Kantoor Mignolet: “De software tilt ons klantenadvies naar een hoger niveau.”

“Mijn licht in de cijferduisternis.” Zo omschrijft een klant de expertise en begeleiding door het team van Kantoor Mignolet. Dit boekhoudkantoor in hartje Brussel, opgericht en geleid door Regina Mignolet, trekt voluit de kaart van digitalisering en automatisering. Klanten appreciëren die aanpak enorm.

De software van Exact Online Boekhouden is een belangrijke pijler in een transparante en efficiënte klantenbegeleiding. Waarom maken Regina Mignolet en haar medewerkers gebruik van deze software? En hoe tevreden zijn ze over de verschillende features?

Even voorstellen

Regina startte in 1987 als boekhouder. “Na mijn bacheloropleiding boekhouding-fiscaliteit en twee stage in het kantoor van mijn vader, nam ik in 1995 de zaak over en bouwde het uit tot een all-round advieskantoor. We zijn een van de weinige Nederlandstalige kleine boekhoudkantoren in Brussel. Vandaag bestaat ons team uit 6 gepassioneerde medewerkers die dagelijks het beste van zichzelf geven om op basis van correcte cijfers helder en duidelijk advies te geven.”

“Onze klantenportfolio is zeer divers” bevestigt Regina. “Naast dienstverlenende bedrijven en handels- en productieondernemingen in uiteenlopende sectoren, rekenen ook vrije beroepers en non-profitorganisaties op onze expertise. Sommige van hen voeren nog een papieren administratie, maar steeds meer van onze klanten zetten de stap naar een paperless boekhouding. De software van Exact Online Boekhouden is voor ons dan ook een onmisbare tool geworden.”

Van papieren naar online boekhouden

Toen Regina haar eerste stappen als boekhouder zette, was van digitaal boekhouden nog geen sprake. “Alle boekingen en berekeningen gebeurden op papier”, blikt ze terug. “Het aankoop- en verkoopboek was mijn dagelijks werkinstrument. Het verwerken van financiële cijfers nam steeds veel tijd in beslag. Tegelijk was het telkens een hele klus om up-to-date cijfers te bekomen voor overlegmomenten met klanten. Bij een papieren administratie moesten klanten trouwens tweemaal naar kantoor komen, namelijk om de boekhouding binnen te brengen en om de financiële resultaten te bespreken.”

Meerwaarde

“Klanten die grotendeels een papieren boekhouding voeren, blijven bij ons welkom. Als we kansen zien voor slimmere toepassingen, dan leggen we deze graag uit. Dit doen we onder meer door de vele troeven van Exact Online Boekhouden in de kijker te zetten. Dit softwarepakket biedt zowel ons kantoor als onze klanten een enorme meerwaarde.”

Steeds meer interesse in slimme software

Regina en haar medewerkers gebruiken Exact sinds 2018. “Bijna de helft van ons klantenbestand opteert voor een digitale verwerking van de boekhouding, met de scan-en-herken-functie als centrale feature. In dit geval boeken we dus zelf geen facturen. Het verwerken van documenten neemt zo veel minder tijd in beslag. We kunnen ons focussen op wat we graag doen en waar we goed in zijn: het analyseren en rapporteren van financiële klantengegevens en het geven van nuttig advies en coaching aan klanten.”

“Grotere klanten moeten we al lang niet meer overtuigen van de voordelen van Exact. En ook bij jongere ondernemers zien we dat de vraag naar slimme boekhoudoplossingen steeds meer toeneemt.”

Onmisbare troeven

Hoe zou Regina Exact Online Boekhouden in enkele trefwoorden omschrijven? “De software is erg efficiënt in gebruik, en levert ons dus veel tijdswinst op. Omdat het pakket zelflerend is, moeten we geen onnodige tijd meer besteden aan het invoeren van gegevens. Onze rol beperkt zich tot het controleren van documenten, waardoor we meer aandacht kunnen besteden aan klantenadvies.”

“Een van de weinige verbeterpunten is het ontbreken van de mogelijkheid om comments toe te voegen in klantendossiers. Een dossier wordt immers niet altijd door dezelfde kantoormedewerker opgevolgd, en dus zou dergelijke feature welkom zijn. Ik hoop dat dit bij een van de volgende updates voorzien wordt.”

Onnodige vragen voorkomen

“Het opzoeken van documenten verloopt erg vlot, vooral ook door de koppeling van Exact aan onze rapporteringstool Silverfin. Dit is voor ons echt een winnende combinatie: we kunnen in real time dashboards creëren, waarbij klanten ook rechtstreeks kunnen inloggen om zelf inzage te krijgen in hun boekhouding. Ze vinden dus sneller de info die ze nodig hebben én dit vermijdt onnodige vragen aan mijn medewerkers Ook hier valt het me trouwens op dat jongere klanten snel de weg vinden naar deze slimme manier van werken.”

“Nog een belangrijk pluspunt van Exact Online Boekhouden vind ik het plaats- en tijdsonafhankelijk werken, met software die altijd en op elk device beschikbaar is. Al is dit niet altijd bevorderlijk voor een gezonde werk-privébalans”. (lacht)

Meer weten over Exact Online Boekhouden?

Bekijk de introductie video of neem een gratis proefabonnement hier.