Boekhouden voor Beginners: is e-invoicing verplicht?

Factureren is altijd al een gedoe geweest. Voorheen moest je de factuur eerst opstellen en vervolgens met de post versturen. Gelukkig is daar verandering in gekomen, met dank aan de PDF en e-factuur. Maar wat is eigenlijk het verschil tussen deze twee? En is e-invoicing eigenlijk verplicht? In deze les van Boekhouden voor Beginners nemen we je mee in de wereld van e-invoicing.

Hoe werkt e-factureren?

Allereerst gaan we kijken naar de verschillende vormen van e-facturatie. Veel ondernemers versturen een PDF-factuur wanneer een klant een aankoop heeft gedaan. Een PDF-factuur is eigenlijk een digitale versie van een papieren factuur. Het is een statistisch bestand dat de visuele en tekstuele indeling van een traditionele factuur heeft. Voor het opmaken van een PDF-factuur kun je een papieren factuur inscannen of een factuursjabloon gebruiken.

Naast de PDF-factuur bestaat ook de e-invoice. Een e-invoice is een gestructureerd elektronisch document dat direct van het ene softwaresysteem naar het andere verstuurd en verwerkt kan worden. Het is meestal opgebouwd volgens een gestandaardiseerd formaat, zoals UBL en XML. E-invoices bevatten gestructureerde gegevens die automatisch verwerkt kunnen worden door factureringssystemen en boekhoudsoftware.

Het belangrijkste verschil tussen een PDF-factuur en een e-invoice is dat een PDF-factuur voornamelijk bedoeld is voor menselijke leesbaarheid en het handmatig verwerken van gegevens terwijl een e-invoice zich richt op machineleesbaarheid en geautomatiseerde verwerking. In de bovenstaande video leggen we de voordelen van het gebruik van een e-invoice voor je uit.

Waar moet een e-invoice aan voldoen?

Als je ervoor kiest om gebruik te maken van een e-invoice moet hij wel aan een aantal eisen voldoen. Allereerst moet de e-invoice opgesteld worden in een gestandaardiseerd formaat zoals UBL of XML. Daarnaast mogen de volgende gegevens niet ontbreken:

• De factuurdatum
• Het factuurnummer
• De naam en adres van de klant
• De naam en adres van de leverancier
• Het adres van de leverancier
• Een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten
• De eenheidsprijs
• Het totaalbedrag
• De toegepaste belastingen

Hoe stel je een e-invoice op?

Je kan een e-invoice op verschillende manieren opmaken. Bijvoorbeeld door middel van een tekstverwerker en een spreadsheetprogramma. Ben je handig met software? Dan is dat ook een manier om een e-invoice op te stellen.

Maar er zijn makkelijkere manieren. Zo kan je gebruikmaken van facturatie- of boekhoudsoftware waarmee e-facturen automatisch gegenereerd worden in een specifiek formaat. Exact Online heeft deze functie ook. Bekijk de bovenstaande video om te zien hoe je dit binnen Exact Online regelt.

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een speciaal beveiligd netwerk waar bedrijven en organisaties (inclusief overheidsinstellingen) onderling elektronisch facturen kunnen uitwisselen. Dit internationale afsprakensysteem is opgericht in 2008.

Via Peppol wissel je veilig en real-time berichten uit van hoge kwaliteit. Is zowel jouw administratie als die van de ontvanger geregistreerd op het netwerk? Dan wordt je elektronische factuur direct vanuit jouw boekhouding naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd (system-to-system). Dit voorkomt fouten en zorgt dat de facturen die via Peppol worden uitgewisseld, in de meeste gevallen automatisch ingeboekt worden in de administratie.

Wil je meer weten over Peppol? Bekijk dan vooral de bovenstaande video of klik hier voor meer informatie.