Whitepaper:
    Hoe je met slimme software meer waardegedreven zorg levert

    Wat is waardegedreven zorg?

    De wereld van de zorg verandert snel. België vergrijst en naarmate mensen ouder worden, hebben ze meer zorg nodig. Daardoor stijgt de vraag naar een goede zorgverlening, evenals de kosten voor arbeid en medicatie. Tegelijkertijd blijven de opbrengsten gelijk of dalen die zelfs. Voeg daar de veranderende wet- en regelgeving en de grote personeelstekorten aan toe en je begrijpt dat de zorginstellingen de komende jaren voor flink wat uitdagingen zullen staan.

    Efficiëntere zorg met behoud van kwaliteit

    Om die uitdagingen aan te kunnen, moeten zorginstellingen efficiënter te werk gaan zonder dat de kwaliteit van hun dienstverlening achteruitgaat. Dat wordt ook wel waardegedreven zorg genoemd. Waardegedreven zorg is het bieden van de best mogelijke kwalitatieve zorg tegen dezelfde of lagere kosten.

    Om als zorginstelling nu en in de toekomst waardegedreven zorg te kunnen bieden, is een goede bedrijfsvoering cruciaal. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan, want iedere zorginstelling die met minder middelen betere resultaten moet leveren, zit met een aantal vragen: Hoe kunnen we de zorgmedewerkers ontlasten zodat ze meer tijd overhouden voor hun kerntaken? Hoe krijgen we grip op onze inkomsten en uitgaven? Hoe halen we betrouwbare informatie uit onze systemen? En hoe kunnen we die gegevens efficiënt gebruiken?

    We geven je in de volgende drie hoofdstukken een antwoord op die vragen en hoe slimme software daarbij een oplossing biedt.

    Op weg naar een geïntegreerd systeem

    De werkdruk in de zorginstellingen ligt hoog. Niet alleen omdat ze met minder mensen méér zorg moeten verlenen, maar ook omdat de zorgadministratie steeds ingewikkelder wordt door veranderende wet- en regelgeving. Tegelijkertijd wordt verwacht dat ze alle zakelijke inkomsten en uitgaven kunnen verantwoorden met een passende aankoopfactuur. Accurate informatie is voor zorginstellingen essentieel om continu de nodige financiële verantwoording af te leggen en op een efficiënte manier de beste zorg te bieden.

    Versnipperde systemen

    Dat klinkt eenvoudig. Maar in de loop der jaren hebben veel zorginstellingen allerlei verschillende systemen in gebruik genomen voor het regelen van zowel hun zorg-, financiële als aankoopprocessen. Elk met een eigen werkwijze en gegevensbronnen. Soms moeten zorgmedewerkers gegevens op wel drie verschillende plekken registreren om te zorgen dat de juiste mensen bij de juiste informatie kunnen. Dat kost niet alleen veel tijd, het is ook foutgevoelig. Hoe vaker je gegevens manueel in een systeem moet invoeren, hoe groter de kans dat het ergens in de financiële administratie misgaat. En welke versie van de waarheid klopt dan? Zeker in de zorg wil je dat soort fouten absoluut vermijden.

    Alle informatie in één centraal systeem

    Zorginstellingen kunnen veel tijd besparen door hun financiële administratie onder te brengen in één centrale gegevensbron. Moderne software maakt het zelfs mogelijk om de financiële administratie aan andere (zorg)systemen te koppelen, zodat je de informatie uit verschillende gegevensbronnen terug kan vinden op één centrale plek. Zo heb je altijd één waarheid en zijn er geen misverstanden bij de verantwoording. Bovendien verminder je onnodige administratieve taken en werken medewerkers gemakkelijker en efficiënter samen.

    Het stroomlijnen van de financiële en aankoopprocessen in één digitale gegevensbron heeft veel voordelen voor elke zorginstelling:

    • Geautomatiseerde verwerking. Je cijfers zijn altijd actueel dankzij de automatische verwerking van aankoopfacturen en bankafschriften en doordat je gemakkelijk (elektronische) facturen kan opstellen en verzenden.

    • Inzicht in je (financiële) prestaties. Dashboards en rapporten geven je inzicht in al je financiële processen. De interactieve balans, budgetten, cashflow, controles en auditing: ze zijn allemaal inzichtelijk en duidelijk.

    • Ondersteuning voor meerdere vestigingen. Voor zorginstellingen met meerdere vestigingen is het essentieel om efficiënt en effectief samen te werken. Verwarring over de meest accurate informatie door het gebruik van verschillende systemen kan die efficiëntie in de weg staan. Met Exact staat alle informatie van verschillende vestigingen altijd op één centrale plaats en is ze altijd voor iedereen toegankelijk in de cloud.

    • Werken in de cloud In 2022 is werken in de cloud niet meer weg te denken. Ook in de zorg werken steeds meer mensen regelmatig thuis of op een andere locatie. Door te werken met cloudbased software zijn belangrijke gegevens 24/7 toegankelijk via laptop, smartphone en tablet en kunnen zorgmedewerkers altijd en overal hun werkzaamheden uitvoeren, zoals het plaatsen van bestellingen. Bovendien is werken in de cloud grotendeels onderhoudsvrij. Het enige wat je nodig hebt, is een goed werkende internetverbinding en voor de rest doet de software het werk.

