zo kan hij of zij ook het verslag raadplegen.

10 Tips: hoe je met prestatiemanagement evolueert naar een organisatie waar mensen willen werken en kunnen groeien

• Vast moment prikken: leg voor elke medewerker minstens één keer per jaar een moment vast om dieper in te gaan op prestaties, ontwikkeling en ambities;
• Actiepunten definiëren: definieer actiepunten en log ze zodat je hier kan op terugvallen tijdens de opvolging of als voorbereiding van het gesprek volgend jaar;
• Verslagen makkelijk beschikbaar maken: zorg dat verslagen makkelijk beschikbaar zijn voor zowel managers als medewerkers;
• Op basis van verslagen voorbereiden: bereid de gesprekken voor op basis van de verslagen van het vorige gesprek;
• Structuur aanbrengen: maak een (vragen)lijst op met punten die zeker aan bod moeten komen;
• Feedbackstroom creëren: creëer meerdere momenten om in gesprek te gaan. Betrek collega’s in het proces, zo krijg je meer inzicht op de impact van die medewerker met 360° feedback. Wil je hiermee starten? Lees hier de blog en download gratis de template met vragen om te starten;
• Objectiviteit behouden: breng meer objectiviteit aan in het proces met schaalvragen en koppel deze los van de loonevaluatie;
• Beoordelaars trainen: train je beoordelaars in het geven en vragen van feedback en vermijden van beoordelingseffecten;
• Blik op de toekomst houden: kijk niet alleen naar de afgelopen periode, maar blik ook al vooruit;
• Gespecialiseerde tool: zoek een tool, zoals bijvoorbeeld Officient, waarin je per medewerker alle info en documentatie rond performance kunt bijhouden op één plek en om tot nog waardevollere resultaten te komen.

Begin vandaag nog met het optimaliseren van performanceprocessen

Het optimaliseren van je performanceprocessen is een continue opdracht. Of je nu net begint met functioneringsgesprekken of al een gevorderde fase hebt bereikt: er is altijd ruimte voor verbetering. Door de juiste tools en methodieken te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat je gesprekken effectief zijn en leiden tot duurzame verbeteringen in de prestaties van je team en organisatie. Dus, waar wacht je nog op? Laat ons eens afspreken! Vraag hier je gesprek met een expert of je persoonlijke demo aan.