Accountancy

VSA Accounting: “Meer tijd voor adviesverlening en ontzorgen van de klant dankzij Exact Online”

De rechterhand zijn van de bedrijfsleider, zij aan zij staan met ondernemers. Dàt is de bedoeling van Joeri Vits en Pia Stremersch met hun boekhoudkantoren VSA Accounting in Zandhoven en Antwerpen. “De boekhouding blijft belangrijk natuurlijk, maar wij willen meer doen dan facturen verwerken en btw-aangiftes indienen”, klinkt het. “Wij willen onze klanten adviseren, dicht bij hen staan en helpen hun doelen te bereiken.”

Het motto van VSA Accounting is niet voor niets ‘Empower your business’. “Klanten kunnen bij ons terecht voor alles wat met hun zaak te maken heeft”, zegt Joeri. “Dus niet enkel de boekhouding is voor ons belangrijk, maar het hele plaatje telt. Een personeelsprobleem? Wij kijken mee hoe het kan opgelost worden.”

Van managementvennootschappen en familiebedrijven tot bouwbedrijven en horeca: VSA Accounting heeft een ruim klantenportfolio. Een professionele, maar sterke relatie, noemt Pia de band met die klanten. “Als je klanten kan helpen, hun zaak mee in de goede richting kan sturen en hen ziet groeien… tja, daar deel kunnen van uitmaken is gewoon heel fijn. Met ons advies geven we meerwaarde aan de klant, maar ook als boekhouder halen we zo meer voldoening uit onze job.”

Intuïtieve software

Dat Pia, Joeri en hun teams tijd kunnen maken voor die adviserende rol heeft veel te maken met hun ommezwaai naar Exact Online drie jaar geleden. “We werkten eerder met een andere software, maar dat liep niet vlot genoeg. Uiteindelijk zijn we Exact Online beginnen testen en dat zat eigenlijk meteen goed”, vertelt Joeri.

Joeri en Pia merkten snel de voordelen van Exact Online Boekhouden. “Het is een ‘af’ product: wij moeten geen IT-kosten meer betalen om de software aan te passen aan onze noden. Je kan Exact bovendien met veel andere pakketten en apps koppelen, zonder moeite te moeten doen. De software is ook heel intuïtief, iedereen — van klanten tot medewerkers — was er snel mee weg. Die drie elementen waren voor mij interessant genoeg om de volledige switch te maken”, zegt Joeri.

Wij bellen nu vaker met klanten om te vragen hoe het gaat en die gesprekken zijn waardevoller dan de vlugge babbeltjes aan de deur van het kantoor wanneer ze hun paperassen binnenbrachten.

Beter contact, minder stress

VSA Accounting gebruikt Exact Online Boekhouden met de functionaliteit Mijn[Kantoor] en Scan & Herken. “Vroeger kwamen klanten hun papieren afgeven in ons kantoor. Nu doen ze dat via de Mijn[Kantoor]-app”, vertelt Pia. “Ik vreesde even dat het contact met klanten daardoor zou verminderen, want als ze aan je deur staan met hun paperassen sla je altijd eens een babbeltje. Maar eigenlijk merk ik het tegendeel: het contact verbetert net. Ze leveren digitaal aan, maar wij bellen vaker met klanten om te vragen hoe het gaat en die gesprekken zijn waardevoller dan de vlugge babbeltjes aan de deur van het kantoor.”

Vroeger kwam alles samen op het einde van het kwartaal en moesten we plankgas geven om elke boekhouding tijdig te verwerken, nu leveren klanten documenten tussendoor aan.

De digitale aanlevering van facturen, bonnetjes en andere documenten maakt het werk voor het team van VSA Accounting makkelijker. Zeker met de Scan & Herken-functie erbij. “Het is ideaal hé”, zegt Joeri. “Je klant ontvangt een bonnetje of factuur, scant het in met de app en het systeem herkent meteen wat het is. Die automatisering bespaart ons veel tijd.”

Voor Joeri en Pia is het duidelijk dat Exact Online hen al veel voordelen heeft opgeleverd. “Meer tijd voor adviesverlening, meer toegevoegde waarde, meer de klant kunnen ontzorgen”, somt het duo op. En ook niet onbelangrijk: “De werkdruk is verminderd. Vroeger kwam alles samen op het einde van het kwartaal en moesten we plankgas geven om elke boekhouding tijdig te verwerken: de typische kwartaalstress in boekhoudkantoren. Door de app leveren klanten documenten tussendoor aan — veel efficiënter en aangenamer werken zo.”

“Wij hebben de voorbije drie jaar grote meerwaarde kunnen creëren voor onze klanten en voor onszelf met Exact Online”

Een goede investering

Of Pia en Joeri Exact Online Boekhouden zouden aanraden aan andere boekhoudkantoren? “Luister, Exact Online is een investering. Maar wel een investering die je snel terugverdient, want je krijgt veel meer werk gedaan én je hebt nog tijd over om klanten te adviseren en begeleiden. Dus ja, het is een aanrader. Wij hebben de voorbije drie jaar grote meerwaarde kunnen creëren voor onze klanten en voor onszelf met Exact Online”, aldus Joeri.

Pia sluit af: “Bovendien is de helpdesk van Exact ook wel echt goud waard. Als we een vraag hebben, krijgen we heel snel een reactie. Als in: binnen enkele minuten. Bij anderen zou je minstens een dag moeten wachten op een antwoord, maar dat kunnen wij niet maken tegenover onze klanten. De helpdesk is snel, waardoor wij ook snel kunnen zijn voor onze klanten.”