Whitepaper:
drie eenvoudige stappen om cijfers te omarmen
1. Omarm de nieuwe werkelijkheid
Dit hoort u vast vaak op de werkvloer: ‘Ik ben een echte peoplemanager’ (roept de HR-manager), ‘Het gaat me om de creativiteit’ (zegt de marketingmanager) of ‘Ik doe alles voor een hoge klanttevredenheid’ (stelt de ondernemer). Maar u hoort niet vaak iemand zeggen ‘ik ben gek op processen en cijfers analyseren’. En dat is jammer.
Uw controller bespreekt de budgetten, targets en resultaten met u, maar dat is achteraf naar de stand van zaken kijken. U kunt dan niet meer inspelen op bepaalde ontwikkelingen of het is dan al te laat om uw strategie bij te sturen. Als vervolgens uit de cijfers blijkt dat uw omzet (en dus ook uw winst), klanttevredenheid of medewerkerstevredenheid al een tijdje aan het afnemen is, kan dit grote gevolgen hebben voor uw onderneming. Het kan zelfs al te laat zijn. Realtime inzicht en echt grip hebben op cijfers is een noodzaak in elke rol. Waarom vinden we dat dan vaak toch zo moeilijk?
Omdat we simpelweg niet gewend zijn aan de technologische mogelijkheden die ten grondslag liggen aan alle cijfers. Het overgrote deel van de mensen op de werkvloer hebben de innovaties rondom technologie en digitalisering letterlijk zien gebeuren. Van fax tot papieren adresboek, over losse classeurs en vaste telefoons. We hebben ons de technologie van nu en de digitalisering eigen moeten maken.
Het zit eenvoudigweg niet in onze natuur. Enerzijds omdat we nooit werden opgeleid voor de zaken waarmee we nu te maken krijgen en anderzijds ook gewoon omdat we ons technologie zelf eigen moeten maken. En het is juist die technologie die ons in staat stelt om processen te optimaliseren en inzicht in cijfers te genereren. Te vaak verschuilen we ons achter de traditionele en ‘ouderwetse’ invulling van professionele rollen terwijl het zoveel makkelijker kan. Het is tijd om de stap te zetten naar de nieuwe werkelijkheid. U kunt niet meer om systemen, processen én cijfers heen om uw vak te kunnen blijven uitoefenen. U zult eraan moeten geloven als u de komende 30 jaar wilt blijven meedraaien op professioneel vlak.
2. Start met de “5 x waarom”-methode
We verliezen vaak veel tijd met het blussen van brandjes. We bestrijden symptomen zonder tot de kern van de zaak te komen. Dat komt omdat we ergens na onze peuterfase stopten met het stellen van ‘waarom’-vragen. We vinden het als volwassene vaak nogal vermoeiend als een kind dat doet, maar eigenlijk kunnen we er veel van leren. De “5 x waarom” root-cause of grondvraagtechniek is een populaire methode die onder andere wordt toegepast binnen Kaizen, Lean en Six Sigma. De methode kan in elk vakgebied toegepast worden.
Probeer het eens als u tegen een probleem aanloopt. Als u dan bijvoorbeeld vijf keer een waarom-vraag stelt, zult u merken dat u veel beter bij de kern van het probleem komt. U zult ook merken dat bij bijna elk probleem de dieper liggende oorzaak meestal menselijk handelen en/of het ontbreken van inzicht in cijfers is. Door al die waarom-vragen te stellen, denkt u op een steeds dieper niveau na over het proces.
Wat speelt allemaal een rol? Wat zijn de basismechanismen? Waar werken de activiteiten niet goed? Waarom gaat iets ‘altijd’ mis? Dit soort vragen biedt u een dieper inzicht in de echte oorzaak van een probleem. Het stellen van waaromvragen geeft u ook de mogelijkheid om dingen die als vanzelfsprekend beschouwd worden (‘dat is hoe we het altijd doen’) opnieuw bespreekbaar te maken. Pas de “5 x waarom”-methode ook toe bij verschillende medewerkers binnen uw bedrijf zodat het proces vanuit verschillende perspectieven bekeken wordt.
Overigens zou de analyse van grondoorzaken niet beperkt mogen blijven tot een eenmalige oefening. Als u continu wilt verbeteren, is het verstandig om niet alleen te reageren op tekortkomingen in het proces. Het is van belang om proactief te zoeken naar de oorzaken van (mogelijke) problemen, zodat u hierop kunt anticiperen.
3. Maak het allemaal niet te groot – geef uw intuïtie de ruimte
Big data: de afgelopen jaren was er geen ontkomen aan. Business intelligence en big data zouden de succesfactoren zijn voor elke onderneming en de toekomst veilig stellen. In het bedrijfsleven is het maken van strategische beslissingen echter vooral een bekwaamheid als u kunt werken met inzicht in precies díe cijfers die van belang zijn: slimme data dus, in plaats van big data. Op die manier analytische beslissingen nemen is in veel organisaties eenvoudiger toe te passen. Het is van belang dat u toegang heeft tot adequate informatie die u in staat stelt de best mogelijke beslissingen te nemen in de huidige omstandigheden.
Strategische beslissingen nemen, wordt beschouwd als een voornamelijk rationeel proces.
Intuïtie
Hoewel er in de praktijk vaak fouten worden gemaakt wanneer men op intuïtie afgaat, betekent dit niet dat buikgevoel volledig plaats moet ruimen voor cijfers. Juist in de meeste situaties is het zinvol om cijfers en intuitie te combineren. Uit onderzoek blijkt dat bedrijven die data en intuïtie combineren het qua ROI beter doen dan bedrijven die dat niet doen. Van die bedrijven gaf meer dan de helft aan dat de beste beslissingen werden genomen op basis van zowel menselijke expertise als data. Dus of u nu HR-manager, logistiek manager, aankoper of ondernemer bent, cijfers zijn altijd het antwoord. Maar alleen als u cijfers en het buikgevoel op de juiste manier combineert.
Samenvatting
Om een cijferheld te worden, hoeft u echt geen wiskundig wonder te zijn. Het is vooral belangrijk dat u de nieuwe technologieën omarmt, de juiste vragen stelt om tot de kern te komen en beschikt over een adequaat inzicht in cijfers. En om vervolgens juist te handelen op die cijfers. Om beslissingen te nemen die leiden tot groei, risicobeheer en kostenbesparing. De integratie met die financiële basis, die Exact u biedt, ondersteunt u hierbij.