Boekhouden
Belgische Brouwers kiest voor Exact voor Boekhouden
De Belgische Brouwers is één van de oudste beroepsverenigingen in de wereld, en huist op één van de mooiste en oudste pleinen van Europa: de Grote Markt van Brussel. Met een product dat zo diep in de Belgische cultuur en traditie is verweven, is haar belangrijkste taak de verdediging van de algemene belangen van de brouwerijsector op economisch, sociaal en moreel vlak.
Boekhoudster Micheline Buelens werkt al sinds 1975 bij de Belgische Brouwers. Naast de verantwoordelijkheid voor de complete boekhouding, draagt zij zorg voor de nodige statistieken over de biersector, het personeelsbeleid binnen de vereniging en groepsbezoeken aan het Biermuseum dat in hetzelfde pand gehuisvest is. Buelens: “Er werken in totaal 7 mensen voor het biermuseum en de federatie. Ik doe de complete boekhouding waaronder de in- en uitgaande facturen, de kassa en bankfacturen.”
“De overstap van Cubic voor Dos naar Exact, ik zie niets dan voordelen en gebruiksgemak.”
Van offline naar online
Net als haar loyaliteit aan de federatie, is Micheline Buelens ook altijd trouw gebleven aan haar boekhoudpakket: “Ik werk al sinds 1994 met het offline boekhoudpakket Cubic voor Dos, en ben pas sinds 1 januari 2012 overgestapt naar Exact. Ik heb altijd gezegd: zolang ieder jaar de update voor BTW voor Cubic gebeurt, blijf ik erbij.” Maar de komst van nieuwe computers, en daarmee ook nieuwe software, veranderde de zaak.
Buelens: “Cubic voor Dos was niet compatibel met de nieuwe software, waardoor we op zoek moesten gaan naar een nieuw boekhoudpakket. We vroegen hiervoor verschillende prijsoffertes bij verschillende partijen, maar die waren heel erg duur. Tot een collega een pakket vond op basis van een maandelijks abonnement: Exact. Het idee van een maandelijks abonnement vind ik perfect. Je hoeft hierdoor niet direct tweeduizend euro te investeren in een pakket. En de prijs-kwaliteit van Exact is het meer dan waard!”
Grote stap in de goede richting
De overstap naar een online boekhouding was voor mevrouw Buelens persoonlijk alles behalve een gemakkelijke stap. Buelens: “Je moet weten dat ik van een andere generatie ben. Ik ben nog van de periode dat er geen informatica werd gegeven op scholen. De jeugd groeit hier tegenwoordig mee op. Met Cubic voor Dos zat ik nog in de Middeleeuwen te werken, en met Exact ben ik plots naar de moderne tijd gekatapulteerd. Ik moest hiervoor volledig afstappen van het oude vertrouwde.”
Bij de overstap naar online boekhouden kon Buelens rekenenen op begeleiding van Exact. Als één van de eerste klanten is de Belgische Brouwers gemigreerd naar Exact via de zogenaamde ‘migratie tool’, die speciaal is ontwikkeld voor mensen die de overstap vanuit Cubic voor Dos maken. Deze ‘migratie tool’ biedt Cubic Dos klanten de mogelijkheid om op een snelle en eenvoudige manier hun huidige gegevens (stambestanden plus alle verwerkte boekingen uit de laatste twee geregistreerde boekjaren) uit Cubic voor Dos over te zetten naar Exact.
Buelens: “Ik volgde anderhalve dag cursus over Exact. Maar ondanks de goede voorlichting, was de stap naar online voor mij toch behoorlijk heftig. Ik was bang dat ik informatie of gegevens in het programma zou wissen. Ik had echter snel door dat ik gewoon zelf aan de slag moest om het systeem gewoon te worden.”
Resultaat na inspanning
De inspanningen die Micheline Buelens leverde, zorgen nu voor resultaat. Buelens: “Ik ben erg tevreden met de overstap die ik heb gemaakt, ondanks de inspanning die ik ervoor heb moeten doen. Ik ben er vlot mee weg, en het gaat goed. En ik zie nu alle voordelen die online boekhouden met zich meebrengt, en de beperkingen die Cubic voor Dos had. Zo is het grootste voordeel dat ik in Exact alle vensters open kan houden. Bij Cubic moest ik vensters gaan sluiten om iets nieuws uit te voeren. En daarnaast is het scherm veel rustiger in Exact. Dat is voor iemand die veel uren besteedt aan boekhouding belangrijk. Het is veel aangenamer voor je ogen. Er is ook meer mogelijk op je scherm, dat is fijn. Zo verschijnt er bijvoorbeeld altijd een reminder voor mij in de linkerbalk van het scherm: ‘Denk aan de BTW’. Dat vind ik nu handig.”
Daarnaast levert Exact ook tijdsbesparing op. Buelens: “Bij het invoeren van de facturen krijg ik gelijk opties voor aangekoppelde nummers voorgelegd. En bij het invoeren van een nettobedrag voor facturatie, geeft het programma direct de prijs met BTW door. Dit meerekenen gebeurt ook bij bankuittreksels. Het programma vult automatisch na invoer van het beginsaldo het eindsaldo in. Het is een controle waardoor ik meteen weet dat het goed is. Daarnaast merk ik een enorme tijdsbesparing doordat ik de opgemaakte facturen gewoon per mail kan versturen.”
Ontdekken van mogelijkheden
“Ik begin nu stilaan de mogelijkheden te ontdekken. Ik heb mij eerst gericht op de basis: het factureren. Maar wellicht zijn er nog meer elementen om het mij te vergemakkelijken, en die wil ik nu gaan ontdekken. Zo denk ik er ook aan om uit te breiden naar een module voor budget, dat ik ook beheer. Om meer inzicht te krijgen in het budget, is het handig om zo nu en dan te bekijken hoe het ervoor staat. Daarnaast komt de revisor voor de controle van de boekhouding om de drie maanden langs. En wellicht is het ook een overweging om hem toegang te geven tot Exact. Hij moet nu nog van ver komen, en met een inlogcode kan hij gewoon vanuit zijn eigen kantoor onze boekhouding bekijken.”
Buelens besluit: “Als ik kijk naar de afgelopen maanden, heb ik de eerste weken gezweet op het nieuwe programma, maar het is het meer dan waard. Het is een grote stap in de goede zin. Ik heb nu veel meer mogelijkheden, en meer tijdsbesparing. Ik probeer het echt zelf te doen, dan leer je ook echt. En als ik er niet uitkom, dan bel ik gewoon de helpdesk van Exact, of mail ik ze even. Ik word door hen snel en op een vriendelijke manier geholpen.”