    Je inkomsten en uitgaven slim beheersen

    Slimme software helpt je om de aankoopkosten te beheersen. Daarnaast verbeter je je compliance dankzij de aankoopworkflow, automatische factuurverwerking en een proactief goedkeuringsproces. Het resultaat is dat je tijd en kosten bespaart en meer grip hebt op alle uitgaven. Bovendien grijp je bij buitensporige uitgaven direct in en kan je slimmer naar leveranciers kijken.

    Duidelijk inzicht in contracten.

    Je legt alle contracten eenvoudig en overzichtelijk vast en bewaakt ze continu. Je krijgt inzicht in de afgesloten contracten en hebt een betrouwbare basis om je contractportefeuille te beheren en te vernieuwen. Zo zie je in één oogopslag met wie je zorginstelling zaken doet.

    Controle over het gehele bestelproces.

    Een slimme oplossing ondersteunt het hele aankoop- en bestelproces voor iedere productgroep. Je verkleint je de kans op ongeoorloofde aankopen door vooraf een selectie te maken van de catalogi en leveranciers waar medewerkers mogen aankopen. Je detecteert ook automatisch facturen zonder bestelnummer, zodat je een leverancier daar meteen op kan aanspreken. Zo krijg je grip en controle op het aankoopproces, win je tijd en beperk je de kans op fouten tot een minimum.

    Snelle en foutloze factuurverwerking.

    Automatiseer de volledige factuurverwerking, van ontvangst tot betaling. Als de facturen na controle overeenkomen met de geautoriseerde en geaccepteerde bestellingen verloopt de verwerking automatisch. Dat levert je flinke tijdwinst op. Door volledige integratie met de boekhouding worden stamgegevens op één plek beheerd en worden factuurgegevens direct geboekt in de financiële module waar het betaalproces wordt uitgevoerd.

    Slimme budgetbewaking.

    Door je aankoopproces te koppelen aan je financiële administratie heb je direct inzicht in je budget en kan je ook meten wat je medewerkers aankopen.

    Inzicht met diepgaande rapportages.

    Je krijgt een scherp inzicht in je financiën. Dankzij rapporten op basis van analyses van je aankopen, uitgaven en budgetten.

    Kortom, door het gebruik van slimme digitale software voor het regelen van hun financiële en aankooppprocessen besparen zorginstellingen heel wat tijd en kosten, krijgen ze meer grip op uitgaven en kunnen ze eerder ingrijpen bij buitensporige uitgaven.

    Lees hoe je met Exact Purchase to Pay inzicht krijgt in je aankoopproces.

    Betrouwbare stuurinformatie uit je systemen krijgen

    Ontbrekende stuurinformatie door omslachtig, verouderd proces

    Zorginstellingen willen de beste zorg leveren, zonder dat het extra geld kost. Stuurinformatie is hierbij essentieel, om de beste beslissingen te nemen voor de toekomst. Het gebruik van verschillende systemen en een ouderwets administratief proces via papier of Excel maakt dat voor veel zorginstellingen onmogelijk.

    Eenvoudig rapporteren en analyseren met digitale financiële gegevens

    Door financiële, aankoop- en werkprocessen te digitaliseren én de verschillende modules met elkaar te integreren beschik je altijd over accurate financiële informatie op één digitale plek. Met die digitale gegevens heb je altijd realtime inzicht in de financiële gegevens van je zorginstelling en maak je rapporten, consolidaties en planningen in een handomdraai. Zeker als je instelling verschillende vestigingen heeft, is zo'n centraal systeem onmisbaar.

    • Eén betrouwbare gegevensset De complexe en inflexibele spreadsheets behoren tot het verleden door één centrale en digitale plek met al jouw financiële informatie.

    • Realtime inzicht in de prestaties van je zorginstelling Dankzij gesegmenteerde rapporten, geconsolideerde P&L-overzichten, balansen en cashflow statements heb je direct inzicht in organisatiebrede resultaten vanuit verschillende perspectieven.

    • Eenvoudig rapporteren en analyseren. De dashboards of specifieke KPI-rapporten maak je direct toegankelijk voor het management. Koppelingen zorgen voor een naadloze integratie met je bestaande rapporterings- en/of business-intelligenceomgeving.

    Conclusie: waardegedreven zorg met slimme software

    Waardegedreven zorg bieden: het kan als je gebruikmaakt van slimme software. Door je financiële- en aankoopprocessen te automatiseren en met elkaar te integreren, voorkom je fouten en dubbel werk en heb je altijd accurate informatie bij de hand. Nauwkeurige gegevens over je financiële situatie leveren inzichten op die je helpen om beslissingen voor de toekomst te nemen. Als je daarbij op ieder moment precies weet hoe het ervoor staat met je inkomsten en uitgaven, is jouw zorginstelling altijd transparant én efficiënt.

    © Exact 2024
    BE Select your country