Aandachtspunten bij transformatie naar 'realtime' accountant

Waar loop je tegenaan bij het uitrollen van nieuwe software en procesoptimalisatie in het accountantskantoor? Deze vraag en de oplossing stonden centraal tijdens dag 2 van het Exact International Accountancy Summit in Barcelona. Vandelanotte, de winnaar van de Exact Cloud Award 2016 in België, deelde zijn ervaringen met de 60 deelnemers.

13 softwareprogramma’s

Vandelanotte is een Belgische accountantsfirma met 285 werknemers, 5.500 klanten en 8 vestigingen. Het kantoor had 13 softwareprogramma’s in gebruik die onderling niet of nauwelijks informatie konden uitwisselen. De onderhoudskosten waren aanzienlijk terwijl de automatiseringsgraad de wensen overliet. “Ik hou van spaghetti, maar niet in onze processen”, grapt Domien Claeys, Business Analist en Project Manager bij Vandelanotte over de situatie destijds.

3 pijlers

Hij stond voor een enorme uitdaging die kansen bood voor enorme verbeterslagen. Vandelanotte stelde een plan op met daarin 3 pijlers met betrekking tot nieuwe software. Die moest in de cloud draaien, op een open platform dat mogelijkheden biedt voor integratie met andere oplossingen. Bovendien zocht Vandelanotte een leverancier die echt meedenkt met zijn klanten en ontwikkelt met de nieuwste technieken.

Interne betrokkenen

Cruciaal voor de optimalisatie van de processen is standaardisatie: in workflow, rapportages en rekenschema. Dat betekent verandering en was een uitdaging. Om deze soepel door te voeren, zijn er 20 interne key users geselecteerd. Zij werden actief en van het begin af aan betrokken bij het project. Vervolgens kregen ze een stevige training. “Dat is de sleutel van de succesvolle ingebruikname”, stelt Domien.

Factuurverwerking binnen 4 uur

Tijdens het hele traject hielt Domien het uiteindelijke doel, klantbetrokkenheid, altijd voor ogen. “Waarom zou een klant lang moeten wachten voordat bijvoorbeeld een factuur verwerkt is?” Met een Digital Processing Team en de gestandaardiseerde aanpak zijn de facturen van de klanten van Vandelanotte altijd binnen 4 uur verwerkt.

Volledig geïntegreerd

CRM, Caseware (rapportagesoftware) en Exact en allerlei apps zijn volledig geïntegreerd. Daardoor kan Vandelanotte de rol van real time accountant met glans vervullen. Klanten van Vandelanotte kiezen de gewenste diensten die ze in abonnementsvorm afnemen. Ze weten wat ze ervoor betalen.

Groepsdiscussie

Domien sloot zijn praktische presentatie af met misschien wel het belangrijkste advies: “Zorg dat je niet alles in 1 keer doet. Betrek je klanten en prioritiseer je eigen roadmap continu.” De deelnemers gingen na dit betoog in groepen met elkaar de discussie aan over succesfactoren van deze transformatie naar real time accountant. De bevindingen per groep werden gepresenteerd. Daardoor was dag 2 van het Exact International Accountancy Summit het succesvolle praktische vervolg van dag 1. De conclusie: verandermanagement is voor accountantskantoren de sleutel tot het succesvol benutten van kansen met business software in de cloud.