Thuiswerken, maar toch samenwerken - de voordelen van een ERP systeem

Ondernemend België kampt op dit ogenblik met forse uitdagingen. Maar net nu zien we ook overal veerkracht. Ondernemers zijn creatief, kijken naar wat wél kan en werken van thuis uit samen. Een ERP-systeem helpt u om veerkrachtig te zijn. U pikt snel in op zaken en volgt alles in real time via online dashboards. Zo weet u precies wat uw mogelijkheden zijn. Of u nu een kmo bent of een bedrijf met meerdere vestigingen in verschillende landen.

Actuele gegevens, waar u ook bent

Stel, u heeft een productiebedrijf of bent er werkzaam. Binnen uw ERP-systeem heeft u de orders, de productieplanning en de voorraadniveaus. Die laatste heeft u sowieso al geoptimaliseerd met Material Requirements Planning (MRP) dus u weet precies wat er wanneer binnenkomt, wat u heeft liggen en wat u nog moet leveren. U neemt er nu de verkoopprognose bij en past die aan. Vervolgens wordt op basis van de meest recente verkoopprognose een nieuw aankoop- en productieplan uitgerekend. Dan neemt u er de financiën bij en bekijkt u wat het beschikbare werkkapitaal is. Omdat u naar realtime cijfers kijkt, klopt de administratie. Ook uw klanten en mogelijke prospecten staan in het geïntegreerde CRM. En omdat uw HR ook geautomatiseerd is, weet u precies hoe iedereen presteert.

Creatief zijn en kijken naar wat wél kan

Deze periode vraagt creativiteit en flexibiliteit. Focus niet op wat niet kan, maar kijk naar wat wél kan. Dat begon met medewerkers snel in te lichten over een nieuwe manier van werken. Kantoormedewerkers werken van thuis uit. Want met een toestel en een internetverbinding kunnen ze overal werken. Wellicht heeft u ook de werkvloer aangepast en werken uw mensen nu in shifts of alleen op bepaalde werklocaties zodat ze elkaar niet besmetten.

Voor een goed voorraadbeheer en inzichtelijke goederenstromen kunt u werken met Warehouse Management System (WMS). Dit systeem digitaliseert al uw magazijnhandelingen zoals inkomende en uitgaande goederen en verplaatsingen.

U registreert eenvoudig alle transacties in uw magazijn door de barcodes en de locaties te scannen. Met een dergelijke elektronische registratie voorkomt u verkeerde leveringen en voorraadverschillen, verlaagt u uw voorraad en verhoogt u de leverbetrouwbaarheid naar uw klanten. Zo biedt u uw klanten een perfecte service. Het is in elke geval makkelijk om snel en vlot te schakelen want alle contactgegevens staan in het ERP-systeem.

Nu is het tijd om na te denken over veranderingen. Bekijk wat u eventueel anders kunt doen qua bedrijfsvoering. Zo richten restaurants zich nu op thuislevering, verkopen bloemenkwekers rechtstreeks aan de consument en worden evenementen via livestreams georganiseerd. U kunt wellicht ook eens bekijken hoe andere productiebedrijven met de strenge quarantaine omgingen of omgaan. En omdat u  precies weet over welk werkkapitaal u beschikt, weet u hoeveel u kunt investeren.

ERP in de cloud; juist nu

Het voordeel van ERP in de cloud is dat uw cijfers altijd up-to-date zijn en dat iedereen, ook uw accountant, naar dezelfde gegevens kijkt, waar die ook werkt.

Ondertussen kunnen de verkopers van thuis uit prospecten en klanten bellen. Ze kunnen nagaan of ze hen kunnen helpen, wat de klanten nu heel hard nodig hebben en of een combinatie van factoring en langere betaaltermijnen op de korte termijn kan helpen. Bestellen konden klanten sowieso al via de webshop die gekoppeld is aan uw voorraadbeheer. U hoeft dus geen ‘nee’ te zeggen als een ‘ja’ mogelijk is. Tot slot zou u nog kunnen overwegen om nu rechtstreeks aan consumenten te gaan verkopen.

Vraagt ERP in de cloud niet veel investering?

Tegenwoordig moet u geen dure megapakketten meer aankopen bij grote Amerikaanse of Duitse ERP-leveranciers. Nu kunt u gewoon digitaal een ERP-abonnement bestellen. Zo vermijdt u grote investeringen vooraf en houdt u cash beschikbaar voor andere investeringen.

Moderne ERP-systemen worden als SaaS (software as a service) aangeboden, zowel in de public en de private cloud. Dat zorgt voor de nodige flexibiliteit. Begint u enkel met het automatiseren van uw administratie en voorraad? Prima, dan betaalt u maandelijks alleen daarvoor. Wilt u het volgend jaar ook in uw fabriek uitrollen? Prima, dan groeit u verder zonder dat u naar een andere leverancier hoeft over te stappen.

Hoe selecteert u een ERP-systeem?

Natuurlijk wilt u een modern toekomstbestendig ERP-systeem waarmee u overal kunt werken. Let er ook op dat het systeem zoveel mogelijk processen integreert en bespaar uzelf een lappendeken aan softwarepakketten. Bekijk ook mobiele apps voor uw verschillende toestellen. Dan kunt u overal op afstand werken – dus ook op uw smartphone of tablet.

Let ook op de flexibiliteit. Koppel webshops, barcodescanners of andere bedrijfssoftware aan uw systeem. En digitaliseer uw magazijn en werkvloer.

Nog een groot voordeel van ERP-systemen in de cloud is dat de aanbieders ervan zelf ook volledig in de cloud werken. Zo zitten online whitepapers, brochures, demo’s, proefabonnementen en afstandsbellen in het arsenaal van ERP-leveranciers.

Benieuwd hoe ERP-software uw bedrijf kan automatiseren?

Ontdek hoe de software van Exact u helpt veerkrachtig te zijn.